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コミュニケーションを見直して会議時間を削減しよう

1週間の業務を振り返って、会議に使っている時間が長いと感じることはありませんか? 会議に出席している時間はもちろん、必要な資料の作成や終わった後の議事録作成なども含めると、1つの会議のためにたくさんの時間を費やしていることに気づくかもしれません。時間を効率的に使うためには、会議時間の削減は非常に重要な課題となります。これを改善するポイントは、普段のコミュニケーション手段の見直しにあります。

まずは定例会議を見直してみよう

会議時間の削減でもっとも効果的なのは、定例化されている会議を見直し、場合によっては中止してしまうことです。たとえばプロジェクトの進捗確認のために週1回定例会議を行っているのであれば、普段のやりとりにチャットを導入し、さらにタスク管理ツールや課題管理ツールを使用すれば、進捗管理をリアルタイムに把握することができます。進行中の懸念事項もチャットを使っていればプロジェクトメンバーが参加するチャットのチャネルで担当者に確認するだけで済みます。あるいは、何らかの問題が発生していて他のメンバーに相談したい場合には、チームメンバーが見ているチャットで発言すれば、会議の時間を使う必要はありません。
また、わざわざ会議の時間を確保しなくても、誰かがチャットで「こんな課題があるから、解決策を決めたい」と発言すれば、他のメンバーが解決策を提案してくれるかもしれません。提案が複数ある場合は、担当者やマネージャーが意思決定し、その結果をチャットで報告することになるでしょう。
多くの人員の時間を割くことになる会議は、意思決定の最後の手段としておくことで、業務効率を改善することができます。

効率的な会議は目的が明確

どれだけコミュニケーションを活発にしても、現状の課題や今後の方針を話し合い、意思決定した内容を共有するために会議が必要になることはあります。しかし、すべての会議が効率的に行われるとは限りません。会議の効率を下げてしまう主な原因には、次のようなことが考えられます。

・目的や議題があいまい
・意思決定に必要な資料や人員が揃っていない
・議論中に争点が逸れてしまうなど、会議進行に問題がある

目的や議題があいまいで、「最終的に何を決める必要があるのか」が明確になっていない会議は、だらだらと議論だけを重ねて結論が出ないという結果になりがちです。決めなければならない事柄が明確であれば、意思決定に必要となる資料や人員も明確になりますし、会議の争点が逸れることを抑制する効果もあります。
議題は事前にチャットで参加者全員に共有し、可能であれば会議の議事録も全員で同じ画面を見ながら記録していくと、後から議事録を作成する手間が省けます。また、同じプロジェクトやテーマで次の会議を開催する場合、次回の議題を議事録に記録して関係者全員で共有しておきましょう。

会議の準備に必要な時間を削減しよう

会議の準備に必要な時間についても、次のような課題があります。

・会議の資料作成に時間がかかる
・必要な人員を精査しきれていない
・日程調整に時間がかかる
・参加者が遠方にいるため集まるのに時間がかかる

会議の内容によっては、資料作成に時間がかかってしまうこともありますが、実は資料にまとめるよりも、会議中に関係するドキュメントや画像などのファイルを画面で見せてしまう方が早いことの方が圧倒的に多いです。また、資料を参加する人数分印刷して配布する手間も意外とかかるもの。ファイル共有機能を利用すれば、その時間を削減することができます。
会議に必要な人員についても見直してみてはいかがでしょうか。マイクロソフトでは、会議の人数は多くても5人という社内ルールがあるそうですが、必要最低限の人数に絞り込めば、その分だけ参加しなくても良いメンバーの時間を削減できます。必要になれば、参加しなかった人は議事録を参照したり、オンライン会議の録画内容を確認すればいいだけです。また、参加人数が少なくなれば、日程調整もその分楽になります。
参加者が遠方にいる場合には、オンライン会議も積極的に活用すべきです。無料で始められるツールもありますので、まずは使ってみることをおすすめします。移動時間や交通費の削減効果はとても大きなメリットです。
定例会議などはルーティン化されてものが多く、これまで続けてきたことを変更するのは意外とハードルが高いもの。まずは社内で会議の効率化というテーマで話し合う機会を設けてみてはいかがでしょうか。

まとめ

・必要のない会議はやめてしまおう
・事前に会議の議題や目的を明確にしておこう
・会議の参加人数は最小限にしよう
・オンライン会議を活用しよう

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