請求書処理を自動化・効率化するには？

テレワーク普及や国を挙げてのデジタル化が進められていく中で、「電子帳簿保存法」の改正やインターネットの普及でさまざまなクラウド型システムが登場し、請求書を発行、管理するシステムをすでに導入して業務効率化を実現している企業は多いでしょう。

一方で、請求書を受け取る側の業務改善はあまり進んでいません。請求書処理業務には、主に以下のような課題があります。

請求書処理業務の課題

・請求書の受取
請求書の作成や送付は、取引先が多ければ多いほど時間と手間がかかります。郵送やメール、専用システムからのダウンロードなど、請求書の受け取り方法は取引先によって様々です。また、発行のタイミングも、それぞれの取引先ごとに異なるため、到着日もバラバラになります。

・データ化における課題
請求内容のシステム手入力や、照合要員の確保、人的照合処理のコスト・リスクヘッジ、請求書の保管コストなど作業工数・作業の効率化も考慮する必要があります。

・承認フローや管理における課題
取引先もしくは担当者から請求書を受け取った経理は、取引先や金額、支払日、支払い口座などを入力します。その後、銀行振り込みに必要なデータを作成し、支払いをします。

請求書処理を自動化・効率化する方法

電子化した請求書を送付する方法は、メールに添付する方法のほか、顧客ごとに設けられた専用ページにアクセスしてダウンロードする方法などがあります。受領した側は改ざんを防ぐ措置として、タイムスタンプが付与されていない場合は、タイムスタンプを付与するか、作成した事務処理規定に基づいた処理を行うという対応が必要です。

具体的な方法をいくつかのサービスともに見てみましょう。

統一のシステム上で請求書の授受を行う

利用方法のサポートや取引先の協力が必須などハードルは高めですが、受け入れてもらえるのであれば業務効率は格段に向上します。請求作業だけでなく、その前後の業務と連結することができ、 多くの種類のシステムと連携できるため、請求書の受取・発行、双方の請求業務の生産性向上、時短、コスト削減とペーパーレス化に繋がります。

BtoBプラットフォーム 請求書（株式会社インフォマート）

出典：Web請求書システムで請求業務を電子化｜BtoBプラットフォーム請求書　株式会社インフォマート （https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp）

スキャナ保存で管理する

サービスが適しています。自社でスキャンしてPDF化する作業や、データをアップロードする作業は残りますが、主要な会計システムや銀行支払システムとの連携に対応しているため、何度も同じ内容を入力・転記する業務が不要となります。紙や電子の請求書を承認ワークフローに載せて、支払や仕訳まで一元管理し、ハンコレスを実現します。

マネーフォワード クラウドBox （株式会社マネーフォワード）

出典：電帳法対応ストレージサービス「マネーフォワード クラウドBox」株式会社マネーフォワード （https://biz.moneyforward.com/box/）

請求書の受領代行サービスの利用

郵送やメール、専用システムからのダウンロードなど、請求書の受け取り方法は取引先によって様々です。請求書の一元管理を行うとすると紙での集約は困難になってきます。また、紙と電子データ混在した保存方法では請求書業務の運用が複雑化し、ミスや混乱が生じやすくなります。

そんな場合は、請求書の受領代行サービスがおススメです。取引先に請求書の送付先を変更してもらうのは事務所の移転をすれば変更をする事はよくある事、比較的ハードルが低く受け入れやすいのではないでしょうか。

マネーフォワード クラウド債務支払（BPOオプション）（株式会社マネーフォワード）

出典：債務管理システム「マネーフォワード クラウド債務支払」 株式会社マネーフォワード（https://biz.moneyforward.com/payable/）

Bill One（Sansan株式会社）

出典：Bill One | 請求書受領から、月次決算を加速する「Bill One」Sansan株式会社 （https://bill-one.com/）