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脱ハンコ! Acrobat ReaderでPDFファイルに電子署名しよう

ここ数年、電子契約に対応する企業が増加しています。紙ベースの契約から電子契約に切り替えることで、契約ごとに必要だった収入印紙が不要になってコスト削減につながるほか、契約締結までのリードタイム短縮や、締結後の書類管理負担の軽減も見込めます。電子契約には、電子署名が必須です。現在企業間でやり取りされている電子書類の大半はPDF形式ですが、実はAdobeのPDFファイルの閲覧ソフト「Acrobat Reader」を使えば、PDFファイルに電子署名を付与することもできます。そこで今回は、Acrobat Readerを使って電子署名する方法を解説します。

そもそも電子署名とは?

電子書類(デジタルデータ)に対して「本人が作成したことを証明する(本人証明)」および「内容が改ざんされていないことを証明する(非改ざん証明)」電子的なしるしを、電子署名といいます。紙の契約書に署名実印するようなものと考えて問題ありません。

なお、電子署名には、その署名が実際に本人のものだと証明する「電子証明書」が必要です。これは実印であることを証明する印鑑証明書のような役割を持っており、電子署名をする前に必ず電子証明書を用意しておかなければなりません。企業間の契約書など厳格に本人証明や非改ざん証明が必要な書類では、「指定認証局」(CA: Certification Authority)が発行する電子証明書を使って電子署名を付与します。ちなみに、電子証明書は「証明書ファイル」「デジタルID」などの呼び方をされることもあります。電子書類を受信した当事者は電子署名と電子証明書が一致することを確認することで、相手の本人確認と改ざんされていないことを確認できるのです。

2001年4月に施行された電子契約法の中で「電子署名は非改ざん性がある」と明記されたことにより、電子契約上での法的根拠が示されました。つまり電子署名された契約書があれば、法的に守られた契約が成立するのです。

電子署名とタイムスタンプの違い

電子契約では、電子署名だけでなくタイムスタンプを付与することが多いため、これらを混同している人もいるでしょう。しかし、それぞれ持つ役割は異なっています。

タイムスタンプは、ある日時に確実に存在し、それ以降は改ざんされていないということを証明する仕組みです。認証局も電子証明書とは異なり、「時刻認証局/タイムスタンプ局」(TSA: Time Stamping Authority)と呼ばれる事業者が提供する時刻認証サービスを利用して作成します。

つまり、電子署名が「誰が、どの書類に署名したのか」を証明するのに対して、タイムスタンプは「いつ、どの書類が存在したのか」を証明する、ということです。電子署名のほかにもタイムスタンプを付与することで、より電子書類の完全性を証明できます。

なお、電子帳簿保存法においては、電子取引でやり取りされるデータは必ず電子データとして保存することや、タイムスタンプが付与されていることが義務付けられています。

電子証明書を作成する

電子証明書は指定認証局が発行すると説明しましたが、実はAdobe Readerでは「Self-SignデジタルID」という独自の電子証明書を利用することも可能です。指定認証局から受け取る証明書ではないため対外的な信用度は低く、企業間の契約書など厳格性が求められる重要度の高い書類には向いていませんが、法的根拠が低くても手軽に電子署名したいという場合には便利な方法です。もちろん、指定認証局が発行した電子証明書を使うこともできます。

ここではSelf-SignデジタルIDの取得方法を説明しますが、指定認定局での証明書発行方法については、それぞれの認定局のサイトで発行方法を確認してください。

1.Adobe Readerで署名したいPDFファイルを開いて、「編集」→「環境設定」を選択します。

2.左側のリストで「署名」を選択し、「IDと信頼済み証明書」の「詳細」をクリックします。

3.上部ツールバーにある「デジタルIDの追加」アイコン(身分証明書のようなアイコン)をクリックします。

4.「今すぐデジタルIDを新規作成」を選択して「次へ」をクリックします。

5.「新しいPKSC*12デジタルIDファイル」を選択して「次へ」をクリックします。

6.名前やメールアドレスなどを入力し、「デジタルIDの使用方法」で「デジタル署名とデータの暗号化」を選択して「次へ」をクリックします。

7.パスワードを入力して「完了」をクリックします。

電子署名を付与する

次に取得したSelf-SignデジタルIDを使って、PDFに電子署名を付与しましょう。

1.ウィンドウ上部の「ツール」をクリックし、表示されたツール画面から「証明書」をクリックします。

2.「デジタル署名」をクリックし、電子署名を付与したい個所を指定します。

3.署名に使用する電子証明書(デジタルID)を選択して「続行」をクリックします。

4.Self-SignデジタルIDを登録した際のパスワードを入力して「署名」をクリックします。

5.指定した箇所に電子署名が付与されます。この電子署名部分をクリックすると、署名の検証ステータスを確認できます。

電子署名の付与後にやるべきこと

PDFファイルに電子署名を付与した後にも、やるべきことがあります。このままでは相手に送信しても「文書の証明の完全性が不明です」と表示されてしまうため、相手先で署名を検証してもらうには、証明書ファイルを相手先の端末にインストールしてもらう必要があるのです。

流れとしては以下のようになります。

[作成者側]

  1. 「編集」→「環境設定」→「分類」→「署名」の順番でクリックします。
  2. 「IDと信頼済み証明書」内の「詳細」をクリックします。
  3. 電子署名に使用した電子証明書を選択して「書き出し」→「データをファイルに保存」の順番でクリックし、証明書ファイルを作成します。
  4. 作成した証明書ファイルを相手先に送信します。

[相手先]

  1. 書類作成者から送られてきた証明書ファイルをダブルクリックします。
  2. 「連絡先の信頼を設定」を開き、「この証明書を信頼済みのルートとして使用」「証明済み文書」にチェックして「OK」をクリックします。
  3. 「信頼済み証明書」の中に当該の証明書が表示され、同じ電子証明書で電子署名されたPDFの検証が可能になります。

このようにAdobe ReaderとSelf-SignデジタルIDを利用すれば、無償で手軽に電子署名が可能です。ただ、企業間での重要な契約には向いていません。Adobeは有償の電子署名サービス「Adobe Sign」を提供しており、こちらは指定認証局の電子証明書を使用しています。

Adobe Signはデスクトップ版のAcrobat Reader DCを利用していれば、月2回まで無料で電子署名を付与できます。もちろんAdobe Acrobat Pro DC(あるいはより上位の有償サービス)のユーザーであれば、Adobe Signを無償で何度でも利用可能です。

電子契約サービスを利用する

今回はAdobe Readerを使った無償の電子署名について解説しましたが、最近は電子契約サービスの利用が一般化しつつあります。また、有料のサービスであっても、無償のフリープランを用意していることが多いので、確認してみても良いかもしれません。

(代表的な電子契約サービス例)

サービス利用可能アカウント数1月あたりの署名可能数
クラウドサイン1人5
GMOサイン1人5
みんなの電子署名無制限無制限

まとめ

・電子署名はAcrobat Readerだけでも付与できる
・AdobeのSelf-SignデジタルIDは企業間の契約には向いていないが手軽に利用可能
・契約書が少ないのであれば、電子契約サービスのフリープランを活用しよう

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