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チャットサービスの紹介 オールインワンのコラボレーションツール「Microsoft Teams」

Microsoft Teamsは、ビジネスチャットのツールとしては後発ですが、Microsoft 365(旧Office 365)製品の一部ということもあり、世界中で急速にユーザー数を増やしています。Teamsはとても多機能で、コミュニケーション機能はもちろん、ファイル共有や共同編集などの機能も備えたオールインワンのツールです。

コラボレーションワークのハブになるツール

Teamsは、どこにいてもチームメンバーとつながり、一緒に作業できるコラボレーションツールです。「どこにいてもつながる」というコンセプトは、テレワークに最適です。自宅や外出先でも、オフィスと同じTeamsの画面でコラボレーションワークができます。モバイルアプリを使えば、スマートフォンで更新の通知を受けとることもできます。

メールアドレスさえあれば社外のメンバーも招待できるため、組織の壁を越えたコラボレーションも簡単に実現できます。プロジェクトごとにチームを作成してメンバーを招待すれば、他のプロジェクトの情報が錯綜したり、関係者以外に情報が知られたりする心配もありません。

メインのコミュニケーション手段はチャットですが、オンライン会議が必要な場合もTeamsだけで開催可能です。マウスクリックで簡単に会議が開催できるので、テレワークでは電話の代わりにオンライン会議を利用する人も増えています。

ファイル共有機能は変更履歴も管理できる

コラボレーションワークでは、ファイル共有が簡単にできることも重要です。Teamsはチャット画面にドラッグ&ドロップするだけで、簡単にファイルを共有が可能です。

共有されたファイルはクラウド上にアップロードされて管理されています。実はTeamsで共有されたファイル管理しているのは、SharePointというMicrosoft 365の高機能なクラウドサービスです。そのため、うっかり間違えて削除してしまったファイルの復活や、閲覧権限や編集権限を管理することができます。また、共有ファイルの変更履歴(いつ、だれが、どこを更新したかの情報)も管理しているので、過去のバージョンに戻すといった高度なファイル操作も可能です。

チャットしながらチームメンバーと共同編集

Teamsの最大の特徴は、チームメンバーとファイルを共同編集できる機能です。Excel、Word、PowerPointなどのファイルをクリックすると、Teamsの画面内でそれぞれのファイル形式に適したアプリの画面で開くので、複数のメンバーで同時に編集することができます。

チャット画面を同時に開きながら共同編集することもできるので、離れた場所にいるメンバーであっても、チャットで話し合いながら一緒に資料作成作業を進められます。また、オンライン会議をしながらも共同編集できるので、会議しながら同時に議事録を書くといった使い方も可能です。会議の最後に作成した議事録を全員で確認すれば、記載ミスや漏れを防ぐことにもつながります。

無償版アプリも提供されている

TeamsはMicrosoft 365製品の一部ですが、無償で利用できるアプリ(一部機能制限あり)も公開されています。また、新型コロナウィルス感染拡大によるテレワーク需要の拡大を受け、日本企業向けプランとして、TeamsとクラウドストレージのOneDrive for Business(1TB)を月額399円で利用できる「リモートワーク スターター プラン」の提供も開始されていますので、より多機能な有償版のTeamsアプリも手軽に利用できるようになっています。

まとめ

・Teamsはコラボレーションワークのハブとなるツール
・チャットだけでなく、オンライン会議もTeamsだけで実現できる
・変更履歴管理など高性能なファイル管理を実現
・チャットしながらファイルの共同編集が可能

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