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チャットワークで経費精算を管理する

従来、経費精算は伝票や領収証を経理に渡して、経理担当が帳票やシステムに入力して管理するものでした。しかし、この方法は経理担当の負荷が大きいばかりか、テレワーク推進の障壁ともなりかねません。クラウド型の会計ソフトを導入して、さらにChatworkと連携すると、経理担当の業務は軽減されることが期待できます。ここでは、会計ソフトの1つ、Money ForwardクラウドとChatworkの連携について見てみましょう。

会計・人事労務を管理するMoney Forward クラウド

経理担当者の業務量を減らし、紙の書類の受渡しを避けるために、クラウド型の会計ソフトの導入は欠かせないものになってきています。

Money Forward クラウドには、次の6つのサービスがあります。

  • クラウド会計・確定申告
  • クラウド請求書
  • クラウド経費
  • クラウド給与
  • クラウド勤怠
  • クラウドマイナンバー

複数入れれば機能が豊富になり、連携もできて便利ですが、1種類だけの導入も可能です。

ほかに使っているアプリがあれば、必要な機能だけ契約すればいいでしょう。

このうち、経費精算を担うのが「Money Forword クラウド経費」です。

従業員は、スマートフォンアプリで経費を入力できます。レシートは撮影するだけ、クレジットカードを登録すれば明細を自動で取得、交通系ICカードはスマートフォンで読み取るだけの簡単な作業で済みます。

経理担当は、仕訳データの自動登録や、申請チェックなどの機能により、作業の削減が望めるのです。

また、従業員の物品購入などをキャッシュレスで行っている場合は、経理から従業員への送金をキャッシュレスで行うことも可能になっています。

経費の精算を銀行振り込みで行っている場合、少額でも振り込み手数料がかさんでしまうこともありますが、この方法をとれば経費軽減につなげることもできそうです。

Chatworkと連携するメリットは?

Money Forward クラウドを使うだけでも、経理担当・従業員の双方の経費精算にかかる時間は削減できますが、業務は経費精算だけではないため、Money Forward クラウドで申請やその承認があったかどうかを何度もチェックするのは楽なことではありません。

また、Money Forward クラウドを開いたタイミングでまとめて承認作業等を行うのも、数によっては大変なことになります。

そこで、おすすめしたいのがChatworkとの連携。

Chatworkと連携をすると以下のことがあるとチャット画面に通知が送られるようになります。

  • ある申請の承認者に設定されたとき
  • 自分の申請が承認されたとき
  • 申請にコメントがついたとき

Chatworkに通知が届いたら、メッセージをクリックするとMoney Forwardクラウド経費アプリ上の該当申請画面に遷移します。

この連携機能を使うと、通知が届いたタイミングでアプリを確認すればよく、何度もアプリをチェックする必要はなくなります。

もし、メールやチャットで別途、申請・確認依頼を行っているなら、その作業が不要になります。

連携方法

Money Forward クラウド経費とChatworkの設定は、それぞれの管理者権限が必要なため、管理者が行います。

連携は、APIトークンを取得してMoney Forward クラウドの設定画面に入力する方法と、ChatworkユーザーのCSVを取得して一括で登録する方法があります。

APIトークンを取得する方法

  1. Chatwork画面右上のユーザー名→[サービス連携]をクリックします。

2.[サービス連携]画面が表示されたら、左のメニューから[API Token]を選択して、[コピー]ボタンをクリックします。

※[再発行]ボタンをクリックすると、その前にコピーしたAPIトークンは無効になり、新しいものが発行されます。

CSVで一括登録する方法と、Money Forward側の設定は、こちらをご参照ください。
https://support.biz.moneyforward.com/expense/news/new-feature/chat_notification.html

管理者が設定した後、Money Forward クラウドの各メンバーの設定画面に[Chatwork通知設定]が表示されます。通知を受け取りたくないときなどは、設定を変更することができます。

まとめ

・経費申請などを見落とさないようにChatworkとの連携が便利
・Money Forward クラウドとChatworkの連携

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