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コミュニケーションが活性化するオフィスづくりのコツ

ワークスタイルが大きく変化したことで、コミュニケーションスタイルも多様化しています。オフィス勤務、テレワーク、そしてハイブリッドな勤務の人もいるでしょう。こうした柔軟なワークスタイルに対応するため、オフィス環境のアップデートを検討する企業が増えています。そこで、今回はコミュニケーションの活性化に繋がるオフィス環境を紹介します。

コミュニケーションが仕事に与える影響は大きい

これまで仕事は「オフィスに出勤して作業する」ことが一般的でしたが、デジタルテクノロジーの進化によって、必ずしも同じ空間にいなくても仕事ができるようになっています。コロナ禍の影響もあり、現在では多くの企業がテレワークを導入しており、Afterコロナにおいてもテレワークやハイブリッドワークは継続していることが予想されています。

テレワークやハイブリッドワークを可能にするのは、チャットやオンライン会議などのコミュニケーションツールです。コロナ禍によってMicrosoft Teams、Chatwork、Zoomなどのコミュニケーションツールを導入した企業は飛躍的に増えています。また、大きなカテゴリーでは、グループウェアや社内SNSなども、社内のコミュニケーションを活発化するコミュニケーションツールに含まれます。

こうしたコミュニケーションツールは、どこにいても効率よく仕事をするための仕組みです。テレワークユーザーはもちろん、オフィスで仕事をしている人のコミュニケーションスタイルにも大きな変化をもたらしました。「メールよりもチャットの方が手軽で早い」「会議に参加するためだけに出張していたが、オンライン会議で交通費や宿泊費が削減できた」「取引先の担当者ともチャットやオンライン会議で素早くコミュニケーションできるようになった」など、その効果は絶大です。こうしたデジタルツールの普及によって集まって仕事をする場所だったオフィスの役割も大きく変わろうとしているのです。

活発なコミュニケーションが生まれるオフィスとは

迅速で密なコミュニケーション環境が構築されたことで、部門や会社といった枠を超えたコラボレーションを実現するなど、コミュニケーションスタイルが変化したことで、逆にワークスタイルの方が柔軟に変わったという企業も増えています。プロジェクトごとにさまざまな立場の人がチームに参加することで、画期的なアイデアの創出、より効率の良い分業体制の確立など、さまざまな効果が期待できます。

これまで多くの日本企業においては、業務を部門内で割り振る「縦割り」スタイルが多く、部門ごとに机を寄せて島をつくるオフィスレイアウトが一般的でした。しかし、部門を超えたチームコラボレーションの生産性を向上するには、これまでとは異なるオフィスづくりが必要になります。

[フリーアドレスのワークスペース]
広いフリーアドレス型のワークスペースで、その日の予定に合わせてチームメンバー同士が近い位置に座る方がコミュニケーションを活発化することができます。複数のプロジェクトに参加していると、午前と午後で違う席に座ることもよくあるそうです。

[ミーティングスペース]
予約しなくても気軽に利用できるようなミーティングスペース、特に最近では外部のメンバーでも利用できるスペースを広めに確保する企業も増えています。ファミレスの座席や、カフェの座席をイメージしたスペースも人気があります。一方、機密情報が多いミーティングには、外に声が漏れないような会議室が必要です。ホワイトボード、プロジェクターなどを利用できることや、オンラインからの参加者に合わせて、カメラ、マイク、大型モニターなど使えるようにしておくと、どこにいても質の高いミーティングが可能になります。

[ソロワークスペース]
最近人気となっているのが、ソロワークのスペースです。多くはパーティションで仕切られた1人~少人数用の椅子+デスクで構成されていて、静かに集中して作業できるようになっています。こういったスペースでは、敢えてヘッドホンなどを利用して外部の音を遮断することも許可している企業が多いようです。また、オンライン会議に参加するために、ソロワークスペースを利用することもあります。

[リラックススペース]
雑談ができるようなリラックススペースを用意することもあります。ビリヤード台や卓球台などレクリエーションを充実させているという企業もあります。もちろん、休憩時間や終業後に利用するスペースではあるのですが、意外にもこうしたカジュアルな場所での雑談からユニークなアイデアが生まれることも少なくないそうです。また、交流のきっかけとしても、こうしたリラックススペースは重要です。

なぜコミュニケーションが重要なのか

そもそも、なぜコミュニケーションは仕事に大きな影響を与えるのでしょうか。

「会社は仕事をする場所。友達を作る場所ではない」といった考えから、コミュニケーションを軽視する経営者は少なからず存在しています。しかし、メンバー感でうまく意思疎通ができなければ、ミスが多くなるなど業務に支障が出ることもあります。

たとえば、伝達ミスから連鎖的にミスが発生する、自分のキャパシティを超えた仕事を振られても協力をお願いできない、雑談などで息抜きができずメンタルヘルスに影響がでるなどの影響が考えられます。

そうしたことは普段から業務以外の雑談などのコミュニケーションを取っておくことで回避できることもあります。

テレワークやハイブリッドワークが増加したことで、オフィスの最適化を模索している企業が増えています。単にオフィススペースを縮小してコストを削減するだけではなく、どうすればコミュニケーションが活発化するか、さらに生産性が向上するのかといった視点でも検討することが重要です。

まとめ

・ワークスタイルの変化によってコミュニケーションにも変化が起きている
・フリーアドレスのワークスペースや柔軟なミーティングスペースを導入する企業は多い
・目的に合わせたオフィスの形を検討することが大事

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