これまで人事労務に関連する業務といえば、紙の書類が多く、情報管理にはExcelを使うというイメージがありました。ところが近年では、DXの一環として、総務部門や人事部門の業務にクラウドサービスを導入し、業務効率を大幅に改善する企業が増えています。そこで今回は、ネオキャリアが提供する人事労務、勤怠管理、給与計算、ワークフロー、経費管理などのHR領域をメインにバックオフィス業務を幅広くカバーするクラウドサービス「Jinjer」を紹介します。

面倒な入社処理もペーパーレス化

人事労務関連業務の中でも、特に煩雑な作業が多いのが入社処理です。雇用契約書類のやり取りや従業員の個人情報の収集、健康保険・厚生年金保険・労働保険・雇用保険などの申請も必要です。書類への記入ミスなどで、何度もやり取りが発生することも少なくありません。そのため、パートやアルバイトを含む従業員の入退社が多い企業、あるいは新年度になると大勢が一斉に入社してくる企業では、とても大きな業務負担となっています。

こうした入社処理はJinjerの得意分野の一つです。「Jinjer雇用契約」では、従業員との雇用契約もWeb上で完結するため、紙の書類のやり取りや押印といった工数を削減します。従業員はPCのほか、スマートフォンやタブレットでも書類確認や署名が可能です。

出典：雇用契約システム・クラウドツールのジンジャー雇用契約！「Jinjer雇用契約」 jinjer株式会社（https://hcm-jinjer.com/employmentcontract/）

従業員の氏名・生年月日・住所・扶養家族の情報・緊急時の連絡先・マイナンバーなどの個人情報の管理には、「Jinjer人事」を利用します。必要な情報を従業員本人がWeb上で直接入力できるため、紙の書類の情報を人事の担当者がシステムに入力するという二度手間から解放されます。入力する項目も企業ごとにカスタマイズ可能なので、回答状況も管理画面から一覧で確認可能です。

また、「Jinjer労務」からは人事労務関連手続きの電子申請（電子政府の総合窓口「e-Gov」を使って申請）ができるので、申請のために、役所の窓口で待つ必要がなくなります。

出典：人事・労務管理システムのジンジャー人事！クラウドツールで人事業務を効率化「Jinjer人事」 jinjer株式会社（https://hcm-jinjer.com/jinji/）

もちろん、人事異動や退社手続きもWebから実行できます。なお、Jinjer人事の組織管理機能からは、人事異動のシミュレーションや従業員のパフォーマンス表示、組織図の出力なども可能です。このように業務のほとんどがWeb上で完結するため、ペーパーレス化促進はもちろん、クラウド上に情報が集約されることから、人事や総務部門の担当者のテレワークを実現する企業も増えています。

出典：労務管理システムのジンジャー労務！クラウドツールでアプリにも対応！「Jinjer雇用契約」 jinjer株式会社（https://hcm-jinjer.com/roumu/）

勤怠管理や給与計算でも活躍

Jinjerを採用している企業は「Jinjer勤怠」から始めるケースが多く、さまざまな採用事例が紹介されています。勤怠管理の基本は始業や終業などの「打刻」機能です。PCからマイページにログインして打刻するのはもちろん、営業職など直行直帰が多い従業員であれば、スマートフォンで専用アプリを利用して打刻可能です。不正打刻を防止するため、打刻する際にカメラを起動する、あるいはGPS機能を使って打刻した時の位置情報を確認するといった機能もあります。

そのほかにも入り口にタブレットを設置してタッチして打刻する方式や、ICカードを設置して打刻する方式もあります。なお、最近ではテレワークを導入する企業が増えているため、Chatworkなどのビジネスチャットと連携して打刻する企業も増加中です。

このようにJinjerでは、打刻によって従業員の勤務状況を記録し、リアルタイムで自動的に集計します。労働時間の把握はもちろん、特定労働時間、法定内・法定外残業時間、深夜時間、みなし産業時間などを設定して確認することも可能です。その他にも有給休暇の管理やシフト管理、余日管理といった機能も提供されており、常に最新の労働関連法に沿って適切に従業員の勤怠を管理することができます。

また、勤怠管理とシームレスに連携するため、給与計算も非常に便利です。「Jinjer給与」では、給与計算、月変算定、給与計算のほか、Web明細機能が提供されているため、給与明細を印刷する工数も削減可能です。なお、少し変わった機能として、「Jinjer給与前払い」があります。Jinjer勤怠やJinjer給与と連携し、働いた分の報酬を事前申請することなく即日振込できるようになります。給与前払いや即日払いといった制度は、求人広告のアピールポイントとなるほか、従業員の離職率低下にもつながります。そのため導入を検討する企業は多いのですが、担当部門に業務負荷がかかることが懸念されていました。そこで、こうした専用サービスが注目されているのです。

出典：勤怠管理システムのジンジャー勤怠！クラウドツールでアプリにも対応！「Jinjer勤怠」 jinjer株式会社（https://hcm-jinjer.com/kintai/）

年末調整の手間を大幅に削減

年末調整に必要な書類は多岐に渡り、書類の配布や回収、記入ミスの差し戻しは、人事労務担当者と従業員の双方に大きな負担となっています。最近はテレワーク勤務も増えているため、郵送で書類をやり取りすることも多く、時間がかかりすぎることも問題です。

そこでJinjer人事を利用すれば、年末調整に必要な情報を従業員自身がWeb上から回答可能です。回答状況も一覧で把握可能であるほか、未回答や入力ミス、必要な電子書類の添付漏れなどがあっても、メールベースで従業員にリクエストできます。もちろん、収集した情報はそのまま「e-Tax」や「eLTAX」からオンラインでの提出も可能です。つまり、Jinjer人事を導入すれば、担当者と従業員双方の業務負担を大きく削減できるほか、ペーパーレス化も実現するのです。

まとめ

・Jinjerは入社処理に係る業務負担を大きく軽減
・柔軟な打刻に対応するJinjerは有休管理や給与計算にも対応
・年末調整の手間を軽減してペーパーレス化を実現