ビジネスでのコミュニケーションに、チャットやメールを使う企業も増えてきました。しかし、やはり急ぎの内容や込み入った話は電話のほうが早く、確実です。
ところが急ぎの用件で電話を使ったはずなのに、思いの外、通話に時間をとられてしまって他の業務の妨げになってしまった、ということもあるのではないでしょうか。
チャットを取り入れることで、電話対応やそれに付帯する作業を減らすことができないかを検討してみましょう。

電話のデメリット

コミュニケーション手段に電話を使うと、以下のようなデメリットが考えられます。

1対1のコミュニケーションになるため、複数の人に伝えるには何度も電話するか、伝言を依頼しなくてはならない。伝言で広げていくと、最初のニュアンスと変わることもある。
電話は記録が残らないため、大切な内容はメモをとりながら通話し、場合によっては書面にまとめ直すなど、時間がとられる。
急ぎの内容ではない場合でも、電話をかけることで相手の仕事の手を止めてしまう可能性もある。
電話をとってしまうと、自分の業務が妨げられる。
相手が電話に出られる状況にない場合は、話せるタイミングを待たなくてはならない。
周りに人がいるときは、通話の内容を聞かれる心配がある。

チャットを使って電話での負担を減らす

こういった電話でのデメリットは、チャットで解決できます。

まず、チャットなら複数の人への情報発信が可能です。例えば社内のプロジェクトメンバーでグループを作ってそこで発信すれば、メンバー全員に一斉に情報を伝えることができます。電話のように何度も違う相手にかけたり、伝言ゲームになったりすることを防げるわけです。
また、チャットは文字情報として残るため、メモや記録を別途作成する必要もありません。文字で残っているので事後に遡って確認することも容易です。口頭でのやりとりで起こりえる「言った、言わない」のトラブル回避にもつながります。
話したい相手がすぐにつかまらないときも、チャットに入れておけば、相手は都合がついたときに確認すればいいのです。さらに、1対1でのダイレクトチャットなら、周りの目や耳を気にせずやりとりをすることも可能です。

チャットツールの機能を利用する

チャットツールは、ファイルの共有も簡単。電話の場合は、事前に必要な資料をメールや郵送などで送っておいたり、電話のあとで補足資料を送ったりという手間が生じることも。チャットなら必要に応じてその場で参考資料や、参考HPのURLを共有することができます。チャットツールやプランによっては、音声・ビデオ通話やオンライン会議ができるものもあるので、場合によっては途中でチャットから音声・ビデオに切り替えてもいいでしょう。

チャット導入で費用も削減

電話でもう一つ気になるのが通話料ではないでしょうか。

代表的なチャットツールの一つ、Chatworkの月額料金とスマホ・携帯電話の通話料を比較してみましょう。
Chatworkの「ビジネス」プランは月額500円。スマホ・携帯電話の通話料は、定額プランなどを使わない場合、基本料金が20円/30秒ですから、12.5分の通話料と同じです。つまり、月に13分以上通話をするなら、チャットに切り替えればその分コストカットできるというわけです。

電話とチャットは上手に使い分けを！

チャットは同じツールを使用している相手にしか使えないため、電話を使わないとコンタクトがとれない相手もいます。
また、込み入った説明は文章よりも口頭のほうが分かりやすいこともありますし、例えば謝罪などは、「声の調子」で伝わることもあります。
電話で行うコミュニケーションのすべてをチャットでカバーすることはできませんが、上手にチャットを取り入れていけば業務の効率アップが望めます。
チャットを導入したことで、電話などのコミュニケーションの時間を約30％も圧縮できたという企業もあります。
電話とチャット併用しながら、それぞれのメリット・デメリットを考えながら使い分けていきたいものです。

まとめ

電話でのデメリットをチャットでカバーする
チャットツールの機能を活用する
チャットで費用も削減できる
電話とチャットを上手に使い分ける