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ミーティングのスケジュール設定が手軽にできる

OutlookとTeamsの連携

TeamsでWeb会議を開催する機会がますます増えています。しかし、頻度が増えたり、参加人数が多いことで課題になるのが、スケジュールの設定です。参加者全員のスケジュール調整や開催の通知は手間のかかる作業ですが、TeamsとOutlookを連携させることで手軽に設定できるようになります。

TeamsとOutlookでスケジュールを同期させる

TeamsとOutlookは、どちらもMicrosoftのOfficeファミリーのアプリなので、「Teamsのアプリ内でOutlookの予定表を確認する」「Outlookの予定表からTeamsのWeb会議を予約する」といった連携が可能です。

Teamsのスケジュール管理は「カレンダー」という機能を利用するのですが、無料版のTeamsにはカレンダー機能が付いていません。有償版でもカレンダーのアイコンが表示されていない場合には、左側のツールバーにある「…」のアイコンをクリックしてカレンダーを追加します。

ツールバーに追加されたカレンダーのアイコンを右クリックして「ピン留め」しておくと、常にツールバーにカレンダーアイコンが表示されるようになるので便利です。

意外に知らない人も多いのですが、TeamsはOutlookというクライアントアプリと直接同期するのではなく、Exchange Onlineというサーバー製品が管理しているスケジュールと同期しています。つまり、TeamsとOutlookの両方が、Exchange Onlineで管理されているスケジュールを参照しているのです。

もし、TeamsとOutlookを同じマイクロソフトアカウントで利用してもスケジュールが同期しないようであれば、Exchange Onlineを利用していない可能性があります。管理者に尋ねてみると良いでしょう。

TeamsからWeb会議の予定を入れる

Teamsのカレンダー上から、新しいWeb会議の予定を入れるには、右上の「+新しい会議」をクリックします。表示された「新しい会議」の詳細画面から、「タイトル」「出席者」「日時」などの必要な情報を入力して「保存」するだけで、自動的に出席者全員に会議の予定が通知されます。

ちなみに、出席者は「必須出席者」と「任意出席者」に分けて登録することも可能です。

Teamsのカレンダー画面では自分のスケジュールしか表示されませんが、会議をスケジュールする際に「スケジュールアシスタント」機能を使えば、出席者の予定が埋まっている時間帯が可視化されるので、出席者の予定が入っていない日時に無理なく会議の予定を入れることができます。どの時間帯に会議をスケジュールすれば良いのかなどをAIが提案してくれるので、とても便利です。

OutlookからWeb会議の予定を入れる

OutlookからTeamsで開催するWeb会議の予定を入れることもできます。上部のツールバーから「新しいTeams会議」をクリックすると、会議の「タイトル」「必須(出席者)」「任意(出席者)」「日時」および、通知メールの内容を編集できる画面が表示されます。

Teamsでの会議予定なので、Outlookから出席依頼メールを送信することが前提となっており、メールの「送信」ボタンをクリックすることで会議スケジュールが保存されます。

もちろん、スケジュールアシスタントも利用可能です。もともと、スケジュールアシスタントはOutlookの機能ですので、Outlookの画面の方がより詳細な情報を参照できます。

Web会議でも一部の出席者が会議室やプロジェクターを利用するといったこともよくありますが、Outlookには会議室などのリソース予約機能が搭載されているので、Teams会議でもこれらを予約することが可能です。

使い方は簡単です。上部ツールバーから「スケジュールアシスタント」をクリックすると、出席者やリソースの予定がビジュアルで一覧表示され、参加者のスケジュールの空きや会議室の検索などを行うことができます。

その他の便利機能

TeamsとOutlookには、おぼえておくと便利な機能がいろいろあります。

[Web会議のリンクを取得する]
会議の予定に出席者として登録されていれば、自動的にメールで会議のリンクが通知されます。しかし、その他のメンバーもオープンに参加できるようなWeb会議を開催したい場合には、メーリングリストや社内ポータルにWeb会議のリンクを掲載すると便利です。

TeamsのWeb会議の詳細画面を開いて、「会議に参加するにはここをクリック」を右クリックして「リンクをコピー」をクリックすれば、そのWeb会議のリンクがクリップボードにコピーされます。なお、Outlookでも同様に詳細画面から「会議に参加するにはここをクリック」を右クリックして「ハイパーリンクのコピー」をクリックします。

[OutlookからもWeb会議に参加可能]
TeamsのWeb会議には、Outlookからも参加できます。参加したいTeamsのWeb会議予定を選択し、メニューバーの「Teams会議に参加」をクリックするか、Web会議の予定を右クリックして表示されたメニューから「Teams会議に参加」をクリックすると、自動的にTeamsのWeb会議のウィンドウが起動するので、ビデオと音声のオプションを選択してから「今すぐ参加」をクリックします。

[チャットやチームのメッセージをOutlookで共有]
Web会議中、メモの代わりに「チャット」や「チーム」で簡単なメッセージをやり取りすることがありますが、この内容はチャットやチームに参加していない人にもメールで共有できます。メッセージの上にマウスカーソルを動かし、右上に表示される「…」(その他のオプション)をクリックし、「Outlookで共有」をクリックするとOutlookが起動するので、共有したい相手を入力してメールを送信します。

まとめ

・Outlookと連携できるのは有償版のTeamsのみ
・TeamsとOutlookのスケジュール同期にはExchange Onlineが必要
・Web会議の予定はTeamsとOutlookのどちらからでも入れられる
・スケジュールアシスタント機能はTeamsでも利用可能

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