お悩みFAQ

テレワークの良くあるお悩みを
まとめてみました

テレワーク導入編

テレワークとは何ですか?

テレワークとは、ICT(情報通信技術)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のこと。働く場所によって3つのスタイルに分けられます。

テレワークを始めるには何が必要ですか?

テレワークは場所にとらわれない働き方。従来のオフィスではない場所で仕事をするので、まずはノートパソコンが必要です。できるだけ軽くて持ち運びしやすくバッテリ駆動時間が長いものを選定しましょう。仕事に使うアプリケーションはクラウド環境で使えるものに変える必要があります。勤怠管理ツールや文書作成、スケジュールやメールなど、業務に利用する様々なものをクラウドサービスに置き換えます。その他、テレワークを行う場所の無線LANやモバイルルーター、ビジネスチャットなどのコミュニケーションツールが最低限必要です。

テレワークにはどんなメリットがありますか?

テレワークには大きく7つのメリットがあります。
1.事業継続性の確保 (BCP)
災害発生時や感染症流行時における事業継続
2.環境負荷の軽減
通勤を減らしオフィスの省力化を行うことで、電力消費量やCO2排出量を削減する
3.生産性の向上
移動時間を減らし営業活動に多くの時間を使えるようになったり業務が効率化する
4.ワークライフバランスの実現
従業員のプライベートな時間と仕事の時間のバランスを最適化し、家族と過ごす時間や自己啓発に取り組む時間を増やす
5.優秀な社員の確保
育児や介護をする従業員が働きやすい環境を実現し離職を防ぐ
6.オフィスコスト削減
オフィススペースの節約やペーパーレスによる紙コストの削減、通勤コストの削減を実現する
7.雇用創出と労働力創造
退職した高齢者や通勤が困難な障がい者、遠方に居住しているひとなどの新規雇用を創出する

テレワーク導入には大きなコストがかかりますか?

ノートパソコンの導入や様々なクラウドサービスの契約にはもちろん費用がかかります。しかしテレワークの導入は優秀な従業員の確保や企業の生産性向上に寄与しますので、これからは必要な投資です。国や自治体ではテレワーク導入に助成金制度がありますので上手に活用てテレワークを積極的に導入しましょう。
全国テレワーク助成金まとめ(HYPER VOiCE)

テレワーク導入にあたり何から手をつけたらよいですか?

まず就業規則にテレワークに関する規程が必要です。規程を整えたら社内の運用ルールを整えましょう。テレワーク対象者や対象部門、実施場所や実施頻度、テレワークを行う社内申請や承認方法、テレワーク社員の労務管理、テレワーク中のコミュニケーションなど最低限必要なルールを決めましょう。

全社テレワーク導入は難しそう、どうしたらよいですか?

テレワークをいきなり全社に導入するのは難しいものです。まずはテレワークに積極的に取り組んでもらえそうなチームから導入を進めましょう。スモールスタートがテレワーク導入を成功させるカギになります。

テレワーク中でも会社の固定電話に対応するにはどうしたらよいですか?

従来のオフィスにある固定電話はそのままではテレワーク中に対応することができません。すぐにできるのは「Chatwork電話代行サービス」を導入することです。オペレーターが御社の代わりに電話対応し誰から電話が掛かってきたかChatworkに通知されます。さらに便利なPCのブラウザで外線電話ができるクラウド型電話システム「Dialpad」もおすすめです。クラウドPBXなのでPCやスマートフォンで会社の電話が発着信できるようになります。

テレワーク運用編

テレワークを現場に浸透させるにはどうしたらよいですか?

テレワークを浸透させるには経営層や管理職が自ら積極的にテレワークに取り組みましょう。まず上司がテレワークをしなければメンバーたちは心理的にテレワークしづらくなってしまいます。その上でメンバーたちにテレワークの必要性やメリットをきちんと説明し理解させることが重要です。

ハンコを押すために出社が必要です、何とかなりませんか?

せっかくテレワークを導入したのに紙やハンコがあるために出社せざるを得ないケースがあります。まずは社内の申請書や依頼書など、紙で行われているやりとりを見直しましょう。ワークフローシステムの導入をおすすめします。社内の稟議決裁や総務人事系の各種社内申請などの押印が必要な書類を電子化できます。弊社では高機能な「MAJOR FLOW Z (パナソニックネットソリューションズ)」を販売しています。

テレワークをしている部下がさぼってないか監視できますか?

従業員のパソコンの画面をキャプチャして上司に送信したりキーボードの入力内容をすべて記録したり、テレワーク中の従業員のパソコンの動作を監視するツールはいくつか存在しています。しかし私たちはこのようなツールの導入はおすすめしません。部下が仕事をしているかサボっているかという仕事のプロセスではなく、仕事の成果を見るべきです。またこのような監視ツールは従業員のストレスになる場合もあります。人は、会社から不信感を抱かれるより信頼されていると感じる方が仕事のパフォーマンスが上がるものです。

テレワーク時のコミュニケーションが希薄にならないよう気をつけるべきことは?

テレワークをしていると同僚とのコミュニケーションが希薄になりがちです。従来のオフィスで働いていたときとは違い、意図的に雑談がうまれるように仕向けなければコミュニケーションが減ってしまい、メンバーたちが孤独感や疎外感を感じたり会社への帰属意識が弱まるかもしれません。ビジネスチャットツールに雑談チャンネルをつくる、Web会議ツールを常時接続して話しかけやすい環境をつくる、オンライン食事会などの社内イベントを企画するなどの工夫を取り入れましょう。

請求書や納品書の発行業務をテレワーク環境でできますか?

請求書や納品書、支払明細書や領収書などの帳票はこれまで紙でで発行し郵送することがほとんどでした。紙に印刷したり封筒に入れて郵送するなどの物理的な作業をテレワークで行うのは困難です。弊社ではクラウド型Web帳票発行システム「楽楽明細」を導入することでこれらの作業を電子化し、テレワーク環境でも効率的に行うことができるようになりました。ただし、まだまだ弊社宛に来る請求書などは紙で郵送されるものも多いのが実情です。自社の効率化のためだけでなく帳票を受け取る企業のためにもこのようなWeb帳票発行システムを導入しましょう。

Web会議をスムーズに行うコツを教えてもらえますか?

必ずある程度品質のよいヘッドセットを使いましょう。私たちは「Jabra EVOLVE 65」というワイヤレスヘッドセットを使っています。少々値がはりますがノイズキャンセリングマイクなのでWeb会議の相手へのノイズを排除できます。複数人でWeb会議を行う場合、1か所に複数人が集まるのは避けましょう。複数の機器があるとハウリングを起こしたり、見えづらい・聞こえづらいなど通信品質が下がり参加者のストレスになります。