チャットツールは、社内での連絡のみならず社外とのやりとりにも有用です。メールで行っているやりとりをチャットに切り替えることで業務効率のアップが望めます。

頻繁なやりとりがあるならチャットが便利

社内連絡にチャットを使っていても、社外の人とのやりとりはメール、という企業もまだ多いのではないでしょうか。メールでは「○○様　お世話になっております。」といった挨拶文から始める習慣があり、メールの往復が多いと時間が取られてしまいます。

たまに連絡を取るだけの相手であれば、それでも困ることはあまりないのですが、協業でプロジェクトを行うなど頻繁にやりとりする相手の場合は、メールのデメリットが浮き彫りになってきます。
例えば、Webページの作成をするときに、「このパーツは少し右に寄せたい」「色味をもう少し明るくしたい」などという細かい指示やレスポンスをいちいちメールで行うと煩わしさを感じます。でも、チャットなら、都度お互いの意思を確認しながら作業を進めていくことができるのです。

また、メールの受信箱には様々な相手からのメールが入ってくるため、大切な情報が埋もれてしまいがちですですが、チャットだとグループ内の会話だけが表示されるので検索性も高くなるというメリットもあります。

誤送信の心配もなく、安心・安全

メールによる情報漏洩は、原因の2割がヒューマンエラーによる誤送信と言われています。メールアドレスの入力ミス、アドレス帳の中の似たような氏名の人を誤って選択するなどがその原因。チャットを使えば、このリスクを回避することも可能なのです。近年、その増加が問題になっているスパムやフィッシングメールも、チャットなら受信することがありません。

そのうえ、チャットのグループをプロジェクトごとに分けておけば、グループ以外の人にやりとりが見られる心配もありません。

その他こんなメリットも

プロジェクトメンバーの交代時、チャットグループに新規メンバーを加えればそのメンバーは過去のチャット履歴が閲覧でき、離れるメンバーをグループから外せば情報にアクセスできなくなるため、引き継ぎも簡素化でき、情報漏洩のリスクも軽減できます。

また、チャットツールではファイルの共有も簡単。メールの場合だと容量制限のため小分けに送る・セキュリティの問題でファイルにパスワードをかける・別途ストレージにアップロードしてURLを送るといった手間が生じることもありますが、チャットツールならファイルをそのまま添付するだけでいいのです。

Microsoft Teamsでは、チャット画面でアップロードしたファイルが「ファイル」画面に一覧表示され、ここから直接開いて編集することも可能です。

社外とのチャットで気をつけること

いつでもどこでも使えるチャットですが、相手の負担にならないように緊急時以外は相手の業務時間内のみのやりとりにするように心がけましょう。

自分が休暇や出張などでチャットでの応対が難しい状況のときは、あらかじめ相手に知らせておくか、ステータス設定ができるツールなら「応答不可」である旨を表示しておくと親切です。

まとめ

社外コミュニケーションをチャットで行い業務効率アップ
チャットはメールよりセキュリティ面で安全
ファイルのやりとりがある場合もチャットは便利