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Chatwork(チャットワーク)のビジネス活用術8選

テレワーク、ハイブリッドワークが進む中、チャットツールはなくてはならないものになってきています。チャットツールで代表的なものにMicrosoft Teams、Slack、LINE WORKSなどが挙げられますが、日本国内で人気が高いのがChatworkです。利用企業は32.8万社(2021年9月現在)。ユーザーフレンドリーなUIで、ITに苦手意識をもつ人でも使いやすいのがその理由の一つです。そのChatwork、どんな機能があるのか、今一度確認してみましょう。

基本のチャット機能をつかいこなす

Chatworkのメイン機能であるチャットには1対1で使う「ダイレクトチャット」のほかに、複数人数で使用する「グループチャット」があります。グループチャットでは特定の人にメンション(通知)をつけて会話することも可能です。

業務についての連絡はグループチャットの利用をおすすめします。ほかのメンバーも状況を把握することができますし、誰かが離職してもグループ内でのチャット履歴は残せるからです。

それに対して、個人のアカウントのみに紐づくダイレクトチャットは、アカウントを削除すると履歴も全てなくなってしまいます。

グループチャットの使い方
グループを作るときは、画面左の「すべてのチャット」の右にある「+」をクリックして「グループチャットを新規作成」を選択し、詳細を設定します。

「招待リンク」の「コピー」をクリックすると、グループへ招待したい人に送るリンクがコピーできます。

グループ内でメッセージを送るときは、「TO」で指定すればその相手にのみメンションが届きます。TOは複数名の選択が可能です。

・ビデオ通話・音声通話
ビデオアイコンをクリックすると、グループ内のメンバー一覧が表示されるので、そこから会話する相手を選択し、「ビデオ通話」または「音声通話」をクリックして始めます。

小技を覚えてもっと便利に

覚えておくと便利な機能をご紹介します。

Enterで送信
メッセージの送信は、デフォルトで「送信」ボタンをクリックする仕様になっていますが、「Enterで送信」にチェックすると、Enterキーを押すだけで送信完了になります。

※ この場合、文章を途中で改行したい場合はShiftキーとEnterキーを同時に押します。

・メッセージの書式設定
Chatworkには、文字色を変更したり太字にしたりするなどの機能はありませんが、タグを入力することで囲みや罫線を入れることができます。

罫線で内容を分ける
文中に罫線を入れたいときは、[hr]タグを使います。
画像の例では、”明日のミーティングは以下でお願いします。[hr]”と入力しています。

≪ 一部を囲む ≫
強調したい内容がある場合は、[info]~[/info]タグを使います。
画像の例では、”[info]10月10日 14時 オンラインにて[/info]”と入力しています。

≪ タイトルを付け ≫
メッセージをタイトル部分と本文に分けたい場合は[info][title]~[/title]~[/info]タグを使います。
画像の例では、[info][title]明日のミーティング[/title]10月10日 14時 オンラインにて[/info]”と入力しています。

≪ プラグインでの文字装飾 ≫
Chromeのプラグインで文字装飾ができるものもあるので、プラグインのインストールが可能ならこういったものを使うのも手です。

Chatwork Quick Info Input
https://chrome.google.com/webstore/detail/chatwork-quick-info-input/glmhnchbmjhmjcopmmfamopongifahan

Chatwork Input Tools
https://chrome.google.com/webstore/detail/chatwork-input-tools/iaemcpeoioekjbbephpefmdoncmpdcdc?hl=ja

・ブックマーク機能・引用機能など
チャットツールのデメリットはメッセージが流れていってしまうこと。重要なメッセージはブックマーク機能や引用機能で残しましょう。

メッセージにカーソルをあてるとメニューが表示されます。送られてきたメッセージの場合は「編集」が「返信」に変わりますが、ほかは同様です。

「ブックマーク」を選択すると、Chatwork画面左に保存されます。

「引用」を選択すると、次に送信するメッセージに引用され、「リンク」を選択するとメッセージにリンクが挿入されます。

この機能を使うと、どのメッセージへの返信かが明確になります。

タスク機能も便利!

Chatworkで積極的に使いたいのがタスク機能です。タスクは、マイチャット、ダイレクトチャット、グループチャットのいずれからでも設定可能です。

グループチャットでのタスク設定の場合、各グループメンバーがいつまでに何をすべきかがChatworkの中で可視化されます。

タスクの設定は3通りです。

・タスクを新規に設定
画面右側の「タスク」で「+」をクリックして設定します。

・メッセージを利用して設定
メッセージにカーソルをあてて、メニューが表示されたら「タスク」を選択します。

・メッセージの一部を利用して設定
メッセージの一部を選択して右クリックすると選択肢が表示されるので、「タスクに利用」を選択します。

いずれの方法でも、画面右側の「タスク」欄で担当者と期限を設定し、「タスクを追加」をクリックします。

ダイレクトチャット、グループチャット、マイチャットのどこから設定しても、タスクは同じところで管理されます。

画面上部に、未完了のタスク数が表示されます。アイコンをクリックすると、「タスク管理」画面に、タスク一覧が表示されます。

まとめ

・業務のチャットは「グループチャット」がおすすめ
・Chatworkにはもっと便利に使える機能がいろいろ
・タスク機能で業務や役割を可視化

Chatworkはメール、電話、訪問・会議など仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットです。

・メール受信が多過ぎる文章が必要以上に長い小さな質問がしにくい
・シャドウITがなくならない情報漏洩が心配アカウント管理が面倒
・集中したいときの電話移動時間がもったいない必要のない会議

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