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テレワークで生産性低下!の3つの原因とは?

多くの企業でテレワークの導入が進む中で、果たして各自の仕事は順調に進んでいるのでしょうか。気になるテレワーク時の生産性について株式会社パーソル総合研究所が調査を実施・発表しました。その調査結果によると「オフィスでの生産性を100%としたとき、テレワーク時の生産性は出社時と比較してどのくらいか?」との問いに対する回答の平均値は84.1%、つまり全体的に見て生産性が下がっているという傾向が見られました。

テレワークで生産性が下がっている原因は何なのでしょうか。

調査結果から見えるもの

同調査では、コロナ禍がきっかけでテレワークを始めた回答者と、以前からテレワークをしていた回答者に差が見られました。それぞれに生産性が下がったと回答した人の率は以下のとおりです。

  • コロナ禍がきっかけでテレワークを始めた人:89.4%
  • コロナ禍以前からテレワークを行っていた人:82.2%、

つまり、テレワークに馴れていない人ほど、生産性が下がっているということが分かります。

では、次にテレワークで生産性が下がる原因を探っていきましょう。

原因その1 環境の問題

総務省の「令和2年版情報通信白書」の中に、テレワークの推進についての項目があり、「テレワーク(在宅勤務に限る)を実施してみて問題があったこと」が記載されています。

問題点からいくつかピックアップしてみると、以下のようなものがあります。

  • 会社でないと閲覧・参照できない資料やデータなどがあった
  • 自宅に仕事に専念できる物理的環境(個室・間仕切りによるスペースや机・椅子など)がなく、仕事に集中できなかった
  • 自宅で仕事に専念できる状況になく(家事や育児を優先)、仕事に集中できなかった
  • セキュリティ対策に不安があった

こうして見ると、自宅で作業する際の環境面が生産性を下げる要因の一つであることがわかります。何を導入することでこの問題が解決するのかは、各家庭で異なるため、コロナ禍が収まってもテレワークを推進していくのであれば、企業は交通費がかからなくなった分を従業員のテレワーク環境整備にあてる、あるいは自宅近くのコワーキングスペースや、カラオケボックスのテレワークプランなどを利用してみるのもおすすめです。

原因その2 コミュニケーションの問題

上記、総務省の「令和2年版情報通信白書」に記載されているテレワークの問題には、以下のようなことも記載されています。

  • 同僚や上司などとの連絡・意思疎通に苦労した
  • 営業・取引先等の連絡・意思疎通に苦労した

同じオフィスで仕事をしていればお互いの状況が把握できるのですが、テレワークでは相手がいま忙しいのか余裕があるのか全く見えません。

特に、部下から上司に対しては、「いま電話してもいいだろうか?」「チャットしても大丈夫だろうか?」とためらってしまうものです。

定例ミーティングをオンラインで行って会話不足を補う、雑談タイムを設けるなどの工夫次第でこの問題は回避できそうです。

以前、当ブログでも取り上げたこちらの記事もご覧ください。

テレワークで取り入れたいコミュニケーションの工夫とは
https://hypervoice.jp/think_out_communication/

また、オンライン会議ツールやチャットツールを使い慣れていないことがネックになっているケースもあります。

馴れていない従業員にはマニュアルを配布する、普及するリーダーをチーム内で任命するなどして、徐々に使いこなせるようにするといいでしょう。

原因その3 労働時間の管理の問題

連合(日本労働組合総連合会)の「テレワークに関する調査 2020」では、テレワークでの労働時間が通常より長くなると回答した人が過半数の51.5%でした。

また、残業・休日労働をしたにもかかわらず無申告だと回答した人も65.1%いました。残業を申告しない理由は「申告しづらい」「労働時間を管理されていない」がその理由の上位2つとなっています。

テレワークへの移行に伴い、評価を労働時間ベースから実績ベースに切り替えた企業もあるかもしれません。その場合でも、従業員の労働時間数を確認できるシステムは大切です。

例えば、労働時間・作業内容を記入した日報の提出もひとつの手でしょう。とはいえ日報をつけることに時間を取られてしまうようでは本末転倒です。チャットツールやグループウェアを利用して簡単な記入で済むようにしましょう。

22時以降の業務は一切禁止する、などを決めてしまっても逆に無申告で残業をする従業員が出てくる可能性があります。従業員が抱えているタスクも日報で管理すれば、そのリスクの軽減が望めます。

管理方法は、ほかにもパソコンのログイン・ログアウトの記録、出退勤管理システム、メール・チャットでの報告などが多く用いられているので、検討してみてはいかがでしょうか。

テレワークはメリットを最大化するために

テレワークの生産性にフォーカスするとマイナス点が目立つのですが、情報通信白書の「収束後もテレワークを行いたいか」との質問には、そう思う(24.3%)どちらかといえばそう思う(38.4%)の合計62.7%の人がポジティブな回答をしています。

テレワークのメリットは、従業員にとってはワークライフバランスが向上した、育児・介護がしやすくなったなどが挙げられます。企業にとっては出張コストなどが削減になり、また、コロナ禍のように突然何かが起きてもテレワークができる準備があれば事業を止めずに済むのでBCP対策にもなります。

合わせて見逃せないのが人材確保という観点です。上記のようにテレワークを継続したいニーズが高いということは、テレワークでの就業OKと打ち出すことが人材確保の面で有利になることが予想されます。

テレワークは生産性が落ちるからNGとするのではなく、解決策を講じてテレワークでも生産性を上げる方向に考えたいものです。

まとめ

・急なテレワークへの移行で自宅の環境が整わない
・テレワークではコミュニケーションが不足しがち
・上長・人事は、従業員の労働時間を管理する

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