テレワークのお悩み解決法

テレワークのお悩みを解決!テレワーク導入時期に合わせた適切な解決方法とは?

「テレワークを始めてみたいけど、何から始めたらいいかわからない」
「テレワークを始めてみたものの、上手くいっていない」
こういったお悩みを抱えている方がとても多くいます。

私たちは約3年前からテレワークを研究し実践してきました。
そこで得たノウハウを、お悩みを抱えている皆様に向けて惜しみなく提供していきたいと思っています。

テレワークを始めるコツは「小さく」

テレワークを始めるにあたって、会社全体で取り組まないといけないと思っていませんか? もちろん最初から会社全体で取り組めればベストですが、そう考えている方は自然とテレワーク導入のハードルを自分で上げてしまっています。

まずは「小さく」始めましょう。最初に3つのポイントを紹介します。

ポイント①

自分(自分の部署)だけ試してみる。

実践してみることは非常に大事です。1人でも試してみることで、テレワークした時の課題を実感でき、自社の変えなくてはいけないポイントが明確になります。

ポイント②

無料のツールを使ってみる。

テレワークに必要となるツールはお試し版など無料で提供されているものが多々あります。特にチャットツールやWeb会議ツールは様々なものを試すことができるのでオススメです。

ポイント➂

手の付けやすいところから始めてみる。

会社の仕組みを変えるのは大変な労力になります。チャットを使った連絡手段の多様化や、紙で保存している書類をデータで保存するペーパーストックレスなどは手軽に始められます。

こういった内容を理解し意識することで、テレワーク導入の心理的ハードルは、ぐっと下がります。

テレワークを加速させる様々なアップデート方法

小さくでもテレワークを始めることができたら、少しづつアップデートを始めていきましょう。

テレワーク導入の初期段階に向いている6つのアップデート項目をご紹介します。

ハードウェアを入れ替えよう

デスクトップPCを利用している場合、持ち運び可能なノートPCへ入れ替えていきましょう。社外でも同じPCを使えるようになると作業効率も高まります。

ビジネスチャットツールを導入しよう

無料のチャットツールではセキュリティ面に不安が残ります。ビジネス版のチャットツールにアップデートすることで、その不安を解決しより利便性が高まります。

有料版WEB会議ツールを導入しよう

無料のWEB会議ツールでは利用時間の制限や、利用人数が制限される場合があります。チャットツールと一体化しているものもあり、合わせて検討することをオススメします。

情報共有の仕組みを作ろう

テレワーク時に抱えた悩みは人それぞれです。ミーティングを行ったり、掲示板に書き込んだり、グループでチャットを行ったりしながら、情報を共有し自社に必要なアップデート項目を明確にしましょう。

紙やハンコ業務を見直そう

紙やハンコは出社を求められてしまう厄介な部分です。紙の保管を電子化したり、社内文書をデータでやり取りするよう心掛け、ハンコは電子印鑑へ切り替えていきましょう。

電話の壁を越えよう

会社宛ての電話は個人の携帯電話だけでは対応ができません。クラウド型電話サービスを活用することでテレワーク時にも電話対応が可能になります。これが難しい場合は電話を受ける業務は丸々代行会社に委託してしまいましょう。

テレワークが上手くいっていないと感じたら、意識を見直そう

最初に考えることは「テレワークすることが目的になっていないか」です。 テレワークはあくまで手段であり、目的は社員のエンゲージメントの向上です。 ここを間違えると社員はテレワークすることが苦痛と感じたり、テレワークが面倒になり折角用意した環境が無駄になってしまいます。

ここで必要になってくる3つのポイントをご紹介します。

ポイント①

コミュニケーション

社員の声を聴くことがとても重要になります。テレワークを押し付けるのではなく、コミュニケーションの時間を意図的に作り、テレワークを自社にあった最適な形にアップデートしていきましょう。

ポイント②

風土

会社としてテレワークに対する考え方を明示することも必要です。「なぜテレワークなのか」「テレワークによって自社をどうしたいのか」こういった内容を見える化し社員の理解を得るように努めましょう。

ポイント➂

心理的安全性

社員の不安を取り除いてあげなくてはいけません。テレワークを導入すると社員同士の関係が希薄になりやすいので、ミーティングやイベントなどを活用し良好な関係構築を意識しましょう。

まとめ

・テレワーク初期は小さく始めて心理的ハードルを下げる
・テレワーク中期は様々なツールや業務の見直しを行いアップデートする
・テレワーク後期はコミュニケーションや風土などの「意識」を改める

お悩みが解決しないときは、窓口で対応します!

テレワークは奥が深くやればやるほど、さらにやることが見えてきます。 私たちもテレワークを活用していくにあたってはいくつもの壁にぶつかってきました。そんな時、気軽に相談できる相手がいればとても助かったと思います。 私たちはテレワークに関するお悩みを抱える皆さまに、少しでも助けになればと思い、テレワーク相談窓口を開設しました。

「テレワークを会社が受け入れてくれない」
「テレワークをやれと言われたがなんだか不安」

こういったお悩みでも気軽にご相談ください。私たちが1つ1つできる限り丁寧に対応させていただきます。 お金はいただきません。皆さまの手助けになれば幸いです。

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