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「名刺管理システム」の機能と代表的なサービスを比較する

テレワークで、名刺の運用や管理に困っている企業もあるのではないでしょうか。お客様の名刺をオフィスで保管していて参照できない、オンライン営業で名刺交換ができない……。

この悩みを解決するのが名刺管理システムです。システムを導入すれば、部署や会社単位でお客様の名刺を一元管理することができ、どこで仕事をしていてもリファレンスが容易です。さらに、システム上で名刺情報を管理することで、営業効率アップも望めます。名刺管理システムの機能や代表的なサービスについてご紹介しましょう。

名刺管理システムを使うメリット

従来、お客様からもらった名刺はファイルや名刺ボックスでの収納・管理が一般的でした。しかし、名刺の数が大量になると管理が大変になり、目当てのお客様の情報を探すのも一苦労。これを解消するのが名刺管理システムです。

名刺管理システムの基本的な機能は、紙の名刺をスマホやスキャナーで撮影・スキャンし、データをクラウドか自社サーバーで管理することです。

これにより従業員個人単位で保管していた名刺・お客様の情報が部署・会社単位で一元管理でき、名前や会社名で手軽に検索することができるようになります。

さらに、名刺管理システムで大切な機能が「名寄せ」です。一人のお客様から入手した名刺が、異動や組織変更などで複数枚になっていた、ということはないでしょうか。部署名が異なっていると、データ化したときに違う人として登録されてしまうケースも出てしまいます。こういう事態を防ぎ、同一のお客様の最新情報を明確にするのが名寄せです。

名刺管理システムでは、法人番号や業種などの情報を紐づけて、同じ人が何件も登録されることを防ぐことができます。

さらにCRM(顧客管理システム)、MA(マーケティングオートメーション)、SFA(営業支援システム)などのマーケティング・営業ツールを用いている企業・これから導入する企業なら、名刺管理システムで取り込んだデータをシームレスに連携することもできます。

代表的な名刺管理システム

名刺管理システムの仕組みを見ていきましょう。

使い方はどのシステムもほぼ同じです。

1.名刺を撮影・スキャンする
スマホのカメラまたはスキャナーを用います。

2.文字情報を取り込む
アプリのOCR機能で文字データを取り込み、OCRデータに誤りがあれば手動で修正します。システム・契約によっては、撮影・スキャンしたデータをシステムベンダーに送り、専属オペレーターによりデータ化するサービスもあります。OCRでの読み取りもかなり精度は高いのですが、名刺の量が多いなら専属オペレーターに依頼できるオプションがあると安心です。

3.名寄せ・データの保管をする
自社サーバーにデータを保管するシステムもありますが、クラウド型が増えてきています。クラウド型は、ベンダーのほうでセキュリティを高めていますので、データ漏洩のリスクを抑えられるメリットもあります。

業種や企業規模によっては名刺の数も少なく、システムを導入するまでもない、というケースもあるでしょう。そういう場合には、iPhone、Android用の無料アプリを用いる手もありますが、機能の充実度や精度を求めるなら有料サービスの導入をおすすめします。

次に代表的な名刺管理システムを比較してみましょう。

法人向けクラウド名刺管理サービス「Sansan」

SFA/CRM/オンライン名刺交換での日本国内シェア84%(2020年12月 シード・プランニング調査)のシステムです。

取り込んだ社内・社外の連絡先をクラウド電話帳として一元管理します。Microsoft Teamsとも機能連携し、Teams上で初めてミーティングや商談をする相手と事前にオンライン名刺交換することも可能です。

ほかのシステムにはないユニークな機能として「反社チェック」というコンプライアンス強化のためのオプションが準備されています。

これは名刺をスキャンするだけで反社企業の一次チェックが完了するというもの。新規で取引をするお客様・取引先が、反社会勢力との関わりがないか、従来なら属人的にチェックしていたものを自動で行うことができるようになります。

その他、名刺をスキャンすることでクラウドサイン上の契約関連情報を確認したり、Salesforce内の商談と連携したり、といった連携機能も備えています。

ホットプロファイル

ホットプロファイルの特長は、名刺管理から見込み客(リード)を管理するCRM=Customer Relationship Management(顧客関係管理)までを担うシステムになっている点です。

お客様の連絡先のみならず、企業属性や財務情報、企業ニュースなどあらゆる情報が「お客様カルテ」という画面に集約して表示されます。

同社のシステムでは、MA、SFAもオプションで選択できるため、まずは名刺管理システムを導入し、必要に応じて拡張していくことができます。

Garoon、Kintoneなどのグループウェア、Salesforce、Microsoft Dynamics CRMなどとの連携も可能です。

Withコロナでの名刺交換

コロナ禍で対面での活動ができなくなり、名刺交換に悩んだ営業担当も少なくありませんでした。この悩みを解決するオンライン名刺交換システム「Eight」を、Sansanがリリースしています。

「Eight」はスマホで名刺を撮影し、読み込んだデータに誤りがあれば修正して追加情報を記入するだけ。名刺交換したい相手にはURLかQRコードを送れば、Eightを利用していない相手とでもオンラインで名刺交換が行えます。iPhoneまたはAndroidスマホなら、無料でアプリをダウンロードして使えます。

法人用の有料プランでは、CRMとしての利用や人材発掘プラットフォームなどとしての利用もできます。

簡易的な名刺管理システムとしても利用できるので、まずはこういったサービスから試してみるのもいいかもしれません。

まとめ

・名刺管理システムの導入で、社内にある名刺情報を一元管理
・テレワークで、どこにいても名刺登録・参照が可能
・オンライン営業には、オンライン名刺交換サービスを

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