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導入する前に決めたい!ビジネスチャットの社内ルール

チャットのルールを決める、というと堅苦しい気もしますが、あらかじめルール決めしておくとトラブル防止につながり、また、どの立場にある従業員でも気軽に使いやすくなります。
導入後の運用をスムースに進めるためにも、簡単なルールを明文化しておきましょう。

表示名(ユーザー名)の規則を作る

ビジネス用なので、ニックネームやハンドルネームを使用する人はいないでしょうが、他部署とのチャットも多い場合は部署名を入れる、社外とのやりとりもある場合は社名まで入れるなどの規則を決めておくと明確です。

例:
・部署名 氏名[社名]
・社名 部署名 氏名
・社名 氏名
・部署名 氏名

管理者を決めておく

グループやプロジェクト、チャンネルが乱立しないように、チャットの管理者を決めておくことをおすすめします。
グループなどを作成できるのは管理職のみ、チームリーダーのみ、などとするといいでしょう。情報漏えいリスクの回避に、グループへのメンバー追加権限を持つ人も決めておきましょう。
グループ・チャンネル名の規則も決めておくと検索するときに便利です。頭にTeam1、プロジェクト1、などとナンバリングしておくのも一つの手です。

例:
・T1_グループ名
・Gr1_グループ名
・Project1_プロジェクト名
・【緊急用】所属部署名

早朝深夜、休日の使用は避ける

チャットは手軽な分、オンとオフの切り替えが曖昧になりがちです。
営業時間が決まっている会社なら営業時間の前後1時間まで、フレックスタイムを採用している会社なら朝○時~夜○時までというように、チャット可能な時間を決めておきましょう。
緊急で連絡を取る必要がある場合も出てきますので、緊急用グループ・チャンネルなどを作って、営業時間外の連絡はそこで取るようにしてもいいかもしれません。

挨拶文は省略し、メッセージを簡略化する

チャットの利点は迅速なコミュニケーションがとれること。あらかじめ「お世話になっております」「お疲れさまです」などの挨拶文は不要、と決めておきましょう。
明文化されていれば、部下から上司への連絡でも余計な気を遣うことなくメッセージが送りやすくなります。

既読サインのルールを決める

プライベートのLINEでは、読んだ形跡があるのに返信がこない「既読スルー」が話題になりましたが、ビジネスの場合は返信がなくても既読が確認できればOKとしたほうが無駄な時間が省けます。
相手にメッセージが届いているかどうかは確認できるように、顔文字を使った「リアクション」や「スタンプ」での返信も利用しましょう。
重要なチャット内容が「承知しました」「了解です」といった文章に埋もれてしまわないためでもあります。
立場が上の人への返信が顔文字一つでも失礼ということはない、という共通認識をもっておくといいでしょう。

Chatworkのリアクション

LINE WORKSのスタンプ

社外とのやりとりは文例集を

ルールではありませんが、社外とのやりとりが多い場合は、例文をまとめてマニュアル化しておくと新人もそれを参照して素早く返信ができます。

まとめ

・ユーザー名は部署名も入れて誰だか分かりやすくする
・グループ作成者、メンバー追加権限を持つ人を決めておく
・早朝深夜、休日の使用は避けてオン/オフを切り替える
・リアクションやスタンプを用いて文章は簡潔にする

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