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チャットツールでタスクを管理しよう

チャットは情報共有に有効なツールですが、時間の経過とともに発言が流れていってしまうという特性があります。そのため、チャットツールでタスクやプロジェクトの進捗を管理するには、ちょっとした工夫が必要です。
今回はMicrosoft TeamsとChatworkを例に、いくつかのアイデアを紹介します。他のチャットツールでも、同じような機能が搭載されていることも多いので、ご使用になっているツールの機能を確認してみてください。

チャットツールでタスクやプロジェクトを管理する

チャットだけで情報を共有していると、チーム内のタスク管理や役割分担があいまいになってしまうことがあります。特にテレワークのメンバーが増えていくと、誰が何をしているのかが見えにくくなり、同じ作業を複数のメンバーが重複して行ってしまう、あるいは誰も作業せずに放置された作業が残っているといった状況に陥ることがあります。
タスク管理機能を使えば、「誰が(担当者)」「いつまでに(期日)」「何をするのか(目的・目標)」に加えて「進捗状況(完了・進行中・ペンディング)」といった情報をチーム内で共有することができます。また、小規模であればプロジェクト管理も可能です。

[Microsoft Teams]

Teamsでは、Teamsアプリケーションの中で動作する「Planner」というタスク管理ツールを利用できます。左のメニューバーにある「…」をクリックし、表示されたアプリケーションのリストからPlannerのタイルを選択すると、Plannerが起動します。最初は自分のタスク(To Do)しかありませんが、チームで共有するプランを作成することで、チーム内のタスクを管理することができるようになります。


また、Plannerが起動している状態で、左側のメニューバーにPlannerのアイコンをピン留めしておくと便利です。

※ 今後Plannerは、名称が「Tasks」あるいは「タスク」に変更される予定になっています。

[Chatwork]

Chatworkには、標準でタスク管理機能が搭載されています。画面右側にあるタスクのメッセージボックス内にタスクの内容を入力し、担当者や期限を入力して「タスクの追加」をクリックします。タスクの追加は、チャットのタイムラインにも通知されます。また、タイムライン上の発言をそのままタスク化することもできます。

共有ファイルへのリンクを貼っておく

チャットツールの多くは、タイムライン上で簡単にファイルを共有することができるようになっています。とても便利な機能ではあるのですが、発言と同じように時間の経過に合わせてタイムライン上に流れていってしまうという欠点があります。共有されたタイミングでファイルをダウンロードして保存することは可能ですが、後からメンバーになった人は過去ログを検索して目的のファイルを見つけなければなりません。
そこでプロジェクトで必要なファイルへのリンクを、わかりやすい形ですぐに参照できるように記録しておくこと便利です。もちろん、他の共有ストレージで管理されているファイルのリンクについても、同様に記載しておくと良いでしょう。

[Microsoft Teams]

Teamsで共有されたファイルは、「ファイル」タブに切り替えればリストで表示されるので、わざわざリンクを残す必要はないと思う人もいるかもしれません。しかし、プロジェクトに最低限必要な情報として複数のファイルを参照する必要があるのであれば、「Wiki」や「OneNote」にファイルのリンクをリストにして記載しておくとブックマークのように使えて便利です。
共有ファイルのリンクは、ファイルを選択して「…」をクリックし、「リンクを取得」を選択すれば、クリップボードにファイルへのリンクがコピーされます。後は、WikiやOneNoteに張り付けるだけです。

[Chatwork]

Chatworkには、社内Wikiに相当する機能はありません。そこで、タスク管理機能を利用して、必要な共有ファイルへのリストを作成します。必要なファイルをすべてチャットのタイムライン上で共有し、ファイルが共有されている発言を選択した状態で「編集」をクリックします。編集用のメッセージボックスに、
[info]~[/info]の文字列が表示されますが、そのままでは余計なメッセージが残ってしまいますので、[downroad:xxxx](共有ファイルにつけられた内部の管理番号)~[/downroad]までをコピーして、タスクのメッセージボックスに張り付けます。

プロジェクト管理には、外部ツールを利用しよう

プロジェクト管理は、「プロジェクト全体の進捗状況管理」「タスク管理」「情報共有」といった機能が必要になります。小規模プロジェクトであれば、チャットとタスク管理だけでプロジェクトを管理できるかもしれませんが、規模が大きくなるにしたがって管理は困難になっていきます。
チャットツールでのプロジェクト管理に限界を感じるようであれば、外部ツールの利用も検討してみてください。最近は、BacklogをはじめとしたSaaSのプロジェクト管理ツールもたくさんあります。

Backlog

Backlogは、ヌーラボ社が提供する、SaaS型のプロジェクト管理ツールです。ガントチャートでプロジェクトの進捗と作業を視覚的に紐づけて確認できるほか、マイルストーンを設定して長期プロジェクトをフェーズごとに区切って管理することもできます。また、トヨタ自動車の生産管理でおなじみの、カンバン方式にも対応しています。

https://backlog.com/ja/

Jira Software Cloud

Jira Softwareは、Atlassian社が提供するプロジェクト管理ツールのSaaS版です。ソフトウェア開発の管理に利用されることが多いツールなので、アジャイル開発に適したスクラムボード方式のほか、カンバン方式にも対応しています。また、プロジェクト全体を把握するロードマップ機能やレポート機能なども充実しています。

https://www.atlassian.com/ja/software/jira

まとめ

・重要な発言は後から簡単に参照できるように保存しよう
・テレワークではタスク管理が重要になる
・外部ツールも積極的に活用しよう

チャットツールをもっと見てみたい方はこちらもご覧ください。

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