メールに代わる手軽なコミュニケーション手段として、ビジネスシーンでもチャットツールを利用することが多くなっています。特に急激にテレワークが増加したことでコミュニケーションの問題が起こり、それを解消するためにチャットツールを活用する企業が増えています。

メールよりも手軽でスピーディーなコミュニケーションを実現

テレワークでもっとも大きな課題は、従業員同士のコミュニケーションが圧倒的に不足してしまうことにあります。同じオフィスで働いていれば、他の人が離席していたり、資料作成に集中していたり、会議に参加していたりといった状況を判断し、声を掛けるタイミングを伺うことができます。しかし、テレワークでは、相手の様子を伺うことがとても難しくなります。

たとえば、Aさんが作成した資料の内容について質問したいとき、オフィスにいればAさんの様子を伺ってから質問することができます。ところがテレワークでは、「いきなり電話をかけても大丈夫だろうか？」「ちょっとした質問を何度もメールで聞くのは面倒だし、相手にも迷惑かも」といった状況に陥りやすくなります。オフィスではそれほど意識せずにできていた情報共有は、場所が離れた途端に意識しなければできなくなるのです。その結果、「あとでまとめて質問しよう」「些細な内容だし聞かなくてもいいか」といった風潮が生まれがちです。このようなコミュニケーションの課題は、チャットで解決できます。「いま質問して大丈夫ですか？」など相手の状況を確認してから、LINEのように気軽にメッセージをやりとりできます。チャットではメールのような「お世話になっております」などの慣用句は不要です。より気軽でスピーディーなコミュニケーションが実現します。

既存の発言にいつでもコメントできる

チャットはリアルタイムで情報を伝達でできる手段である一方、既存の発言を参照していつでもコメントできる特性を持っています。テレワークでは、他の人の状況がわかりません。離席していたり、作業に集中していたりと、すぐに反応できないこともあります。そんな時でもチャットにコメントを残しておけば、相手は余裕ができたときに返信することができます。グループチャットでは、他の人たちの会話に対しても、あとからコメントすることができます。離席中にやり取りされた会話に、別の見解を追加するといった使い方もできます。また、シフト勤務や時差出勤、ワークシェアリングなどによって、従業員の勤務時間がバラバラになるようなケースでも、チーム内のコミュニケーションを円滑にできます。

チャットの雑談から新商品の企画が生まれた！？

テレワークで働く従業員の中には、孤独感からストレスを抱える人も少なくありません。ちょっとした雑談は、ストレスの解消にも有効です。また、チーム内の雑談から新たなビジネスのアイデアが生まれることもあります。チャットは記録として残っているので、通常の会話では流れてしまいがちなアイデアも取りこぼすことがありません。写真、イラスト、動画などを共有することもできるので、何気ない雑談がいつの間にかブレインストーミングになり、新商品の企画につながったというケースもあります。コミュニケーションの活性化が生産性や創造性の向上につながるため、テレワーク以外でも会議ではチャットツールを導入しているという企業は少なくありません。

さらにビジネスチャットは通常のチャットと違い、ファイル共有やタスク管理といったテレワークでも生産性を向上できる、さまざまな機能が提供されています。たとえばビジネスチャットツールの「チャットワーク」であれば、参考資料になるファイルをメッセージに添付するように共有できるので、メールから関係者全員にCCで送るよりもずっと手軽です。また、締め切り設定したタスクを担当者に割り当てて管理したりできます。チームメンバーが参加するチャット画面で、未完了のタスクが担当者と一緒に一覧表示されるので、案件の進捗管理に利用できます。

このようにビジネス向けのチャットツールには、さまざまなメリットがあります。まずは部署単位などスモールスタートで試して、利便性を実感することをお勧めします。

まとめ

テレワークの課題は従業員の「コミュニケーション不足」
チャットはメールよりもスピーディーにコミュニケーションできる
雑談からビジネスチャンスが生まれることもある
ビジネスチャットならファイル共有など多彩な機能がある