BLOG

テレワークやコミュニケーションについて
考えてみました

  1. HOME
  2. ブログ
  3. ペーパーレス
  4. 電子帳簿保存法改正、よくある質問をまとめて解説!

電子帳簿保存法改正、よくある質問をまとめて解説!

2022年1月、改正された電子帳簿保存法が施行されます。帳簿や書類に関連する業務負荷の軽減を目的として、対象となる帳簿や書類の電子データ(電磁的記録)での保存を認めた電子帳簿保存法ですが、1998年の施行以来、社会情勢の変化やテクノロジーの進化に伴って幾度も改正されてきました。そこで今回は、Q&A形式で「2022年版 電子帳簿保存法」のポイントについて解説します。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、それまで紙での保存が義務付けられていた帳簿や書類について、電子データによる保存を可能にし、電子取引に関する情報の保存義務などを定めた法律。大きく分けると、国税関係帳簿書類(税法上、保存が義務付けられている書類)に関するものと、電子取引に関するものの2種類があります。

【国税関係帳簿書類】

国税関係帳簿書類として電子データの保存が認められているのは次のような書類です。

国税関連帳簿総勘定元帳、仕訳帳、その他補助簿(売上帳、仕入帳、固定資産台帳など)
決算関係書類貸借対照表、損益計算書、棚卸表など
取引関係書類契約書、見積書、受発注書、納品書、請求書、領収書、預り証、預金通帳など

これらの帳簿や書類の保存方法として、「電子データ保存」と「スキャナ保存」が規定されています。電子データ保存とは、会計ソフトなどを使用して作成したデータです。自己が作成する帳簿や書類は、原則として電子データで保存します。スキャナ保存が必要なのは、相手方から受領した紙の取引関係書類です。

【電子取引】

電子取引とは、メールやクラウドサービスなどで授受される電子データの取引情報です。所得税および法人税を納税する企業や組織が電子取引を行った場合、取引データである電磁的記録を保存しておく必要があります。

今回の法改正では、国税関係帳簿書類の要件が大きく緩和される一方、電子取引データについては厳格な保存が求められるようになりました。電子取引でやり取りされる電子データは、紙に印刷して保存するのではなく、電子データとして保管することが義務付けられます。

国税関係帳簿書類の要件緩和

このような改正内容について、国税庁には多くの質問が寄せられています。それではまず、緩和される国税関係帳簿書類の要件についてQ&A形式で確認していきましょう。

Q1.帳簿や書類を電子データで保存する仕組みの導入には、申請が必要なのでしょうか。

A1
電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムを使用するのであれば、いつでも導入可能です。

これまで国税関係帳簿書類を「電子データ保存」や「スキャナ保存」する仕組みを導入するには、原則として3ヶ月前までに税務署長などへ申請し、承認を受ける必要がありました。今回この手続きが不要になります。

ただし、改正前に税務署長からの承認を受けている場合、その承認の効力は改正後にも有効です。改正前の基準に満たないシステムに切り替える場合には、承認の取りやめる手続きが必要になります。

Q2.電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムとは具体的にどのようなものなのでしょうか。

A2
簿記の正規原則(複式簿記)に従って記録されており、最低3つの要件を満たしているものであれば、電子データ保存が認められます。

これまで電子データを保存する会計システムなどの要件は詳細に規定されていましたが、今回この要件が大きく緩和されました。

また、改正前の基準を満たしているシステムについては、優良な電子帳簿に認定され、過少申告課税が5%免税されます

※参考:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

Q3.優良な電子帳簿に認定され、過少申告加算税の軽減措置を受けるにはどうすべきでしょうか。

A3
適用を受けようとする初年度の法定申告期限までに、所轄の税務署長に申請しておく必要があります。

今回の改正前に税務署長からの承認を受けており、基準を満たした会計システムを運用している場合でも、改めて申請する必要がありますので注意しましょう。なお、適用は2022年1月1日以降に申告期限がある国税からとなります。

Q4.電子データはダウンロード可能で、検索性を確保する必要があると聞いていますが、具体的なデータ形式や検索要件はどのようなものでしょうか。

A4
検索性の要件は、これまで細かい基準が定められていましたが、今回の改正から「日付」「取引金額」「取引先」のみと緩和されています。

税務調査の際、税務職員が確認可能な状態であれば、データ形式や並び順は問いません。

Q5.スキャナ保存する書類のタイムスタンプはいつまでに付与が必要なのでしょうか。

A5
タイムスタンプの付与期間は最長 2 カ月に延長されました。また、これまで発行者と受領者の両方でタイムスタンプを付与する必要がありましたが、改正後は発行者のタイムスタンプのみでも認められるようになります。

スキャナで読み取った際の署名も不要となり、電子データの修正・削除をしたことを記録できるシステムであれば、時刻認証機能を備えたクラウドサービス等での保存も可能。なお、大きな書類など一度ではスキャンできない場合には、右半分や左半分などファイルを分割して保存することもできますが、タイムスタンプはどちらのデータにも付与する必要があります。

Q6.スキャンした書類は破棄しても良いのでしょうか。

A6
折れ曲がりなどがなく、書類全体がスキャンできていることが確認できれば、原本の書類を破棄しても問題ありません。

とはいえ、原本の破棄には不安があるという声も多く、当分は原本を保存する運用を続ける企業がほとんどではないかと思います。

これまでは、不正防止を目的とした内部統制として社内規定を整備し、厳重なチェック体制と定期的な検査が必要でしたが、今回の改正でこの適正事務処理要件が廃止されました。定期検査まで保存が必要だった紙の原本は、スキャナで読み取って保存した後はすぐに破棄が可能になり、事務処理担当者も1名でも対応できるようになりました。

電子取引の電子データは厳格な保存が求められる

厳格化された電子取引についても確認していきましょう。電子取引でやり取りされる電子データは、紙に印刷して保存するのではなく、必ず電子データとして保管することが義務付けられます。電子取引データの保存要件については、改正電子帳簿保存法の第 7 条に以下のように定められています。

保存期間 7 年間あるいは 10 年間(法人税法の規定による)
保存要件 関係書類の備え付け システム概要、仕様書、操作マニュアルなど
見読性の確保 記録事項を一定の条件で指定できる検索機能
検索機能の確保 ディスプレイ画面に整然とした形式で表示できるなど
保存上の措置 下記のいずれかの措置を行うこと
・タイムスタンプが付与された電子データを保存すること
・取引情報の授受後、約2か月以内にタイムスタンプを付与し、データ保存担当者等を確認できること
・訂正、削除を行った事実・内容を確認すうことができるシステム(又は訂正・削除ができない)はその電子データを保存すること
・正削除防止に関する事務処理規程を整備し、備え付けし備え付けしておくこと

出典:個人情報保護委員会「個人情報保護法令和2年改正及び令和3年改正案について」

なお、電子取引データの不正行為には厳格な罰則が設けられています。電子取引のデータを改ざん・隠ぺいして不正申告をした場合、通常の課税である35%の額に、さらに10%が加重されます。

電子取引についても、よくある質問を交えながら確認していきましょう。

Q7.メールで取引状況をやり取りした場合、どのように保存したら良いのでしょうか。

A7
メールの本文に取引情報が記載されている場合には、メールそのものが保存対象です。取引情報のファイルが添付されている場合には、そのファイルが保存対象となります。

改正前は該当データをプリントアウトしたものを保存することも認められていましたが、今回の改正後は電子データで保存しておく必要があります。

また、受領した取引情報に発行者のタイムスタンプが付与されていない場合には、受領者がタイムスタンプを付与して適切に管理する必要があります。

Q8.クラウドサービスや、モバイルアプリの決済も電子取引でしょうか。

A8
どちらも電子取引にあたるため、利用明細や決済情報などを適切に保存する必要があります。

Q9.従業員が経費を立て替え、その支払い先から領収書を電子データで受け取った場合にはどのように対応すべきでしょうか。

A9
原則的には立て替えであっても、会社の業務で行われた電子取引です。従業員が受け取った電子データを企業が集約して保存・管理する必要があります。

とは言っても、立て替え払いは取引情報を紙にプリントアウトするという業務処理が定着してしまっている企業も多く、一定期間は従業員のパソコンやスマートフォンなどに保存しておきつつ、会社でも日付、金額、取引先が検索できる状態で保存することも認められています。ただし、税務職員の求めに応じて取引情報の電子データを提出できる体制を整えておく必要があります。

Q10.課税期間の途中に法改正があるのですが、2022年1月1日以降の電子取引は改正後の要件で保存しなければならないのでしょうか。

A10
課税期間の途中であっても、2022年1月1日以降の電子取引は改正後の要件で保存しなければなりません。また、2021年12月31日以前の電子取引については、改正前の要件で保存する必要があります。

Q11.2022年1月1日以降、電子取引データの一部を保存せず、書面で保存していた場合は、経費として認められず、青色申告の承認も取り消されてしまうのでしょうか。

A11
その電子取引が正しく記帳され、適切に申告されているのであれば、書面のみの情報であっても、経費としての支出が認めらなくなる、あるいは青色申告の承認が取り消されてしまうということはありません。ただ、電子取引の情報は電子データとして保存されていることが原則ですので、特段の事由がない限りは適切に電子データを保存しておく必要があります。

法改正に素早く確実に対応するならクラウド会計システムを利用しよう

社会の変化やテクノロジーの進化に伴って、帳簿や書類に関係した業務にも大きな変化が起きています。紙の帳簿や書類はますます少なくなり、スキャナ保存の対象となる書類も減っていくことでしょう。前述の通り、電子帳簿保存法は過去に幾度も改正されています。業務負荷の軽減や環境に配慮したペーパーレス化を目的に、おそらく今後も改正されていくことになるのではないでしょうか。

このような法規制の変化に対する迅速・確実な対応に有効なのは、やはりクラウド会計システムです。今回の法改正に際して多くの質問が寄せられていますが、今回はもちろん、今後もなるべく混乱なく改正に対応したいものです。

初期投資を最小限に抑えられるという魅力もあるクラウド会計システムで、さまざまな変化に対応できる体制を目指しましょう。

まとめ

・2022年1月、改正された電子帳簿保存法が施行となる
・国税関係帳簿書類の要件が大きく緩和される一方、電子取引についてはルールが厳格化
・法改正に素早く確実に対応するならクラウド会計システムが有利

関連記事