企業にとってナレッジやノウハウの継承は重要な課題です。適切に管理しなければ業務プロセスや開発技術など貴重な情報資産が継承されずにあっさりと失われてしまうこともあります。特定の従業員だけに負担がかかる“属人的”な業務プロセスは、常にこうしたリスクと隣り合わせです。

そこで今回は、社内wikiツールの「Confluence（コンフルエンス）」を使用し、ナレッジやノウハウを共有する方法を検討します。

Confluence とは

Confluenceは、オーストラリアに本拠を構えるAtlassianが提供する情報共有ツールです。単なる社内wikiツールとして利用されるケースが多いのですが、社内外向けのWebマニュアル、FAQ、社内ポータルといった機能を提供するプラットフォームとして利用する企業も多いようです。

社内の情報共有というと、「ExcelやWordなどのファイルを作成し、ファイルサーバーやクラウドストレージで共有する」というイメージを持っている人も多いのではないでしょうか。確かに効果的な情報共有方法ではありますが、毎回ファイルを開くという手間がかかります。また、ファイル同士の繋がりや関係性を把握するのが難しいという課題もあります。そこで注目されるようになったのが、Webベースで気軽に情報共有が可能になる社内wikiツールなのです。

Confluence最大の特長は、同じAtlassianが提供するプロジェクト管理ツールの「Jira」やタスク管理ツールの「Trello」との親和性が高いことにあるでしょう。JiraにConfluenceのページに作成された資料をリンクさせたり、ConfluenceにTrelloのボードを表示させたりと使い方はさまざまです。また、slack、box、TeamsなどAtlassian以外のツールとも簡単に連携できるようになっています。

その他の特長としては、次のようなことが挙げられます。
コンテンツを一元的に管理できる
さまざまなタイプのコンテンツに対応
テンプレートが豊富
カスタムテンプレートも作成可能
複数人の同時編集も可能
アクセス制限を設定できるため、情報を閲覧できるユーザーをコントロールできる

Confluenceは簡単にWebサイトで情報を共有できる

社内コミュニケーションにTeamsやSlackなどのチャット、あるいはZoomやMeetsなどのオンライン会議を利用する企業も増えています。しかし、これらのツールは情報を「貯めておく」あるいは「留めておく」というナレッジベースにはなりません。会話がすぐに流れてしまうからです。

一方、社内wikiは情報を集約するWebサイトを簡単に作れるツールです。FAQ、マニュアル、議事録、あるいは業務の引継ぎに必要な情報などを記述したWebページを簡単に作成できるため、気が付けば自然に沢山の情報が社内wikiに溜まっていきます。

Confluenceは「スペース」と呼ばれる仮想空間を作成し、スペース上に「ページ」または「ブログ」と呼ばれるコンテンツを配置します。これらのコンテンツの中で、より高い頻度で利用するのはページでしょう。白紙からページを作ることもできますが、豊富なテンプレートの中から用途に合ったものを利用することもできます。また、独自にカスタムしたテンプレートを作成することも可能です。

スペースの画面から「作成」のボタンをクリックすれば、自動的に白紙のページが作成され、サイドにテンプレートのリストが表示されます。

スペース

豊富なページテンプレート

テンプレートを元に作成したページ

ページの作成にhtmlの専門的な知識は必要ありません。普通のテキストエディタ―やWordで文章を作るように文章、表、画像などを配置していくだけです。また、ページをツリー構造になっており、親ページの下に子ページや孫ページを作成可能です。情報をカテゴライズして管理するのにとても適しています。

ブログは投稿日で管理されるコンテンツです。文字通り社内向けにブログを発信する用途でも利用できますが、オススメは日報や週報など日付に紐づいた報告書の記述です。毎週開催される定例ミーティングの議事録として利用しても良いかもしれません。

ブログ

また、2024年初頭に正式リリースが予定されているホワイトボード機能を使えば、Confluenceでバーチャルホワイトボードを利用できるようになります。ホワイトボード上にフリーハンドで線を引く、文字を書く、付箋を貼るといったことが可能です。もちろんJiraやTrelloのコンテンツを貼り付けることもできます。現在ホワイトボードはベータ版として提供されているため、Confluence上で設定すればベータ版のホワイトボードも利用可能です。

Confluenceは無料で試せる

Confluenceは最大10名までなら無料のフリープランを利用できるので、気軽に使い勝手を試せることも魅力の一つだと言えるでしょう。クラウドサービスとして提供されているため、専用のサーバーを用意する必要はありません(*1)。

以下のサイトにアクセスし、「Confluence freeを入手する」をクリックすれば、サインイン画面に遷移します。

https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

独自のメールアドレスで登録するか、Google、Microsft、Apple、Slackなどのアカウントを紐づけることで、Confluenceを有効にしてください。

現在、Confluenceはクラウドサービスでのみ提供されています。過去にはサーバー製品も販売されていましたが、2024年2月15日で製品のサポートが終了しています。

まとめ

・Confluenceはナレッジベースを構築するための社内wikiツール

・JiraやTrelloなど他のAtlassian製品との親和性が高い

・Confluenceのページは専門的な知識がなくても簡単に作成できる