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マイナンバーの管理もSmartHRで!

マイナンバーの取扱いや管理は厳密に方法が定められています。そのため、テレワークだからといって社外に持ち出すことは難しいですし、誰もいないオフィスに重要書類を置きっ放しにするのも不安です。デジタル保管にするにも、セキュリティなどの心配があり、悩ましいと感じている方も多いのではないでしょうか。それを解決する手段の一つが、人事管理ツールです。

マイナンバーの保管方法

マイナンバー(個人番号)は、社会保障および税に関する手続書類の作成など必要があるときに限って、従業員や外注先に提供を求めることができます。具体的には、源泉徴収票、支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届です。

また、提供してもらったマイナンバーは、保管期間や保管方法、廃棄の方法が定められています。

保管期間
マイナンバーは必要がある期間は保管し、不要になったら廃棄するというのが基本です。以下の場合、保管が可能になります。

  • 雇用関係にある場合は、従業員等の個人番号を給与の源泉徴収義務、健康保険・年金保険届け出事務のために翌年以降も継続的に保管できます。
  • 従業員等が休職中には、復職が未定でも保管できます。
  • 土地の賃貸契約等の継続的な契約関係にある場合も、支払調書の作成事務に必要なために保管できます。

また逆に、申告などが終わると所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものもあるので、注意が必要です。

扶養控除等申告書や退職所得の受給に関する申告書などについては、7年間の保存義務が定められています。申告書の提出期限である、翌年1月10日の翌日から7年間を過ぎるまで保管しなければなりません。これは退職者に関しても同様です。

保管方法
紙でマイナンバーを管理する場合は、施錠できるキャビネットなどに入れて保管する必要があります。また、作業者以外に見えないように壁や間仕切りなどを設置したり、座席の位置を調整したりといった工夫が推奨されています。

さらに、マイナンバーを取り扱う担当者は、可能な限り限定することが好ましく、デジタルデータで運用・保管する場合は、外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアなどを遮断できるよう、ウイルス対策ソフトウェアなどを利用します。

廃棄方法
手続きや申請に必要がなくなった、または所管法令で定められた保存期間が経過したマイナンバーはできるだけ速やかに廃棄・削除しなくてはなりません。

廃棄方法は決まっていませんが、廃棄・削除したことを記録し、その記録を保存する必要があります。廃棄などを業者に依頼した場合は、廃棄した旨を記載した証明書などで必ず確認しましょう。

テレワーク下での保管方法

まず、マイナンバーのオフィス外での保管自体は問題ありません。

「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」には「特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(取扱区域)について、事務取扱担当者等以外の者が特定個人情報等を容易に閲覧等できないよう留意する必要がある」と記載されています。

この措置を講じてさえすれば、自宅などでの取り扱いも可能になるのです。

ただし、PCや通信環境に十分なセキュリティ措置が必要なこと、電子媒体を持ち運ぶ際には紛失・盗難防止策を講じる必要なことは言うまでもないでしょう。

そうなると、紙での運用の場合、自宅に施錠できるキャビネットを別途設けるのは困難ですし、会社での往復に持ち歩くのも不安です。そのため必然的に、デジタルの運用をすべき、ということになります。ExcelやPDFなどでも管理できないことはありませんが、PC上にあるデータをゴミ箱に入れただけでは完全にデータが廃棄できないことは、周知のとおりです。

そこまで考えると、デジタルで取り扱うなら、何らかのシステムを利用したほうがいいという結論に達するのではないでしょうか。

SmartHRのマイナンバー管理機能

「SmartHR」は、年末調整やWeb給与明細、その他労務手続きに利用できるクラウド人事労務ソフトです。

SmartHRにはマイナンバー管理機能が備わっており、従業員に直接入力してもらう・管理者が入力する・招待して従業員に入力してもらう、という3通りでマイナンバーを登録できます。つまり、管理者・従業員ともにオフィスにいなくても登録可能だということです。

登録したマイナンバーは暗号化されるため、万が一PCの紛失・盗難などでデータが流失しても、マイナンバーそのものは他者に悪用される心配がありません。さらに、誰かがマイナンバーを閲覧・削除などを行った際には、その履歴が「監査ログ」として自動保存されます。

マイナンバーが不要になって削除した、という記録も残るため、規定違反となることはありません。

このように、SmartHRなどの人事管理ツールを活用すると、マイナンバー管理をペーパーレスで、安全に実施することが可能になります。働き方の多様化が進む今、このようなツールを積極的に活用していく必要があるのかも知れません。

まとめ

・テレワークでのマイナンバー管理を考える
・テレワークでは、紙でのマイナンバーの管理は難しい
・SmartHRなど、マイナンバー管理機能のある人事管理ツール導入も視野に

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