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Microsoft Teamsの「メンション」を活用する!

チャットのメリットの一つは即時性ですが、Teamsでメッセージを受信していたのに気づかなかった、メッセージを送ったのに相手がなかなか気づかない、ということはないでしょうか。
こういったトラブルを防ぐのが「メンション」。相手にメッセージの受信を通知する機能です。急ぎのメッセージを見落とすことがないように、メンションを使いこなしましょう。

そもそもメンションとは?

mentionという英単語の元々の意味には、「言及、名前を挙げること」がありますが、ここでいうメンションとはチャットツール・SNSで「@ユーザー名」をメッセージに挿入すると特定の相手にメッセージの受信通知がいく仕組みのことです。
チャットツールでは、Teamsのほか、LINEのグループ、Slackにも同様の機能があります。

メンションの基本操作

Teamsの場合、メッセージ入力欄に@を入力すると、宛先候補が表示されるので、通知したい相手を選択します。

@マークは表示されず、選択した相手の登録名のみが表示されます。
失礼に感じるかもしれませんが、スピード感重視のフラットなコミュニケーションのために気にしないで運用しましょう。
なお、メンションはメッセージのどの位置に入れても同様に通知が送られます

例:
@○○ 昨日のミーティング、ありがとうございました。
→○○さん宛に通知が届きます。

知っておくと便利な機能

複数の相手にメンションを付ける

複数の相手にメンションを付ける数名の相手にメッセージを届けたいときは、「@ユーザー名」を繰り返し入力します。

例:
@○○@□□@△△ 昨日のミーティングの議事録を共有します。
→○○さん、□□さん、△△さん宛に通知が届きます。

チーム/チャネル宛のメンションの付け方

Teamsでは、個人宛のほか、チームのメンバー全員、チャネルをお気に入りにしているメンバー全員にメンションを付けることもできます。
チームメンバー全員にメンションを付ける場合は@teamと入力すると、グループの候補が表示されます。

チーム名をクリックすると、メッセージ欄にメンションを付けるグループ名が入力されます。
@channelと入力すると、そのチャネルをお気に入りに登録しているメンバー全員にメンションができます。

メンションの通知を受け取るには

メンション付きのメッセージが送信されると、相手には通知が届きます。
Teams画面、左上の[最新情報]に通知件数が表示されます。

個人宛メンションは、メッセージの右肩にマーク、グループ/チャネル宛メンションは マークが表示されます。

受信側では、この通知の設定を確認しておきましょう。
画面右上の自分のアカウントアイコンをクリックして、[ 設定]を選択します。

設定]画面が表示されたら、左の[ 通知]を選択して画面を切り替えます

[チームとチャネル]で以下を設定します。
・表示されているすべてのチャネルについての通知を受け取りたい場合は、[すべてのアクティビティ]を選択します。
・自分宛、該当チーム/チャネル宛のメンションが付いている場合と、自分のメッセージへの返信のみ通知を受信したい場合は[メンションと返信]にチェックします。

通知を細かく設定したい場合は、[カスタム]をクリックします。
[カスタム]画面が表示されます。

[個人のメンション][チームのメンション]などそれぞれで、どこに通知を表示させるかを設定します。
・Teams画面のみに通知を表示させたいときは、[フィードにのみ表示]を選択します。
・ポップアップ画面とTeams画面に表示させたいときは、[バナーとフィード]を選択します。
バナーは、Windowsの場合はデスクトップの右下に、Macの場合は右上に表示されます。また、タスクバーにも通知されます。

不在時(Teamsを使用していないとき)は、メールで通知を受け取ることもできます。
[設定]画面の[メール]で、メール通知を受け取るタイミングを設定します。

まとめ

・メンションはチャットの受信を知らせる機能
・メンションは個人宛またはグループ/チャネル宛に付けられる
・受信側では、メンションの通知を受け取る設定をする

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