当社はwebサイトからのお客様お問合せをメールで受け付けていました。
お問合せ入力フォームからメール発信し、共有アドレスに入る仕組みです。
このような運用をされている企業様は多いのではないでしょうか？
メールの共有アドレスの場合を利用する場合、処理が行われているかどうかかわからないという問題があります。

解決策として既読にする、スレッド表示されるのであれば個人アドレスから返信するなどありますが手間がかかったり、漏れが防げなかったり問題は残りました。
そこでフォームからのメッセージをAPI連携し、Chatworkに入るようにしました。

Chatworkは、

API連携できるクラウドサービスが多い。
チャットおよびその返信が時間軸で表示される。
チャット自体をタスク化できる。

以上のことから、問い合わせのようなタスク型の内容の場合は非常に有効と考えました。

実作業は

Chatworkで受付専用のroom（グループ）を作る。
ChatworkとAPI連携するクラウドシステム双方で設定をする。

この二つです。

API連携するクラウドシステムにChatworkとの連携設定というヘルプがあったので、あらかじめ作ってあったroomの情報も含めてヘルプのまま設定項目を入力するだけでよかったので楽でした。
多少手がかかったのはChatworkに表示するメッセージ作成です。
フォーマットがJSON形式なので記述に苦労しました。

連携後、作成したroomを参照するメンバーで共有でき、タスク化して他部署に引き継いだり、部署内で誰が処理しているかわかるようになりました。
もちろん漏れもなくなりました。
チャットツールに連携できるシステムをお使いならば、ぜひ活用してみてください。