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いまさら聞けない!ペーパーレスの目的とメリット

最近テレワークの増加に伴って急速にペーパーレス化が進んでいます。離れた場所で仕事をしている相手に、紙の書類をリアルタイムで渡すことはできないため、多くの書類がデジタルで共有されるようになったのです。

それでも、「紙の書類に押印するためだけに出社する」といった文化が残っている企業は少なくありません。こうした紙文化をデジタル技術でカバーし、ペーパーレスを推進することはデジタルトランスフォーメーション(DX)の最初の一歩なのです。そこで今回は、ペーパーレスの目的とメリット・デメリットを解説します。

ペーパーレスの目的

企業が紙を減らしたい最大の目的は、やはりコストの削減でしょう。紙そのもののコストに加えて、インクやトナー代、さらには複合機の電気代など印刷に掛かるコストを削減したいと考えている企業は少なくありません。

すでに先進的な企業では、DXの一環として、紙べ―スのビジネスプロセスをデジタル化し、より生産性の高い仕組への変革に取り組んでいます。中堅・中小企業においても、テレワーク導入を契機に、オンラインで活用しやすいよう、紙ベースのデータをデジタル化することが一般化しています。

また、環境問題への取り組みの一環として、ペーパーレス化を推進している企業もあります。森林伐採による環境破壊が社会問題化してからは長い年月が経過しており、世界的にも紙の需要は減少傾向に転じています。つまり社会全体が確実にペーパーレス化に進んでいると言えるでしょう。

ペーパーレスのメリット

ペーパーレスによって得られるメリットには次のようなものがあります。

  • 印刷コストや紙のコストが削減できる
  • 情報が検索しやすい
  • 保管スペースの確保が容易
  • 情報セキュリティが向上する

情報をデジタル化することで、印刷コストや紙のコストが削減できるのは前述した通りですが、データの検索性も紙と比べて大きく向上します。

データベースなどの構造化データや、アプリケーションで生成されるデータはもちろんですが、これまで検索性が低いと思われていた紙の書類や資料をスキャンしたデータや画像データなども、最近では機械学習やAIによって画像認識精度が格段に向上しています。自動的にどんな情報が含まれたデータなのかを機械が認識して、タグをつけてくれるようなサービスもたくさんあります。

保管や検索という観点から、書類や資料をデジタル化したいというニーズもあります。ファイリングして保存する場合、それらをどこに保管するのか、どれくらいの期間保管するのか、廃棄する際にはどのようなプロセスが必要なのかを事前に取り決めなければなりません。もちろん、保管場所の確保や廃棄にもコストがかかります。

情報セキュリティ面でのメリットは、なんといっても紙と違って持ち出しを制限しやすく、閲覧や編集できる人をコントロールできることにあります。また、地震、火災、洪水といった自然災害によって紙の情報が失われてしまうというリスクも、デジタル化することで複数拠点にバックアップするなど、対策が取りやすくなります。

ペーパーレスのデメリット

情報のデジタル化には、メリットがある一方でデメリットもあります。

  • 導入コストが高くなりがち
  • 書類が見にくいことがある(視認性が悪い)
  • システム障害などの影響を受けることがある

ペーパーレス化を推進するには、紙に代わる代替手段が必要です。デジタルデータを閲覧するには、PCやタブレットなどのデバイスが必要になりますが、全てのスタッフの分までデバイスを用意するコストが掛けられない企業もあるでしょう。

また、デジタルデータを閲覧する画面が小さいと、書類や資料の全体を俯瞰しにくくなり、視認性が悪くなるという課題もあります。例えば、外出先でスマートフォンしか持っていない状況で、A3の大きな資料を確認することを想像してみるとわかりやすいかもしれません。

システム障害によって、情報にアクセスできなくなることもあります。また、オフィス外では、通信手段を確保する必要もありますが、利用する通信経路やデータ容量によっては、通信費が高額になってしまうこともあります。

まずは印刷する書類を減らすことからはじめる

ペーパーレス化が進まない最大の理由は、「紙で配布、提出、保管」という既存の業務プロセスを変えることが難しいことにあります。例えば見積書、納品書、請求書、領収書といった対外的な書類をデジタル化するには、それらの書類を受け取る側でもデジタルデータを受け入れる環境が必要です。社内の業務プロセスでも、稟議をあげて物品を購入、出張などの経費精算、有給休暇取得などで紙の書類が必要というケースは少なくありません。このような社内外の業務プロセスをペーパーレス化するには、業務プロセスをデジタル化する新しい業務システムが必要です。

もちろん、いきなり膨大なコストをかけて、大々的にペーパーレス化プロジェクトを推進できる企業ばかりではありません。中堅中小企業のほとんどは、「できるところから少しずつペーパーレス化する」ことになるでしょう。まずは、ユーザーひとりひとりが、紙に印刷する書類を減らすことからはじめると良いでしょう。

薄くて軽く、情報のレイアウト次第で視認性も非常に高い「紙」は非常に優秀な情報伝達の媒体です。今後も紙が完全になくなることはないでしょう。それでも、削減できる部分は削減するという意識を持つことは、ペーパーレス化の実現にはとても重要です。ペーパーレスのメリットとデメリットを把握し、用途に応じて効率の良い運用を検討することから始めてみてはいかがでしょうか。

まとめ

・テレワークでペーパーレス化が加速している
・ペーパーレスにはメリットとデメリットがある
・まずは印刷する書類や資料を減らすことからはじめよう

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