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企業が今すぐ電子帳簿保存法対応すべき理由とは!?

改正電子帳簿保存法が2022年1月に施行になり、取引データの紙による保存が廃止されましたが、周知や企業の対応が遅れたことから、2年間の猶予期間が設けられたことが大きく話題になっています。猶予ができたということで、対応を延期する企業も出てきているようですが、できるだけ早めに対応することをおすすめします。

延期ではなく「猶予」

今すぐに対応すべき理由の最重要ポイントは、改正電子帳簿保存法の施行が延期になったのではなく、猶予期間が設けられただけに過ぎないということです。

「令和4年度税制改正大綱」には、「納税地等の所轄税務署長がやむを得ない事情があると認め、かつ、求められたときには整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものを提示できるようにしている場合のみ、経過措置が適用される」旨が記載されています。

やむを得ない事情というのは、2022年1月施行時までに電磁的記録の保存に使用するためのシステムやワークフローの準備が整わないなどを指します。

改正電子帳簿保存の対応延期は、事前に所轄税務署長に届けを出す必要もなく、実質、各企業・団体の裁量に委ねられている状態ではありますが、これといった理由もなく先延ばしにしていいということにはなりません。

「整然とした形式及び明瞭な状態での出力」は、従来通りに紙の請求書、領収書等を管理していれば問題ないことですが、求められたときにはすぐに提出できるようにしておく必要があります。

明確な理由なしに改正電子帳簿保存法に対応していなくても、現時点では罰則の対象とはなりませんが、あくまでも猶予期間であることは意識しておきましょう。

業務フローの確認も重要

電子帳簿保存のためには、システムやスキャナーなどが必要なのは言うまでもありません。それと同時に大切なのは、業務フローの見直しです。

紙で受け取った領収書などはどの形式でデータ化するのか。ファイル名をどうするのか、といった細かいルール作りから、領収書等の社内での授受や承認フローをどう変える必要があるのかを検討する必要があるでしょう。

また、現在使用している会計システム等がある場合、それを使った業務フローが電子帳簿保存法の要件を満たしているのか、もし足りない部分がある場合はシステムをリプレースするのか、あるいはアップデートするのか…。

このようにチェックしていくと、準備を始めてから数カ月~1年くらいは軽く要することになります。まだ移行に進めていないなら今すぐにでも対応すべきです。

承認されないシステムのケース

電子帳票システムや自社開発等の業務システム、市販のERPパッケージなどには、電子帳簿保存法施行規則第3条第1項の保存要件を満たしていない場合もあるので注意が必要です。

作成した帳票の一部のデータをイメージデータ形式で保存しているケースもあり、保存対象となる全てのデータが保存されていないこともあります。それにより取引の訂正や削除の履歴が、電子帳票システムに残らないものもあり、次の要件が満たされないことになります。

施行規則第3条第1項第1号:
(イ) 帳簿に係る電磁的記録に係る記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること

(ロ) 帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること

また、施行規則第3条第1項第2号には以下のように記されていて、業務システムとERP、あるいは電子帳票システム間の連携がとれていないと問題が生じることがあります。

 帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと

さらに、以下の施行規則第3条第1項第3号にあるように、システムマニュアル等の準備も忘れずに行いましょう。

帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けを行うこと

対応の早道は、法に準拠したシステム導入

要件を一つひとつ確認していくと面倒なことが多く感じますが、市販の各種会計システムやソフトなら既に改正電子帳簿保存法に対応しています。これらを取り入れれば、比較的簡単に移行は進むでしょう。

改正電子帳簿保存法については、Hyper Voiceでも過去にご紹介していますのでこちらも参考にしてください。

▼何が変わるの?電子帳簿保存法改正の要件や注意点

▼電子帳簿保存法改正、よくある質問をまとめて解説!

まとめ

・電子帳簿保存法への対応は2023年12月31日まで猶予期間となった
・猶予はやむを得ない事情がある場合のみ
・フローやシステムの見直しも必要なので早めに対応を

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