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テレワーク導入時にやってはいけない8つのこと

1.テレワークのルールやガイドラインをつくらない

テレワークがうまくいくためにはきちんとしたルールやガイドラインをつくりましょう。就業規則にテレワーク規程だけつくって終わりになっていませんか?ルールや心得、ガイドラインやマニュアルなどのドキュメント類は必ず作成して、説明会・勉強会などをおこない従業員にきちんと読むように指導しましょう。口頭で伝えるだけでなくきちんとドキュメント化することが重要です。

2.対面会議をそのままWeb会議に置き換える

テレワークを導入すると対面の会議は難しくなります。テレワーク導入を機に無駄な会議を一刻も早く取りやめてください。特に昔から定例でおこなわれている会議は要注意です。ただ単に報告・連絡だけの会議や顔を合わせることが目的化している会議は無駄です。情報共有はビジネスチャットやコラボレーションツールを活用し、できるだけ非同期コミュニケーションによって仕事を進めるべきです。

3.自宅環境の整備を従業員まかせにする

すべでの従業員の自宅が仕事に適した環境とは限りません。それぞれの従業員ごとにまったく環境が違います。ダイニングテーブルしかない、椅子が安物、個室がない、通信速度がでない、部屋が暗いなど。まさに十人十色。そして従業員みんなが人間工学や安全衛生に関する知識があるわけではないので、自宅環境の整備については会社が考慮すべきです。その上で自宅環境の整備にかかる費用は会社負担が望ましいです。

4.テレワークは生産性が低いからやめる

仕事の生産性が低いのはテレワークのせいばかりではありません。そもそも効率の悪い仕事の進め方をしていませんか?やる必要がないのに慣習でおこなわれている無駄な業務がないか、手作業や紙ベースのアナログな作業は削減できないか、報告だけの会議をチャットに置き換えられないか、など今一度業務を見直すべきです。テレワークしても効率が落ちない仕事の進め方を考えましょう。

5.テレワークはさぼる人が出るからやめる

テレワークをしていると目の前に部下がいないので働く姿が見えず仕事のプロセスが把握づらくなります。そのため部下がさぼっているのではないかという疑念を抱きがち。部下の成果が上がらない原因をさぼっているせいにする上司がいます。部下の成果が上がらないのはさぼっているからとは限りません。仕事のプロセスが間違っているかもしれませんし、何かトラブルがあったのかもしれません。一方的にさぼっていると決めつけず、1on1ミーティングを取り入れるなどして、こまめに部下をフォローしてください。

6.でもやっぱりさぼってないか不安だから監視ツールを導入する

従業員がきちんと仕事をしているか監視するツールがあります。パソコンの動きをチェックする、キーボードの入力履歴を取る、スクリーンショットを定期的に取るなど様々な機能があります。しかし監視ツールは導入すべきではありません。上司は部下を監視することが仕事になってしまいますし、従業員のストレスになりかねません。人は、会社から不信感を抱かれるより信頼されていると感じる方が仕事のパフォーマンスが上がるものです。

7.何かあったら困るので部門長や役員はテレワークしないで出社する

社内にテレワークを浸透させるのに大きな障害となるのが。部門長や役員などの幹部たちが全然テレワークしないという点です。上司が出社しているとなかなかテレワークしづらいもの。テレワークをしている従業員の気持ちや環境、仕事のやり方を肌で感じるためにも幹部の方こそ積極的にテレワークすべきです。組織のトップが率先して行動で示すことで社内へのテレワークの浸透スピードはまったく異なります。

8.機器も環境も整備したからすぐにうまくテレワークできると考える

セオリー通りにテレワークのルールやマニュアルをつくり、IT機器もそろえて従業員の自宅環境を整えたところで、実際にテレワークを始めてみるといろいろと問題・課題や不都合が出てきます。いきなりスムーズにテレワークが導入・浸透できるということはまずありません。なにか問題や課題が出てきたときは、すぐに部門長などのマネジャーに共有し、チームメンバーたちとオープンに解決しましょう。これまでオフィスで働いていた時と何ら変わりませんが、テレワークではコミュニケーションが非同期メインになりますので、問題・課題の共有が難しくなるかもしれません。マネジャーはそのあたりを意識してメンバーのフォローをすると良いでしょう。

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