テレワークやDXの推進のため、ファイルサーバーやクラウドストレージを活用している企業が増加しています。電子書類は蓄積される一方で、いざ必要になったときにはどこに保存したか分からない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。そんな時に、文書管理システムが導入されていれば、探していた電子書類を簡単に見つけることができるほか、データ入力などの日常の業務をさらに効率化することができるかもしれません。そこで今回は、おすすめの文書管理システムをご紹介します。

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文書管理システムとは？

文書管理システムとは、さまざまな電子書類のライフサイクル全体を一括管理することができるシステムです。電子書類のライフサイクルとは、保管、活用、破棄までの一連の流れを指します。

DropboxやGoogle Driveといったクラウドストレージと似ていますが、文書データならではの検索性や共有性を活かし、欲しい文書をすばやく見つけることができるほか、ワークフローを構築することで社内での回覧・認証を効率化することも可能です。

文書管理システムの選び方

文書管理システムの導入を検討している場合、大きく分けて3つのポイントを押さえておく必要があります。

★導入目的を明確にする

まず考えるべきなのは「自社の導入目的を明確にする」ということです。というのも、文書管理システムは種類が豊富なのです。一般的な社内文書を管理したいのか、契約書類などを管理したいのか、企業の部署によっても文書管理システムを導入する目的はさまざまです。自社の課題に優先順位をつけておき、最適な文書管理システムを選択する指標にしましょう。

★必要な機能が搭載されているシステムを選ぶ

文書管理システムによって、紙文書の電子化、細かく設定できる検索機能、ワークフロー機能など、得意なことが違います。システムの体験版を提供しているベンダーもあるので、まずは複数のシステムを試験的に導入し、比較研究しておくと安心です。
また、昨年改正された電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶことも重要です。

★セキュリティ対策を確認する

企業の機密文書を扱う可能性がある以上、文書管理システムのセキュリティ対策は万全である必要があります。外部からの攻撃に強いことはもちろん、書類やユーザー単位でアクセス権限を付与できるシステムや、アクセス履歴が残るシステムを探してみましょう。また、バックアップを自動で取得する機能もあるとよいでしょう。

おすすめ文書管理システム11選！

LegalForceキャビネ

「LegalForceキャビネ」は、株式会社LegalOn Technologiesが提供するクラウド型の文書管理システムです。一番の特長は、データ入力に時間がかからないことです。契約書をアップロードするだけで全文がテキストデータ化され、そこからAIが契約情報を自動抽出し、管理台帳を作成してくれます。また、契約書の更新期限などもAIが自動で計算し、メールでリマインド可能です。

NotePM

「NotePM」は株式会社プロジェクト・モードが提供するクラウド型の文書管理システムです。「NotePM」は社内の情報共有に特化した設計になっており、社内wikiを手軽に構築することができます。文書管理システムとしても利用が可能で、キーワード検索時には添付ファイル内の文章まで検索してくれます。また、暗号化通信やアクセス監視など、万全のセキュリティ対策が施されている点も大きな特長といえます。

invoiceAgent

「invoiceAgent」は、ウイングアーク1st株式会社が提供しているクラウド型の文書管理システムです。特長としては、国税庁公認の第三者機関、JIIMA認証のソフトウェアであり、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応するための法的要件を満たしていることです。また、標準で5つのOCRエンジンを搭載しており、紙媒体やPDF文書を効率的に読み取り、電子書類に変換することができるのもポイントです。

FileBlog

「FileBlog」は、株式会社鉄飛テクノロジーが提供するオンプレミス型の文書管理ソフトです。特長としては、既存のファイルサーバーに文書管理システムとしての機能を付与することができることが挙げられます。具体的には、既存のファイルに説明文やタグなどの属性を付与し、検索性が向上するほか、スマートフォンやタブレットなどのマルチデバイスで文書を共有可能になります。

CLOUD CABINET

「CLOUD CABINET」は、寺田倉庫株式会社が提供するクラウド型の文書管理システムです。最大の特長は、紙媒体の契約書と電子契約書を一括で管理することができるハイブリッド型のシステムである点です。倉庫に保管された紙の契約書は、必要に応じて最小限の量を電子化することが可能なため、紙の契約書を多く保管している企業などにおすすめです。

WisebookONE

「WisebookONE」は、株式会社ビーガルが提供するクラウド・オンプレミス型の文書管理システムです。特長としては、デジタルブックの作成に特化しており、社内文書のアーカイブ、社内報や業務マニュアルはもちろん、カタログやパンフレットなどを社外向けコンテンツとして公開できることが挙げられます。

eValue V

「eValue V」は、株式会社大塚商会が提供するクラウド・オンプレミス型の文書管理システムです。特長としては、電子帳簿保存法に対応しているほか、複合機と連携することで簡単に紙文書を電子化することができます。また、CADソフトがなくてもCAD図面の閲覧が可能です。

Documal SaaS

「Documal SaaS」は、富士通株式会社と株式会社富士通四国インフォテックが提供するクラウド型の文書管理システムです。特長としては、直感的に操作できる優れた操作性と、文書のライフサイクルを自動化することが可能な充実したワークフロー構築機能が挙げられます。業務効率化を強く推し進めることができるほか、電子帳簿保存法にも対応しています。

MyQuick

「MyQuick」は、インフォコム株式会社が提供するクラウド・オンプレミス型の文書管理システムです。「MyQuick」は検索機能が充実しており、欲しい書類をすぐに探すことができるほか、多種多様なアラート通知を設定しておくことで作業漏れを防ぐことができます。JIIMA認証も取得しており、電子帳簿保存法にも対応しています。

TOKIUM電子帳簿保存

「TOKIUM電子帳簿保存」は、株式会社TOKIUMから提供されているクラウド型の文書管理システムです。最大の特長は、請求書や契約書といった国税関係書類をすべてTOKIUMが代行受領し、データ化・関連付けを行うため、自社でデータ入力を行う必要がないということです。代行受領された紙の原本はTOKIUMに10年間保管されるため、手間のかかるファイリング作業も不要になります。

楽々Document Plus

住友電工情報システム株式会社から提供されている「楽々Document Plus」は、書類や図面を完全に管理・活用することができるオンプレミスのシステムです。特長としては、高性能の検索エンジンと高速ビューワが搭載されており、ストレスなく電子書類を扱うことができます。ほかにも、ワークフロー機能やアクセス制限機能なども搭載しています。

今回は、おすすめの文書管理システムをご紹介させていただきましたが、導入目的に合致したシステムはありましたでしょうか。2024年1月1日までの猶予期間の後に正式にスタートする電子データの保存義務化に備え、早い段階から文書管理システムの導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。

まとめ

文書管理システム導入の際は、自社の導入目的を明確にすることが重要
文書管理システムとクラウドストレージの違いは、検索性と共有性
電子データの保存義務化などに備え、早めの法改正対応を