生成AIの普及により、多くの企業でAIツールの導入が進んでいます。文章作成や議事録作成、資料作成、プログラミング支援など、AIの活用範囲は急速に広がっています。

しかしその一方で、「AIを導入したが業務はあまり変わらない」「一部の社員しか使っていない」「ツールはあるが活用方法が分からない」という声も聞かれます。つまり、同じAIツールを使っているにもかかわらず、業務効率が大きく向上する人と、ほとんど変化がない人がいるということです。この違いは、ツールではなくAI活用の考え方にあります。

ここでは、AIを使いこなしている人と、そうでない人の違いを整理してみます。

AIで効率化できる人の特徴

AIを活用して業務効率化を実現している人には、いくつかの共通点があります。

1. 業務を分解して考える

AIをうまく使っている人は、仕事を一つの作業としてではなく、複数の工程に分けて考えています。

例えば「資料作成」という仕事でも、実際には次のような工程があります。

情報の収集
収集した情報を整理して構成案を作成
文章の作成
図表の作成
校正

AIを活用している人は、仕事を丸ごとAIに任せようとはせず、「どの工程をAIに任せると効率が上がるか」を考えています。たとえば、AIが得意な「情報整理」「構成案の作成」「文章の下書き」「作成した資料の校正」などを『手伝ってもらう』のです。

2. AIを思考支援ツールとして使う

AIを検索エンジンの代わりとして使うだけでは、得られる効果は限定的です。AI活用に長けている人は、AIを次のような用途で使っています。

企画アイデアの整理
文章構成の作成
会議の論点整理
仮説の整理

AIは単なる情報取得ツールではありません。思考を整理し、発想を広げるツールとして使うことで大きな価値が生まれます。

3. AIのアウトプットを「下書き」として扱う

AIを活用している人は、AIのアウトプットを完成品ではなく下書きとして扱い、最終的な判断は人間がすることを重視します。AIは完成品を作るツールではなく、作業の初速を上げるツールと考えることで、AIの価値を最大限に引き出すことができます。つまり、「AIのアイデアをさらに洗練されたものにする」「AIが作成したたたき台を元に人が内容を補足する」のように使うのです。

AIで効率化できない人の特徴

一方で、AIを導入しても業務効率化につながらないケースにも共通点があります。

1.AIに仕事を任せようとする

AI活用がうまくいかない理由の一つは、AIに仕事を丸ごと任せようとすることです。AIは万能ではなく、あくまでも業務を補助するツールという意識を持つことが大切です。AIに完成した成果物を求めると、「内容の精度が低い」「実務に合わない」「修正の手間が増える」といった問題が発生しがちです。

2.AIへの指示が曖昧

AIの出力品質は、入力する指示(プロンプト)によって大きく変わります。

たとえば、「DXについて説明してください」と入力するよりも、「中小企業の経営者向けにDXを200文字で説明してください」の方が、より適切な回答が得られます。AIを活用している人は、AIへの指示そのものを設計しているのです。

3.業務プロセスを見直さない

AIを導入しても効果が出ないもう一つの理由は、業務の進め方を変えないことです。従来の業務フローのままAIを追加しても、大きな効果は生まれません。

資料作成をAIツールで効率化するのであれば、「人が資料をゼロから作る」という一連のプロセスを分解し、「AIが構成案を作成する」「人がブラッシュアップする」「AIが下書きを作る」「人が編集する」「AIが校正する」といった新しいプロセスを確立する必要があります。もちろん、最終的な資料の仕上がりは人が責任を持って判断しなければなりません。

最終的にはツールではなく仕事の進め方が重要になる

AIを業務に活用できるかどうかは、ツールの機能よりも仕事の設計方法に依存しています。業務でAIを使いこなしている人は、「業務を分解する」「AIに任せる部分を決める」「人が判断する部分を残す」という形で、AIを仕事の流れの中に組み込んでいます。この流れを的確に設計できるかどうかによって、業務の効率は格段に変わります。

また、AIを使いこなす人は、ChatGPTやGeminiなどのツールと会話をする時間を頻繁に持つことが多いと言われています。AIとのやりとりから、「より効率化できる仕事の進め方」や「新たなビジネスアイデア」のヒントを得る人も増えています。また、AIとのやり取りを繰り返すことで、求める情報を的確に生成するためには、プロンプトエンジニアリングのスキルも洗練されていきます。

つまりAIは「新しいツール」というよりも、仕事の進め方を変える技術と言えるでしょう。

【業界最安級！】社員に使われる自社専用ChatGPT | ナレフルチャット
ナレフルチャットは、企業がクローズド環境でセキュアに利用できる対話型生成AIチャットツールです。生成AI初心者でも使いこなせる仕組みと簡単にプロンプト共有できることで組織全体に生成AI活用を浸透させます。これにより、企業全体のAIリテラシー向上と業務効率の向上を同時に実現します。すでに1000社以上の企業に導入されています。

詳細はこちら：ナレフルチャット - HYPER inc

なお、ナレフルチャットの基本情報や生成AIの使い分けについては以下の記事で詳しく解説しています。こちらも参考にしてください。

関連記事：安全に使える生成AI「ナレフルチャット」

まとめ

AIを使いこなす人は、業務を分解し、AIに任せる部分を見極める能力が高い
AIは検索ツールではなく思考支援ツールとして使う
AIに仕事を丸投げせず、アウトプットは下書きとして扱う