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経費精算のクラウド活用

従業員の交通費や交際費、物品購入などの経費精算。従来の方法だと、領収書や出金伝票、社内での精算用書類など大量の紙が必要になり、また経費精算の締め日は経理担当の負荷が高くなる傾向がありました。これをクラウドの精算システムを使うことで、紙の量や経理担当の業務量が削減できます。経費精算システムは、テレワーク推進でも有用ですが、ここでは特にペーパーレスを中心に、経費精算システムを確認してみましょう。

従来の経費精算でよくある問題点

オフィス業務のデジタル化により、経理システムを導入する企業は増えています。しかし社内の経費精算については、多くの企業が手書きの申請書やExcelを利用しているのが実状です。

紙ベースでの経費精算では、社内規定の書式などに経費を記入し、領収書やレシートを添付して経理担当に提出するのが一般的です。

外出が多い営業や、事務用品など細かい物品購入が多い事務担当、総務担当などの場合、出金伝票、領収書などの大量の紙がたまることになります。

これを全部ファイリングするのは時間のかかる作業であり、さらに領収書は7年間保管しなければならないと法人税法で決められているため、収納スペースの確保も大変です。

それに加えて紙やExcelベースでの経費精算だと、経理担当が経理システムに入力しなおしたり、従業員の入力に誤りがないかを確認したりといった業務で、毎月の精算のたびに大きな負荷がかかります。

例えば交通費の精算の場合は、金額が正しく記入・入力されているか、あるいは定期券でカバーされている区間との二重計上が行われていないかなどの確認作業が生じます。

従業員側も、営業職などでは毎日のように外出することもあり、移動区間の料金をメモ・入力といった手間が生じて、その作業にかかる時間も積み重なると残業時間を増やしかねません。

請求書や領収書をデータ化して保存

経費精算にかかる紙と作業の量を減らすための解決策の一つが経費精算システムです。

法人税法では、帳簿と領収証を確定申告書の提出期限から7年間保存することが決められていますが、2005年に施行されたE-文書法(電子帳簿保存法)により、定期監査後に原本は処分し、スキャニングした電子データでの保管が認められるようになりました。

以下のような方法で経費精算を行った場合は、データで保存しておけば紙の出力が不要となっています。

  • 電子メールやチャットなどを通して請求書や領収書等のデータ(PDFなど)を授受
  • 請求書や領収書等のデータ(PDFなど)をダウンロード、またはHPに表示される請求書や領収書などのハードコピー(画面キャプチャ)
  • クラウドサービスを通して電子請求書や電子領収書を取得
  • クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データなどをクラウドサービスから取得
  • 特定の取引に係るEDI(電子データ交換)システムを利用
  • ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
  • 請求書や領収書等のデータをDVDなどの記録メディアで受領

つまり、経費精算システム+ICカード・クレジットカードを利用すれば、紙の書類は不要になります。

クラウド型の経費精算システム

経費精算システムでは、どのように従業員が支払いと経費申請を行い、経理担当が処理するのか、代表的なサービスにひとつ「楽楽精算」を例に見ていきましょう。

経費精算システムは、PCのほか、スマホ(iPhone、Android)用のアプリでも利用できます。

  1. 交通費精算
    ICカードをスマホにかざすだけで、利用した経路・運賃を読み込みます。交通定期券を利用している場合は、その区間を自動で控除します。
  2. 経費精算
    OCRによる領収書読み取り機能付きなので、専用アプリを用いて領収書・レシートを撮影すると、領収書に記載されている金額や内訳、取引先、受領日が自動でデータ化されます。
  3. キャッシュレス決済
    クレジットカード、プリペイドカードの利用明細を自動で取り込みます。個人のカードを使っている場合は、プライベート利用分を除外するなど公私利用分を分離することも可能です。
  4. 仕訳
    申請する項目に、勘定科目と税区分が紐付けられているため、仕訳が自動で行われます。会計システムなどに取り込む場合は、CSVデータを取得します。
  5. 承認フロー
    ○○円以下の経費承認は課長決裁、○○円以上の承認は課長→部長決裁などの社内フローをシステム上でも設定できます。

このように、キャッシュレス決済の場合なら自動またはわずかな手間で経費を登録できて、申請もスマホまたはPCからどこにいても簡単に行えます。承認フローも、紙ベースで行っていたときと同様に運用できます。

また、楽楽精算は電子帳簿保存法の基準も満たしているので、紙の領収書を受領・保管する必要もありません。

業務効率化とペーパーレスの両面で経費精算システムは有効な手段となります。ぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

・経費精算のペーパーレス化・業務削減には経費精算システムがおすすめ
・領収書・請求書などはデータ化して保管
・経費精算システムでもアナログ作業での精算と同じフローで

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