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チャットとの使い分けで注目されるグループウェア

テレワークに欠かせないコミュニケーション・情報共有ツール。その筆頭にあげられるのがチャットツールとグループウェアです。グループウェアはコミュニケーションツールとも認識されていますが、チャットツールとは何が違うのでしょうか。グループウェアの機能はどういうものなのか、チャットツールとどう使い分けるのか、ここで確認してみましょう。

グループウェアとは?

グループウェアは、会社、部署、プロジェクト内での情報を共有するツール。スケジュールや社内告知のための掲示板、アドレス帳、ファイルなど、社内での情報をサーバーまたはクラウド上で管理します。

その他、ワークフローや報告書などの業務連絡などもグループウェア上で行えます。これらの機能により、業務効率化を図ることと、従業員の情報格差をなくすことがグループウェアの目的・用途です。

所属部署やプロジェクトなどの所属メンバーのスケジュールや、記載された行動履歴からプロジェクトの進捗を確認するといったことがグループウェアでできます。

営業部員なら、同じ部署の営業部員と同じ会社に重複して営業をかけていないか、などの確認も可能です。

また、グループウェアは、テレワーク推進のためのツールとしても注目されています。出社して近くに同僚がいれば、「今から○分ミーティングできますか?」などと声をかけることもできますが、離れたところにいると相手の状況が分かりません。

そんなときにグループウェアのスケジュールを見れば、「今は急ぎの案件を抱えていないはずだ」ということもわかります。グループウェアは、いつどこにいてもグループ内の情報や状況を把握できるツールなのです。

チャットとグループウェア、どう使い分ける?

チャットツールはグループウェアの機能と重なる部分も多い印象ですが、どのように使い分ければいいのでしょうか。

チャットツールは、リアルタイムでのコミュニケーションをとるのに便利です。チャットツールには、音声・ビデオ通話機能もあり、またWeb会議ツール機能と連携しているので、文字情報で伝えきれないときはすぐに音声・ビデオに切り替えられます。

逆に、グループウェアは、時間差があるときのコミュニケーションや情報共有に有用です。

業種や企業によっては、勤務時間を定めていない場合もあります。また、勤務時間が固定の場合でも有給休暇やその他の理由ですぐに応答できないこともあるでしょう。

チャットやWeb会議でのミーティングや話し合いに参加できなかったとき、チャットでのスレッドを追いかけるのは骨が折れる作業になりますが、グループウェアなら後からまとめて情報をつかむのが簡単です。

グループウェアのひとつ、「サイボウズOffice」を例にすると、スケジュール表にその日の会議の参加者・議事録などが紐づいて管理されます。留守にしていた日や時間の状況を知りたければ、該当する日時のスケジュールから、ワンクリックで必要な情報を得られます。

出典:中小企業の“チーム力”を強化するグループウェア「サイボウズ Office」(https://office.cybozu.co.jp/

グループウェアの便利な機能

グループウェアの具体的な機能を、サイボウズOfficeで見てみましょう。

・スケジュール
個人とグループ内メンバーのスケジュールが把握できます。メンバーの空き時間もわかるので、ミーティングなどの調整もスムーズです。

スケジュール画面から、施設(会議室など)の予約、メンバーへの予定通知などができるほか、該当スケジュールに関する資料の添付、議事録記入などが可能です。

・掲示板
社内メンバーへの情報を知らせるために使います。例えば、総務や人事などの重要なお知らせや、会社の売上状況などから、社内販売の告知やランチ情報まで、掲示された情報にはコメントをつけられるので、ディスカッションも可能です。

・ワークフロー
休暇申請や経費申請など、従来紙で行っていたような申請フローをグループウェア内で完結できます。交通費申請書、備品・消耗品購入届、経費申請、住所変更届などのフォーマットがあらかじめ設定されていて、用途に応じて追加・編集して使います。

・報告書
上長への報告書作成と、上長からの承認を行います。スケジュールに登録した営業記録から報告書の作成画面が開けます。アドレス帳にある連絡先のデータを読み込むなど、必要な情報も簡単に紐づけることが可能です。

・メッセージ
グループ内限定のメール機能です。社内、部署内、プロジェクト内などの相手にのみ送るようになっているので、社外秘の情報の誤送信などのリスクが防げます。

・メール
E-mailの受送信を行います。社外への連絡はメール、社内はメッセージと使い分けることでリスクを減らせるうえ、メールボックス内の仕訳がラクになります。

・ファイル管理
フォルダーごとにファイルを管理できるため、検索が簡単。

グループウェア上で編集したファイルは履歴が残り、万が一間違って上書きしてしまった場合はワンクリックで前のバージョンに戻せます。

チャットツールはコミュニケーションに特化していますが、グループウェアにはこういったさまざまな機能が備えられています。この2つを上手く使い分けることで社内のコミュニケーションがさらに円滑に進むでしょう。

まとめ

・グループウェアは、業務効率を図り、情報格差をなくすツール
・チャットツールはリアルタイム、グループウェアは時間差でのコミュニケーションに
・グループウェアの機能は、コミュニケーション以外にもさまざま

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