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電子申請義務化、中小企業も対応すべき?

政府全体で行政手続きコスト削減を促進するため、2020年4月1日に「特定の法人」は社会保険、労働保険に関する一部の手続きを電子申請で行うことが義務化されました。対象は資本金1億円以上の法人、などとなっているため、中小企業では未対応のところも多いようです。中小企業は、このまま対応する必要はないのでしょうか。

社会保険の電子申請義務化とは

2020年4月1日から、特定の法人の事業所が社会保険・労働保険に関する一部の手続を⾏う場合、必ず電子申請を行うことが義務化されています。

「特定の法人」と「一部の手続き」は以下のとおりです。

特定の法人

  • 資本⾦、出資⾦または銀⾏等保有株式取得機構に納付する拠出⾦の額が1億円を超える法人
  • 相互会社(保険業法)
  • 投資法人(投資信託及び投資法⼈に関する法律)
  • 特定目的会社(資産の流動化に関する法律)

一部の手続き

健康保険/厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届被保険者報酬月額変更届被保険者賞与支払届
労働保険継続事業(一括有期事業を含む。)を⾏う事業主が提出する以下の申告書 年度更新に関する申告書(概算保険料申告書、確定保険料申告書、一般拠出⾦申告書)増加概算保険料申告書
雇用保険被保険者資格取得届被保険者資格喪失届被保険者転勤届⾼年齢雇用継続給付支給申請育児休業給付支給申請

対象は資本金が1億円以上なので、もちろん中小企業でも該当すれば電子申請をしなければなりませんが、実質その大半が大企業となっています。しかしながら、政府関連の手続きのIT化は進んでおり、今後全法人が対象になっていく可能性もあるのです。

また、電子申請にはメリットもあるので、中小企業でも今後を見据えて今から準備すると良いのではないでしょうか。

電子申請のメリット

電子申請を始めるにはe-Govに対応した電子証明書が必要です。その手続きが面倒なため現行通りの手続きのほうが楽な印象があります。けれども、最初の手続きさえ済んでしまえば、あとは業務量の削減につなげられます。

従来の申請方法では複数の窓口を回る必要があり、時間をとられるうえに、交通費などのコストも生じました。これがオフィスや自宅でオンラインでの申請ができるようになることにより、人件費含む諸費用は軽減できるでしょう。24時間、時間や場所にとらわれずに申請できるのは大きなメリットです。

さらに、紙の書類を持ち歩くと、紛失による情報漏洩の危険性もありました。これも電子申請にすれば個人情報保護の面でのセキュリティ向上となります。

また、申請業務は厳密に提出期日が定められているため、従業員の入社日・退社日によっては提出期日までの期間が短く繁忙になり、また期日を過ぎると行政指導を受けることもありました。これも、後述するAPI対応ソフトを用いることで回避できることがあります。

電子申請を取り入れると、オフィスに出社しなくても作業可能になるのですから、テレワーク、ハイブリッドワークの推進にも役立つこと間違いありません。

電子申請手続きの方法

電子申請手続きには2つの方法があります。

e-Govからの申請

e-Govは、紙で行っている申請や届出などの行政手続をオンラインで行える総務省管轄のシステム。2022年3月現在、厚生労働省3,435件、国土交通省175件、金融庁158件、経済産業省140件もの申請がe-Govを通してできるようになっており、今後も申請できる範囲は広がる予定です。

電子申請には、サイト上で一項目ずつ入力し、添付書類をアップロードする方法と、申請に必要なデータやファイルを圧縮ファイルにまとめてアップロードする方法があります。

APIソフトからの申請

人事・労務ソフトには、外部連携APIを利用したオンライン申請が行えるものもあります。このようなソフトを使うと、ソフト上で管理している従業員データをそのまま流用して申請するだけです。

ソフトによって手続き方法は異なりますが、例としてSmartHRの場合で見ると以下の3ステップで済みます。

  1. 手続きの作成
  2. 電子申請依頼
  3. 申請の実行

APIソフトを使う場合でも事前に電子証明書の取得は必要ですが、その手続きにかかる時間は1日程度です。

e-GovとAPIソフトはどちらを使っても構いませんが、操作性のよさと、人事・労務に関する業務と一元化できることから、APIソフトからの申請のほうに軍配が上がるようです。

今まで人事・労務ソフトを導入していない企業にとって、電子申請だけのためにソフトを導入することはハードルが高いかもしれませんが、長い目で見て、ソフト導入で人事や労務に関する業務と費用をどれだけ削減できるかということと、ソフト導入にかかる費用を比較して検討してみると良いのではないでしょうか。

まとめ

・資本金1億円以上などの要件に当てはまる企業は電子申請義務化となっている
・対象企業以外でも、電子申請にすれば業務・経費の圧縮が期待できる
・電子申請はe-GovまたはAPIソフトから行う

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