近年、テレワークが普及したことによってこれまでにはなかった新しいツールが次々に登場しています。ツールは便利である反面で、その数が増えていくとかえって手間が発生してしまう可能性もあります。タスク管理やプロジェクト管理に支障が出てしまった、というケースもあるのではないでしょうか。そこで今回は、さまざまなツールの機能を一本化できる話題のクラウドメモアプリ「Notion」をご紹介します。

「Notion」とは？

出典：Notion (ノーション) すべてのチームをひとつのワークスペースで「Notion」 Notion Labs Inc.（https://www.notion.so/ja-jp）

スケジュールやタスク、プロジェクト、ドキュメントなど、日々の仕事で管理すべきものは数多くあります。管理のために、複数のツールを使い分けているという方も多いのではないでしょうか。

実は、このような情報を一括で管理できるとして注目されているツールがあります。それが、多機能クラウドメモアプリ「Notion」です。これまでは英語と韓国語のみに対応していましたが、2021年10月に日本語版がリリースされて依頼、利用者が増加しています。

Notionは世界で2000万以上のユーザーに愛用されており、多数の大企業もすでにNotionを導入しています。日本国内でも大手メーカーやIT企業で導入が進んでおり、特にスタートアップ企業ではNotionを導入することが多いようです。

Notionを導入するメリット

多機能なクラウドメモアプリは多数ありますが、他のアプリと比較してNotionを導入するメリットとはどのようなものなのか、見ていきましょう。

Notionの最大のメリットは、さまざまなスタイルの情報を集約し、効率的に管理できるという点です。これまでは情報を管理する際、ドキュメントとスプレッドシートなどの別々のツールを行き来しなければならなかったシチュエーションでも、Notionを使用することで1つの画面で確認できるようになります。

また、Notionのページはブロックエディタ方式が採用されており、レゴブロックを組み立てるような感覚で直感的にドキュメントを作成できます。また、プロジェクト管理が効率化されるということは、他社との提携やシステム利用費の削減にもつながる、ということです。

月額8＄のTeamsプランに加入しておけば参加者を無制限に追加できるので、社員への情報共有などもNotionで一括して行えるようになります。データのアップロードもファイルサイズに関係なく無制限にできるようになるため、DropboxのようなストレージサービスもNotionに集約可能です。

さらに、NotionはiOSやAndroidのアプリ版も用意されており、スマートフォンからも簡単にアクセスできます。連携可能なアプリが豊富にあるほか、indifyなどNotionを拡張するためのアプリなども登場しており、「ほしい機能」はなんでも付与することができる、というアプリとしてのカスタム性の高さもNotionを選ぶメリットです

総合的に見て、Notionはタスク管理やプロジェクト管理をよりシンプルにしながらも、必要な情報を具体的にまとめることができ、高い拡張性も併せ持ったクラウドメモアプリであるといえます。

Notionはどのように活用できるのか

Notionには非常に多くの機能が備わっており、その活用方法も多岐にわたります。では、実際にNotionを導入することでどのようなことが実現できるでしょうか。

まず、使用ツールが統一されることで複数のツールを利用することはなくなり、プロジェクト管理がシンプルに行えるようになります。議事録の作成やタスク管理はもちろんのこと、新入社員向けの社内Wikiや社内ポータルサイトをNotion内に作成して教育に活用したり、会社説明会の動画や音声をNotionに保管したページを作成し、Webで公開することで人材募集に活用したりすることもできます。データベースの機能を活用すれば、住所録や名刺の管理、領収書や納品書の管理もNotionで行えます。スマートフォンからNotionにアクセスしていれば、住所録に入力しておいた電話番号をタップすることですぐに電話をかけることもできます。

Notionはあらゆる社内業務の効率化に貢献し得るアプリです。複数のツールを利用しているとかえって作業に追われてしまい、タスクやプロジェクトの管理が上手くいかないという方は、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

・「Notion」は企業で使用するさまざまなツールの機能を併せ持つツール
・使用ツールをNotionに一本化することで、プロジェクト管理が効率化できる
・Notionは多機能であるがシンプルなデザインで、初めてでも使いやすい