年末や期末は、経理、人事、営業、総務と、あらゆる部門で帳票や報告書作成が“山のように”積み上がる季節です。毎年のこととはいえ、慌ただしく、かつヒューマンエラーの許されないこの時期、「生成AI」と「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）」を組み合わせることで、驚くほどスムーズに、帳票・報告の業務を効率化する企業が増えています。

本記事では、AI＋RPAによる帳票自動化の全体像と、どのように“スモールスタート”すればいいのかを、事例を交えてご紹介します。

中小企業こそ自動化による業務効率の改善が不可避

規模の大小に関係なく、どのような企業でも年末や年度末、あるいは期末にかけて以下のような業務が集中します。

年末調整、法定調書、支払調書などの税務対応
部門別レポートの作成・提出

また、月次や週次でも以下のような業務に多くの時間を割いているかもしれません。

社員勤怠・労務報告の集計
経費精算や売上報告の月次まとめ
営業活動の週報・月報

こうした業務の多くは「同じフォーマットに沿って、似たようなデータを一定のルールでまとめる」という性質を持っています。にもかかわらず、現場では「毎回人力で転記/集計」「既存のWordやExcelのファイルをコピーして作る」「一部の人にしかやり方が分からず、属人化している」といった非効率な業務プロセスが課題になりがちです。報告書を作成すること自体が業務になっているという部門も少なくありません。

人材不足に悩む中小企業にとって、業務効率の改善はもっとも重要なミッションです。生成AIとRPAによる自動化は、こうした中小企業の課題への現実解だと言えるでしょう。

なぜ生成AIとRPAを組み合わせるのか

では、なぜ生成AIとRPAによる業務の自動化が効果的なのでしょうか。

ChatGPTなどの生成AIは、自然な言葉の文章を自動で書いてくれるAIです。既に利用している人も多いかもしれませんが、たとえば次のような文章や書類などを自動的に作成してくれます。

営業日報のテキストから「月次レポート」を自動生成
経費明細から「報告文＋所感」付きのレポートを出力
メール本文や報告書の“雛形”を自動作成

一方のRPAは、人間のパソコン操作をロボットが再現して自動化する技術です。たとえば、以下のような作業を自動化できます。

Excelファイルの開封/コピー/集計
フォルダ内のPDF化・命名ルールに沿った保存
社内の報告書ファイルをメールで自動送信

RPAの代表的なツールには、Power Automate、UiPathなどがあります。

こうした特性を持つ生成AIとRPAは、組み合わせることでさらに威力を発揮し、手作業、判断、文章作成すべてを自動化できるようになります。たとえば「社員が入力した日報や週報のデータをRPAが収集し、生成AIが報告文やまとめを自動作成する」「RPAでWordやPDFを帳票化し、生成AIが送信用のメールの文章を作成して送信」といった業務プロセスが実現できるのです。

自動化の事例

実際に生成AIとRPAによる自動化の事例を二つ紹介します。いずれも、専任のIT担当者が社内にいない小規模企業における事例です。

事例１：労務報告書の自動作成を実現

従業員15名の電気設備工事・保守業のA社は、月末の労務報告書の作成を自動化しています。

[課題]
A社では、営業の日報はExcel形式で提出し、事務担当者が一人で毎月2日かけて労務報告書を作成していました。作成業務が属人化していることや、報告書作成中は他の事務作業が後回しになってしまうことが大きな課題となっていました。

[導入したソリューション]
そこで、現場社員がスマートフォンからGoogleフォームで日報を入力すると、ChatGPTが日報の内容をまとめ、Power AutomateがWordで帳票化するという仕組みを導入しました。作成した帳票はPDF化してGoogleドライブに保存し、自動的にメールを送信するようにしました。

文面はまちまちで事務担当者がまとめづらいと苦労していた「営業まとめ/所感など」もChatGPT APIを使えば簡単にまとめられることに加えて、稟議書類も要約してレポートを作成してくれるため、事務担当者だけでなく営業担当者の業務も効率化しています。

[効果]
月末の労務報告所要時間が2日から45分に短縮したほか、社長が出張中でもスマートフォンでリアルタイムに報告確認可能になっています。また、「報告書を書くのが苦手」な若手社員でも、気軽に日報を提出するようになったといいます。

事例2：管理ワークフローを改善

従業員25名の不動産仲介業であるB社は、賃貸契約情報・入居審査情報・オーナー連絡履歴などの管理ワークフローを改善しました。

[課題]
B社では、案件ごとに賃貸契約情報・入居審査情報・オーナー連絡履歴などを、営業担当がExcelで管理し、月末に営業部門から進捗状況と契約完了報告を部長へ提出していました。しかし、書式がバラバラで集計・確認に時間が掛かることが課題になっていました。

Teamsでのチャットやファイル共有も煩雑で、「結局紙を見た方が早い」と言われることが多かったといいます。

[導入したソリューション]
課題を解決するため、B社では案件情報をすべてExcelで管理し、Power Automateで以下のワークフローを構築しています。

Power Appsで営業用「簡易報告フォーム」を作成し、スマホ対応のフォームから「担当者名」「案件名」「ステータス」「顧客とのやり取りメモ（短文）」「所感や課題（自由記述）」を入力できるように改善
入力メモをもとにChatGPTが自然な文章に整形（営業報告のトーンに変換）
簡易報告フォームから入力されたデータはExcelデータとして管理
Excelにステータスが「契約完了」と記載されるとトリガー
Wordで報告書テンプレートを自動生成
生成されたWordファイルをPDF変換し、SharePointの部署別フォルダに保存
Teamsの部長宛に「完了報告書がアップされました」と通知

[効果]
この自動化によって、B社では報告業務にかかる時間が1件あたり30分から5分以下に短縮されています。生成AIによって報告書が整形されているため、「報告精度が上がった」「ファイル検索しやすくなった」という声も聞かれるようになりました。また、契約完了後のファイルが一元管理されるようになったことで、証跡管理も可能になっています。

自動化のメリット/デメリット

業務の自動化には、メリットがたくさんあります。たとえば、毎月/毎週/毎日同じように繰り返される作業を自動で処理できれば、人の手間が減って時間に余裕が生まれます。ヒューマンエラーの心配も少なくなり、報告ミスや入力ミスのリスクも大幅に下がります。また、属人化しがちな作業もルール化・見える化され、担当者の急な不在にも対応しやすくなります。

しかしその一方で、導入初期には「どの作業をどう自動化するか？」を丁寧に考える必要があるのも事実です。最初の設計に少し時間がかかることや、ツールの操作を覚える手間も無視できません。また、例外的な処理やトラブル時の対応は人の判断が必要な場面もあるため、「全部お任せ」にはできないこともあります。

とはいえ、うまく運用すれば業務全体がぐっと軽くなるのが自動化の魅力です。少しずつ慣れながら、自社に合った活用方法を見つけていくのがポイントです。

生成AIやRPAの国内での活用状況や最新トレンドについては、
総務省が毎年発行している「情報通信白書」に詳しくまとめられています。

詳細なデータや最新の動向を知りたい方は、総務省「情報通信白書」公式サイトをご参照ください。
関係情報：情報通信関連：情報通信白書｜総務省
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r06/pdf/index.html

まとめ

生成AI＋RPAで質の高い業務の自動化が可能になる
人的リソースに限りがある中小企業こそ自動化すべき
すべてをお任せにはできないが、報告ミスや入力ミスのリスクは軽減できる

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