テレワークが進むにつれて情報システム部門や総務部門への問い合わせが増え、業務を圧迫されているという企業も多いようです。在宅ではネットワーク等の設備が整っていないのも、その要因でしょう。ヘルプデスクの負担を減らす一つの手がチャットボットです。「SYNCPIT」を例に、チャットボットの導入で問い合わせ業務が軽減可能か検討してみましょう。

社内の問い合わせ業務

情報システムには日頃から、PCの不調や新しいアプリケーションの使い方などの問い合わせが多数届きます。

さらに、テレワークへの移行を進めた企業では、ネットワーク環境の問題やVPNへの接続などオフィス環境では生じない問題についての問い合わせが増え、現状の人材で対応が難しくなりかねません。社内での各種申請や勤怠についても、オフィスでの業務と異なるために総務や人事への問い合わせも増えているのではないでしょうか。

問い合わせ内容は似たような内容のものも多いので、社内マニュアルやFAQを設置すればそれを見て自己解決できる、という従業員もいるでしょう。しかし中には、ITリテラシーが高くない従業員もいることも十分に考えられます。その場合、FAQから自分の求めたい回答にたどり着けるとは限りません。

従業員が求めるのは気軽に簡単に問い合わせできること、そして回答する側が求めるのは対応する時間を減らすことです。

この両方を叶えるのが、チャットボットです。従業員はチャット画面に質問を入力するだけで、よくある質問ならチャットボットが自動で返信してくれます。

SYNCPIT（シンクピット）とは？

出典：チャットボットでバックオフィス業務をカンタン自動化「SYNCPIT」エムオーテックス株式会社（https://www.syncpit.com/）

SYNCPITは、バックオフィスに特化したFAQチャットボットです。ちなみにチャットボットとは、チャットとボット（自動化のためのアプリケーションやプログラム）を組み合わせた造語で、自動会話プログラムのことを言います。

SYNCPITは外部からの広い問い合わせに答えるものではなく、情報システム、総務に集中する問い合わせ業務を自動化して、従業員が自分で問題を解決できる環境を作るシステムです。

例えば、従業員の会社PCがウイルス感染した可能性がある場合、「ウイルス感染」と従業員が入力すると、「該当のデバイスをネットワークから切り離す」などの指示とともに、会社への報告方法などを示します。

情報システム担当の業務時間外でもチャットボットなら解決方法を見つけることが可能ですし、担当者も常時PCの前に座っていなくてはならない、というようなこともなくなります。

チャットボットでは解決できないような緊急、重要な事態が生じたときのみ、チャットボットから担当者に直接アクセスできるようにしておけば良いのです。

SYNCPITは導入が簡単

とはいえ、チャットボットの導入というと難しい技術が必要なイメージがあります。しかしSYNPICは、専門知識が不要で簡単にセッティング可能です。どこの企業でも起こりうるFAQがプリセットされているので、ボットの稼働開始までに要する時間は最短で30分ほどという手軽さです。

プリセットFAQは150種類以上あるので、多くの問い合わせがこれでカバーできるのではないでしょうか。

現在使用しているチャットツール（Chatwork、Microsoft Teams、LINE WORKS、Hangout Chat、Slack）と連携して使うので、各チャットツールのAPI連携方法を確認しておきます。
ドメインや連携するチャットツールのAPI IDなどを入力します。
チャット上でユーザー登録をします。
使用するプリセットFAQを選択し、公開します。

プランは、ライト（1,200円/ユーザー/年）とベーシック（3,600円/ユーザー/年）の2種類。SYNCPITのベーシックプランでは、FAQボットのほかに、定期的な業務に関する自動通知も行えます。

例：今日は先月の経費精算の締め日です。今日の定時までに必ず申請してください。

また、ベーシックプランだと最大5つまでの複数ボットの対応が可能です。

連携できるシステム

前述したように、SYNCPITを使うにはChatworkやMicrosoft Teamsなどのチャットツールとの連携が必須となります。そのほかに、以下のシステムとの連携も可能です。

LANSCOPEクラウド版：デバイスを紛失したとき、SYNCPITから連絡することで紛失者あるいは管理者がデバイスの紛失対応、パスワードリセットを行えます。

KING OF TIME（ベーシックプランのみ）：勤務実績、勤怠打刻漏れ、残業申請漏れが利用者に通知されます。

Garoon（ベーシックプランのみ）：当日のスケジュールや確認待ち・回覧のワークフローが通知されます。

SYNCPITは特に人材不足に悩む中堅・中小企業におすすめです。60日間の無料体験も可能です。https://www.syncpit.com/

まとめ

・問い合わせ業務でヘルプデスクの業務が圧迫しているならチャットボットがおすすめ
・SYNCPITは、現在使用中のチャットツールに連携して使うチャットボット
・プリセットFAQが豊富でセッティングは最短30分でOK