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テレワークについて考えてみました

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なぜコミュニケーション改革が必要か?

テレワークを進めていく上でコミュニケーションを変えることは避けて通れません。生産性を高めるためにさまざまな働き方を考慮しなければなりません。従来は同じオフィスに集まって同じ時間働くという働き方でしたが、テレワークによって自宅やサテライトオフィスなど異なる空間で働くことが増えてきます。

テレワークでコミュニケーションが減る

テレワークを実施した企業にアンケート調査したところ、心理的な課題としてもっとも多かったのが「同僚とのコミュニケーションの量が減る」でした。

テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果 アドビシステムズ株式会社

同じ空間であれば気軽に会話もできますが、テレワークではそうはいきません。ちょっとした雑談すら難しくなりおのずとコミュニケーションの頻度が減ってしまうのです。社員同士のコミュニケーション減少はいろいろな弊害が起こってしまいます。そのため同じオフィスで働いていたときとは違った工夫が必要になるのです。

コミュニケーションはツール導入で増える?

テレワークを実施した人が感じるコミュニケーションが不足するという課題。いったいどうやって解決したら良いのでしょうか。企業がテレワーカーのコミュニケーション確保のためどのような対策をとっているか総務省が調査した結果がこちらです。

平成30年版情報通信白書(総務省)

約半数の企業がビデオ会議システムを導入したと回答しました。また約4割にあたる企業がビジネスチャットツールを導入していることがわかります。

多くの企業でコミュニケーション不足という課題に対してICTツールを導入することで解決を試みていますが、果たして導入しただけで解決できるものなのでしょうか。

こちらの調査結果によると、ビデオ会議やビジネスチャットツールなどのICTツールを積極的に活用されているかが社内コミュニケーションの活性化に関係があることが分かりました。ICTツールを導入するだけではコミュニケーションが自然に増えることはありません。社員のコミュニケーション不足を解消するためには積極的にツールを活用して意図的にコミュニケーション増加を促す必要があるのです。

私たちもテレワークデイズ2019に参加してテレワークにチャレンジした際、すでにビデオ会議やビジネスチャットツールなどを導入していたにも関わらずきちんと使いこなせていませんでした。そのためオフィスで働いているときに比べてコミュニケーションが減ってしまったのです。テレワークをしているかどうかにか関わらず普段からきちんとツールを利用して慣れておくことが必要です。

コミュニケーションは意図して仕掛ける

テレワークを行う際のコミュニケーションはツールをうまく使うことが重要ですが、もうひとつ重要なポイントがあります。それは意図的にコミュニケーションが増えるような仕掛けを行うということです。

課題1:共有できる情報が減ってしまう

同じオフィスに集まって仕事をしているときは同僚がすぐそばにいるので深く意識しなくても簡単に情報共有ができます。ちょっとしたことであれば口頭で伝えることもできます。しかしテレワークでは意識的に情報共有をしなければ伝わりません。

そして仕事上必要な情報共有が行われたとしても、事務的な用件を連絡するだけになりがちです。非公式なコミュニケーション、つまり雑談も少なくなりチームメンバーのつながりや一体感もうしなわれてしまいます。事務連絡だけでなくメンバー同士の積極的な情報共有を促すには仕掛けが必要です。

 

課題2:孤独感・所属意識の低下

自宅でひとり仕事をしていると、ふと色々な不安が頭をよぎることがあります。テレワークをしているひとの約3割は孤独感を感じているというアンケート結果があります。

パーソル総合研究所「テレワークにおける不安感・孤独感に関する定量調査」

上司や同僚の顔が見えないと意思疎通ができているか不安に感じるもの。お互いの顔が見えることは孤独感の解消や相手の感情が分からない不安からの解放になります。たとえ写真だけでも相手の状況が分かったような気がしませんか?小さなことでも積極的にお互いの顔が見える機会をつくりましょう。

 

コミュニケーション不足を一気に解消することは困難です。でもひとつなにか改善を行うだけでも効果があります。なんでも一度にやろうとせず、できることから少しずつ始めていくことが重要です。何から手を付けていいかわからない、そんな時はぜひお気軽にご相談ください。

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