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使わないと損! 無料のデジタルノートOneNoteで仕事の効率アップ

マイクロソフトの「OneNote(ワンノート)」は、無料で使えるデジタルノートです。ExcelやWordと同じくOffice アプリのひとつですが「使ったことがない」という人が意外と多いようです。このOneNoteはクラウド上のメモのようなもの。使い方次第で、仕事の効率化や情報共有に役立つ便利なアプリです。今回はOneNoteがどんなアプリなのかを紹介します。

OneNoteの目的は“情報を集める”こと

デジタルノートの名前の通り、OneNoteは文字や画像などを記録しておくアプリです。ここで、「Wordと何が違うの?」という疑問を持つ人もいるのですが、最大の特徴は自由度の高さです。

WordやExcelのように、行や列にとらわれることなく、好きな場所に自由に書き込むことができます。PowerPointの白紙のスライドに少し似ていますが、用紙サイズのような制限もないので、デジタルホワイトボードの方が近いかもしれません。

記録できるのは文字や画像だけではなく、動画、音声、Webページなどさまざまです。TODOリスト、備忘録、スクラップブックなど、どんな使い方も自由自在です。キーボード入力だけでなく、手書き文字を認識してテキスト化する機能もあるため、タブレットでメモ帳アプリとして利用するというユーザーも多いようです。もちろん、フリーハンドで書いたまま図版として扱うこともできます。

つまり、OneNoteは、さまざまな種類の情報を、手軽に一カ所にまとめて管理できる便利なアプリなのです。

情報は階層で管理する

OneNoteの情報は、「ノートブック」「セクション」「ページ」という階層で管理されます。これらの階層を使って、情報をカテゴリーごとに分類して利用していきます。

[ノートブック]
一番上の階層です。ノートブックは用途に応じていくつでも追加できます。カテゴリーごとに複数のノートを持ち歩いている状態をイメージするとわかりやすいかもしれません。

[セクション]
2番目の階層です。ノートの中でタブとして表示されます。実際のノートでカテゴリーごとに、インデックスを付けて管理するのと同じような使い方が可能です。

[ページ]
3番目の階層です。ノートブックの中にある1つ1つのページです。1つのセクションの中に複数のページを作成できます。

リアルタイムで情報共有も可能

OneNoteの内容を更新すると、リアルタイムでOneDriveにデータが保存されるので、いつでもどこでもOneDriveに保存されているノートブックの確認や修正が可能です。

また、OneNoteのノートブックは、他の人と共有することもできます。そのため、会議の参加者と共有しているOneNoteのノートブックに議事録とるようにすれば、リアルタイムで共有されるため、会議の終了後に議事録を送付する手間を省くことができます。さらにその会議の音声をノートブックに貼り付けておけば、共有しているメンバー全員がその音声を後から確認することも可能です。

その他にも、ある建築関連の企業では、フィールドワーカーが現場の写真を撮影してOneNoteに貼り、オフィスにいるエンジニアが写真を確認して手書きメモを書くといった運用を行っています。このようにOneNoteはアイデア次第で、オフィスワーク、テレワーク、あるいはプライベートでも使える便利なデジタルノートアプリなのです。

まとめ

・OneNoteは無料で使えるデジタルノートアプリ
・OneNoteの目的は情報を一カ所に集めてまとめて管理すること
・ノートブックを共有すればテレワークの仕事効率もアップできる

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