営業やマーケティングなどの顧客と直接やり取りが発生するフロントオフィスに対して、バックオフィスは直接顧客とのやり取りが発生しない総務・経理・会計・人事などの部門の総称です。企業全体を支えるさまざまな業務を幅広く担当しているため、バックオフィスのDXは効果が明確なのですが、その一方で「バックオフィスのDXを推進したいが、何から始めていいのかわからない」という声をよく耳にします。そこで今回は、バックオフィスのDXをどのように推進していくべきなのか、考察してみます。

あらためてバックオフィスのDXについて考える

バックオフィスのDXは全社に大きく影響を与えることから、バックオフィスを起点にしてDXを始めたいという企業も多いようです。確かにやり方次第では、既存業務の効率改善はもちろん、柔軟な働き方の実現や魅力的な福利厚生の提供、優秀な人材の確保などの効果が期待できます。しかしその一方で、担当業務が幅広く多岐に渡っているため、「何から始めていいのか分からない」という状況に陥りがちです。実は、何から始めるべきかという疑問に対しての正解はありません。ビジネス上の重要度や費用対効果、導入しやすさ（効果をすぐに実感しやすい）といった条件を明確化し、予算などから優先順位を決定していくしかないのです。

デジタルツールやサービスを導入し、業務を効率化することをDXだと考える人は多いのですが、それはDXの一つの側面でしかありません。経済産業省が2018年に発表した「DX推進ガイドライン」では、DXは「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」と定義されています。DXの目的はビジネスの変革であり、デジタル技術はより良いビジネス環境を支えるための手段に過ぎません。目的と手段を間違えないようにすることはとても重要です。

事例から見るバックオフィスのDX

DXを効果的に実現するために、ビジネスプロセスや業務フローの可視化は不可欠です。単に業務フローを見直すだけで解決する場合もあれば、レガシーな仕組みからクラウドサービスに乗り換えるといったこともあるでしょう。また、可視化することで費用対効果などが算出しやすくなり、優先順位をつけられるようになります。いきなり大規模な仕組みを全社的に導入するのではなく、特定の部署だけでまず始めてみることも可能です。

実際にバックオフィスのDXの事例をいくつか見てみながら、ソリューションの実導入について考えてみましょう。

事例1 経費精算業務を見直して、クラウドサービスを導入

経営部門が提示した課題と改善案
● 経費精算に時間がかかっている
● ペーパーレス化したい

経理部門を分析した問題点
● 紙ベースの申請書類や領収書のやり取りに手間がかかる
● 新しい人材を採用しても引継ぎがうまくいかない

実際の施策
● 業務フローを可視化してボトルネックを特定
● 経費精算のクラウドサービスを導入し、経費精算の業務フローを改善
● 全社的に導入しているビジネスチャットから経費精算を可能にし、既存の紙ベースの経費精算処理を廃止
● 経費精算の業務フローマニュアルを作成・共有して、業務の属人化を解消

導入効果
● これまで給与と一緒に精算していた経費を、申請から最短2日で振込可能に
● ペーパーレス化によって、出勤しなくても経費精算の申請ができる体制が実現
● 経理部門の誰でも経費精算業務ができる体制が確立

1人当たりの利用料金が安価で比較的導入しやすい経費精算は、DXの最初の一歩を踏みだすのに最適です。ビジネスチャットとの連携が可能なツールも多く、ペーパーレス化が実現しやすい業務でもあります。

また、属人化を防ぐためにマニュアルを作成して共有すると、経理部門の誰でも経費精算業務が可能になります。もちろん新たに配属された従業員でも、マニュアルを参照すればすぐに経費精算業務の対応が可能です。

事例2 勤怠管理と給与計算の仕組みを見直し

経営部門が提示した課題と改善案
● 紙のタイムカードを廃止して、デジタルに移行したい
● テレワークにも対応した労務管理を実現したい
● 毎月、給与計算のために経理部門の従業員の残業が多くなる

労務・経理部門を分析した問題点
● 勤怠管理に紙のタイムカードをつかっているため集計に時間がかかる
● レガシーなシステムを長年使っており、業務が効率的ではない
● 業務が属人化しており、特定の人しか給与計算業務ができない

実際の施策
● 業務フローを可視化してボトルネックを特定
● 勤怠管理と給与計算のクラウドサービスを導入して業務フローを改善
● 紙のタイムカードを廃止し、PC/スマートフォン/タブレットから勤怠管理の仕組みに打刻するように変更
● 勤怠管理、給与計算の業務フローマニュアルを作成して共有することで、業務の属人化を解消

導入効果
● テレワーク/オフィスワークのどちらでも、同じ仕組みで打刻
● 有給休暇の残日数などの把握が容易になり、残業が多い人や休暇をとっていない人には警告のメッセージを送信できるようになった
● 勤怠管理や給与計算ができる従業員が増えたことで、特定の人だけが残業する状況が改善
● 同じ勤怠管理の仕組みをつかって、シフト表も作成可能に
● クラウドサービスに移行したことで、経理部門でもテレワークが可能に

勤怠管理と給与計算は、切り離せない密接な業務です。働き方が柔軟になったことで、勤怠管理や給与計算のやり方も変化しています。

勤怠管理や給与計算は専門性が高い業務でもあるため、マニュアルを作成しても容易に対応することは難しいでしょう。それでも対応できる人数を増す、引継ぎしやすいようマニュアルを充実させるといった施策によって、労働環境は大きく改善します。

事例3 労務。人事管理業務を見直して、入社処理や年末調整を楽にする

経営部門が提示した課題と改善案
● 入社処理に必要な書類が多い
● 人事労務関連の電子申請に対応できていない
● 年末調整の業務負担が大きい

労務・人事・経理部門を分析した問題点
● 入社および退社時、必要な紙ベースの書類のやり取りに時間がかかる
● 労務関連の電子申請に対応していないため、窓口に行かなければならない
● 年末調整に必要な書類を集めるのが大変
● 属人化している業務が多く、特定の人に負荷がかかっている

実際の施策
● 業務フローを可視化してボトルネックを特定
● 労務・人事管理のクラウドサービスを導入し、ビジネスチャットや経理の仕組みとも連携
● 経費精算の業務フローマニュアルを作成して共有することで、業務の属人化を解消

導入効果
● 入社時および退職時に必要な紙の書類を極力減らし、従業員自身がwebブラウザから必要な情報を入力できる仕組みを実現
● e-Govによる電子申請を可能にしたことで、移動や窓口での待ち時間を解消
● 年末調整に必要な情報についてもペーパーレス化し、従業員がWebブラウザから情報を入力できる仕組みを実現
● 全社的に導入しているビジネスチャットからも申請書類をやり取り可能に
● 労務・人事部門でもテレワークが可能に

労務や人事関連の仕組み、特に電子申請や年末調整の仕組みを実現すると、おどろくほどの省力化を見込むことができます。労務や人事の担当者の業務負担はもちろん、一般の従業員にとっても紙ベースの書類による申請業務は大きな負担です。

また、法律が改正されてしまうと必要な書類も変わってしまうことが多いのですが、クラウドサービスを利用していれば、常に最新の法律に沿った書類を作成することが可能になります。

バックオフィスのDXを成功させるポイント

大前提として、DXの統括者はビジネスの方向性を決める経営部門であるべきです。もちろん経営部門だけでDXを推進できるわけではありません。自分たちの業務を分析して課題を挙げる各部門の代表者と、それらの課題をデジタル技術で解決する方法を模索できる専門的な人材が必要です。まず、経営部門はより良いビジネス環境を実現するための課題や改善案をDX推進チームに提示し、それからそれぞれの担当部門が業務を可視化して課題を共有します。この課題をデジタルの専門人材を含めたチーム内で解決策を模索していくことになります。

DXのポイントには、「業務の可視化と標準化」「社員のモチベーション向上」「導入する仕組みの選定」「PDCAを回す」といったことが挙げられます。業務の可視化については繰り返し述べているためここでは割愛しますが、それぞれについて見ていきましょう。

社員のモチベーションアップは案外と重要です。新しい仕組みの導入は、「慣れるまでに時間がかかる」という側面を持っています。それまでの業務に慣れている人にとって、一時的に時間を取られてしまうことを嫌がる人は少なくありません。変化によって、ビジネス的にどのようなメリットがあるのかをきちんと説明することを心がけてください。

効果的なデジタル技術を選定するためには、自分たちの業務を知っている部門の代表者とITの専門家が情報をきちんとすり合わせることが大切です。最近では次々と新しいサービスが登場していますが、無料期間などを設けていることも多いので、まずは試しに使ってみてから自分たちの業務に合うかを確認するようにしましょう。

また、新しい仕組みは導入して終わりではありません。仕組みを利用したうえでさらに課題を発見し、業務を改善できないか評価・検討するPDCA（Plan（計画） Do（実行） Check（評価） Action（改善））サイクルを回すことが成功の大きなポイントであることは間違いありません。

まとめ

・バックオフィスのDXは全社的に影響するため効果が大きい
・DXを統括するのは経営部門
・バックオフィスのDXを成功するには、業務の可視化が不可欠