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OneDriveとSharePointはどう違う?

OneDriveとSharePointを、同じように使っていませんか?どちらもファイルを保存するクラウドストレージではあるのですが、SharePointはただファイルを保存、共有するだけではない機能をいろいろ持っています。そこで今回は両者を比較して、SharePointの機能を確認してみましょう。

OneDriveとは?

OneDriveは個人のアカウントに紐づくクラウドストレージです。ビジネスユースの場合、Microsoft 365を契約していれば、一人あたり1TBまでのデータが収納できます。

PCのほか、タブレットやスマートフォンからもアクセスできるので、テレワークなどで通常と異なるデバイスから作業するときにも便利です。また、OneDriveにアクセスできるのはアカウントをもつ本人のみなので、セキュリティ面でも安心です。

OneDrive内のフォルダーやファイルは、社内または社外のスタッフと共有することも可能です。その際、共有する相手毎に権限を「閲覧のみ」「編集可能」に設定できるので、共同作業を行うことも、逆に改ざんを防ぐことも自在です。

OneDriveにはほかにも以下のようなメリットがあります。

WordやExcel、PowerPointといったOfficeソフトの作業をOneDrive上で行えば自動保存機能が利用でき、万が一作業途中でPCが落ちてしまったり、フリーズしてしまったりした場合も、ファイルが紛失される心配がありません。うっかり保存しないままファイルを閉じてしまう、というようなことがあっても安心です。

さらに、OneDriveはデスクトップ版アプリもありますので、ネットワークにさえつながっていれば、使うたびにブラウザーを立ち上げる必要はありません。ただし、デスクトップ版OneDriveのファイル、フォルダーに雲マークが付いている場合は、オンラインのときのみ使用可能となります。PCの容量を逼迫させたくないときはオンラインのみで使うようにします。

オフラインでもデスクトップ版OneDriveのデータを使いたいときはファイルまたはフォルダーを右クリックし、「このデバイス上で常に保持する」を選択します。オンラインのみにするときは、右クリックして「空き容量を増やす」を選択します。

SharePointとは?

SharePointには、オンプレミスサーバーで稼働させるバージョンと、Microsoft 365のビジネス版に附属するSaaS版のSharePoint Onlineがあるのですが、ここではSaaS版について説明します。

SharePointは、社内でファイルや情報を共有するクラウドサービス。タブの「ドキュメント」配下の画面では、OneDrive同様にファイルを保存し、共有できます。しかし、SharePointの本領は、ただのファイルサーバーとしての役目だけではありません。

まず、社内のポータルサイトがSharePoint上に構築できます。WordPressに代表されるCMS(Contents Management System)のような感覚で、HTMLの知識がなくともサイトが制作可能です。

SharePointでは、ほかにワークフローの承認などにも使えます。通知機能を使うと、SharePoint上で設定したページに変更や追加があったときに担当者宛メールやショートメッセージが届くようにできるのです。

例えば、新しい案件が生じて上長の承認を得たいとき、あらかじめ準備したリストに記入すると上長にSharePointから通知がいき、同じリスト上で上長が承認/非承認を記載すると担当者にフィードバックが届きます。

メールだけでのやりとりでは現在の状態や履歴の把握が面倒ですが、SharePoint上に記録があれば他の担当者の状況を見ることも簡単です。案件に付随する資料等もSharePointにアップロードしておけますから、SharePointだけで完結できることもあるでしょう。

さらに、Power Appsや統合して使うなど、SharePointにはさまざまな用途があるので、もしOneDrive同様にクラウドストレージとして使っているようでしたら、棲み分けを考えて、より有用な使い方をぜひ探ってみてください。

OneDriveとSharePointの使い分けと連携

OneDriveでもSharePointでもアップロードされたファイルは編集権限があるスタッフが誰でも更新できます。そういう意味では、共有ファイルにはどちらも使えるのですが、OneDriveは基本的に個人アカウントに紐づいているため、部内、チーム内などで常時共有するファイルはSharePointに置いておくことがおすすめです。

ただし、容量の大きいデータを一時的に共有するのでしたら、OneDriveのフォルダーに置き、共有するなどの使い分けをすると良いでしょう。逆に、SharePointとOneDriveのデータを連係させることも可能です。SharePointの「ドキュメント」>「同期」をクリックし、OneDriveにサインすれば設定は完了です。

共有範囲や権限に注意

OneDrive、SharePointともに、ファイル共有に便利なだけにセキュリティの問題が生じることもあります。共有相手に編集権限を与えない、ダウンロードを禁止にするなどして、社外秘を含むデータなどは更新や持ち出しができないようにしておくことが大切です。

まとめ

・OneDriveは個人アカウントに紐づくストレージ
・SharePointは社内ポータルや認証フローにも利用可能
・OneDriveとSharePointとを連携することも可能

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