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ペーパーレスFAXで効率的な情報共有を実現しよう

ペーパーレスFAXとは文字通り、FAXを紙に印刷せずにデータとして扱う仕組みです。最近はメール、チャット、クラウドストレージなど情報共有手段が増えたことで、FAXの利用率は減少傾向にありますが、それでもまだ一部の業務はFAXで行っているという企業もあるのではないでしょうか。そこで今回はFAXをペーパーレス化する方法やメリットについて解説します。

受信したFAXを電子データとして保存する

最近のFAX機の多くは、受信したFAXを直接紙に印刷するのではなく、PDFなどの電子データとして保存する機能を持っているため、必要なFAXだけを選択して印刷できるようになっています。もちろん印刷せずに、PCやタブレットなどのデバイスで閲覧すれば、さらに紙の削減効果は高まります。

FAXの印刷回数を減らすだけでも紙の削減効果はありますが、複合機の関連ソリューションには、受信したデータを、あらかじめ設定したルールに沿ってフォルダに仕分けて保存してくれるものもあります。FAXの受信回数が多い、あるいは複数の部署で1つのFAX番号を共有しているといった場合、こうした仕訳が業務効率を大きく左右します。

テレワークなどで物理的にFAXが離れている場合にも、複合機のデータ保存機能や仕分機能が活躍します。複合機は社内ネットワークに接続されているため、FAXを受信した複合機と距離が遠い場合も社内ネットワークに接続できればFAXを確認することができます。

最近ではFAXデータの保存先として、社内のファイルサーバやクラウドストレージを指定できるソリューションも増えているため、「外出しているとFAXを確認できない」というFAXでありがちな課題もスムーズに解決できます。

ペーパーレスFAXはセキュリティにもメリットがある

ペーパーレスFAXは、紙の削減や業務効率の改善以外にも情報セキュリティの面でメリットがあります。現在でも「すべてのFAXは受信したら印刷する」という運用を続けている企業は少なくありませんが、FAXの受信に気付かず、放置されたFAXの内容がさまざまな人の目に触れることになります。

FAXだけに限ったことではありませんが、オフィスフロアでたくさんの人の目に触れる複合機に、いつまでも印刷された文書が放置されていることは、情報セキュリティ面で大きなリスクです。受信したFAXを自動的に安全なフォルダに仕分けし、権限を持ったユーザーだけが必要に応じてアクセスできるようにすれば、関係ない人の目に触れるリスクを軽減することができます。

FAXの送信もペーパーレス化

かつてFAXの送信といえば、送信する原稿を紙に印刷し、その紙をスキャナーで読み取って送信するという方法が一般的でした。現在でもそうした運用をしている会社はありますが、最近の複合機の多くはファイルを直接FAXで送信できるようになっています。

また紙に印刷した原稿をFAXで送信する場合、原稿をファイリングして保管する、という運用をしている企業も少なくありません。しかし、この運用では原稿を印刷するコストに加えて、FAXの送信原稿管理にもコストがかかってしまうため、可能であればFAX送信もペーパーレス化すべきでしょう。

FAX機を必要としないサービスもある

FAXのペーパーレス化にあたっては、そもそもオフィスにFAX機を置かないという選択肢もあります。現在では、受信したFAXをGoogle Drive上に保存することができるサービスやGoogle Driveに保存されているファイルを直接FAXとして送信するサービスなども登場しています。他にもメールを利用してFAXを送信するサービスや、スマートフォンやタブレットのアプリから送信するなどのサービスもあります。

不動産業や建築業などFAXの仕様頻度が多い業種では、テレワーク中にFAXが大きな課題となっています。自宅にFAX機がないため、仕方なく文書を印刷してコンビニからFAXを送信するという運用を続けているという話を耳にしたこともあります。こうした課題も、ペーパーレスFAXのサービスを利用すれば解決することが可能になります。紙の削減に加えて、業務効率もアップするペーパーレスFAXをぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

・受信したFAXを電子データとして保存するのがペーパーレスFAX
・ペーパーレスFAXはセキュリティ面にもメリットがある
・テレワークではFAX機を使わないFAXサービスが便利

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