業務アプリケーション、クラウドサービス、セキュリティツールなど、企業のIT環境は年々広がっています。その一方でITコストの増加に悩む企業も多く、内訳や構造を正確に把握できていないという課題を抱えています。いわゆる「ITコストのブラックボックス化」です。

本記事では、この問題がなぜ起きるのかを整理し、そのリスクを解説します。あわせて、ITコストを可視化するための基本的なアプローチを紹介します。

なぜITコストはブラックボックス化するのか

「社内で契約しているSaaSがいくつあるのか正確に分からない」「使われていないライセンスが残っている」「誰がどのサービスを利用しているのか把握できていない」こうした状況は、多くの企業で当たり前のように起きています。これがITコストのブラックボックス化です。

ブラックボックス化の大きな要因のひとつは、クラウドサービスやSaaSの普及です。企業のIT環境は、この数年で大きく変化しました。かつてはサーバーや業務ソフトウェアを一括導入し、情報システム部門が中心となって管理する形が一般的でした。しかし現在は、クラウドサービスやSaaSの普及によってIT環境が分散化しています。

SaaSは導入のハードルが低く、比較的簡単に契約できるのが特長です。営業部門ではCRM、マーケティング部門ではマーケティングツール、人事部門では人事管理システムなど業務ごとにさまざまなサービスが利用されるようになっています。企業によっては情報システム部門を経由せずに部門単位で導入するケースもあり、結果として「全体でどれだけのサービスを契約しているのか、誰も把握していない」という管理上の課題を抱えることになります。

契約するサービスの増加は、ライセンス管理の複雑化にもつながります。「退職した社員のアカウントが残っている」「部署異動後もライセンスが割り当てられたままになっている」「試験導入したツールがそのまま契約更新されている」などの課題は、どの企業にとっても他人事ではありません。

多くのSaaSは、月ごとあるいは年ごとに料金を支払うサブスクリプションモデルで提供されています。一つ一つのコストが安価であるため、見直す機会が少ないこともこの問題に拍車をかけています。当然ですが、利用者(アカウント)が増え続ければ、気付かないうちにコストがどんどん積み上がっていきます。

金額ではなく「ITコストの構造」が問題になる

ITコストの話になると、多くの場合「無駄なコストの削減」に論点が集中します。もちろん、使われていないライセンスを整理することはコストだけでなくセキュリティ面でも重要です。しかし、ITコストのブラックボックス化は、単に「ITにどれくらいお金がかかっているかわからない」という話ではありません。コスト構造を正確に把握できず、誰も「適正なコスト」を判断できないことこそがこの問題の本質です。ITが企業活動を支える重要なインフラであることを考えると、この状態は決して望ましいものではありません。

たとえば、次のような問いに対し、すぐに答えられるでしょうか。

社内全体で利用しているSaaSは全部でいくつあるか
部門ごとのITコストはどれくらいか
事業に直接関わるIT投資と、間接業務のIT投資の割合はどうなっているのか
同じ用途のツールが複数導入されていないか

これらは経営視点では当たり前の問いです。しかし、ITコストの構造が見えていなければ答えを導き出せません。つまり、ITコストがブラックボックス化してしまうと、IT投資の判断が困難になってしまうのです。

ITコストを可視化するにはどうすればいいのか

ITコストのブラックボックスを解消するには、全体のITコストを可視化する必要があります。その最初のステップは「IT資産の棚卸し」です。

具体的には、社内のすべての部門において、次のような情報を整理します。

利用しているSaaSやソフトウェアの一覧
契約ライセンス数と実際の利用者数
部門ごとのIT利用状況
年間ITコストの内訳

こうした情報を定期的に整理することで、全体像を把握することができます。最近では、契約状況や利用状況を一元管理するSaaSも増えています。SaaSの乱立をSaaSで管理するというのは何とも皮肉な話ですが、適切なサービス契約とライセンスの管理は、コストの適正化だけでなく、セキュリティの視点でも重要です。また、IT資産管理の精度向上にもつながります。

ただし、こうした取り組みにも注意が必要です。多くの企業では、ITの導入や運用は情報システム部門の役割とされています。そのため、IT資産の棚卸しも、情報システム部門が中心になることが多いでしょう。しかし、ITは企業活動を支えるインフラであり、そのコスト構造は経営レベルで共有されるべきです。情報システム部門だけがITコストの詳細を把握しているという状況は、決して好ましいものではありません。経営部門、事業部門、情シスが同じ視点でIT環境を理解できる状態をつくることが、ITガバナンスの強化につながります。

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まとめ

SaaSの普及によってIT環境は分散化し、ITコストのブラックボックス化が発生している
「金額がわからない」ことよりも「コスト構造が把握できない」ことの方が問題
IT資産を棚卸しして、ITガバナンスを強化することが重要