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ScanSnapで始めるかんたんペーパーレス

テレワークとともに、ペーパーレス化が注目されています。その一方で、ペーパーレス化にあたってどこから始めればいいのかが分からない、システム導入などの予算・人材の余裕がない、などの悩みも見られます。ペーパーレス化が進んでいないなら、まずは紙の書類をスキャナーでデジタルデータ化させることから始めることをおすすめします。ここでは、スキャナー専用機ScanSnap(株式会社PFU)を例に説明します。

ペーパーレス化の課題

テレワークで扱いに困るのが紙の書類。請求書の郵送のため、あるいは過去の書類を閲覧するために出社せざるを得ないというケースはまだまだ少なくありません。

テレワーク推進のためにはペーパーレス化は必須ですが、ペーパーレスが進まない企業ではどういう問題があるのでしょうか。

  1. 顧客とのやりとりを紙ベースで行っている
  2. 社内の精算などのフローが変えられない
  3. 従業員のITスキルが低い

このうち、1については顧客がデジタルデータでのやりとりを承知してくれない限り進められないのですが、2と3の問題はスキャナーがあれば容易に解決できます。

紙の書類をそのままデジタル化

大手企業では、システム刷新によりペーパーレス化を進めていけますが、中小企業では、システム導入のための費用や人手の捻出が難しい場合もあります。

そのようなとき、大がかりなシステム刷新をせずにペーパーレス化を進める方法の一つとして挙げられるのがスキャナーです。

今まで紙ベースで行っていた請求事務や、社内の経費精算、社内稟議の書類をスキャンしてPDF化するだけ。これなら低コストでITスキルがなくとも手軽に始められます。また、この方法なら業務のフローを大きく変えずに済み、ただ紙をPDFに置き換えるだけで従来通りの運用ができます。

また、PDFならメールやチャット、クラウドなどでの受送信が可能なので出社の頻度を減らすこともできます。スキャナーを導入したら、業務の隙間時間に過去の紙の書類も徐々にデータ化していきましょう。書類の保存のために割かれていたスペースが削減できて、この先、テレワークが進めば、物理的なオフィスを縮小することも可能です。

また、その他にも書類送付にかかっていた送料、収納スペースのために支払っていたことになる家賃など、ペーパーレス化はコスト削減にも働きます。

スキャナーでデジタル化したデータは、OCR(文字認識)ソフトを併用すれば、単語での検索が簡単になるというメリットも。紙の書類では、書類を綴じたファイルを抱えて1ページずつめくって探す手間がありますが、デジタルデータならわずかな時間で目的の書類にたどり着けます。

法で規定されていた書類も電子化が可能に

従来、紙での保管が義務とされていた帳簿、請求書なども、2005年に施行されたe-文書法により、電子化したファイルでの保存が認められるようになりました。ただし、この電子化データは日本データ通信協会が認定するタイムスタンプの付与、入力期間制限など要件が厳しく、中小企業での対応は難しいものでした。

しかしながら、この要件は2022年1月に改正される予定です。これにより、タイムスタンプなどの要件が撤廃され、広い業種・規模の企業で電子化データでの公的書類の保管が可能になります。

いずれ、公的書類を電子化して保管することを視野に入れているのであれば、e-文書法に対応する解像度をもつScanSnapなどを用意しておけば安心です。

スキャナー専用機のメリット

プリンター、FAX、スキャナーの機能を持つ複合機のほうが、スキャナーよりもお得なイメージがありますが、ペーパーレス化を中心に考えるのなら、やはりスキャナー専用機のほうが便利です。

ここでは、ScanSnapを例にスキャナー専用機の機能をご紹介します。

過去の書類を電子化する際に手間となるのが、書類サイズに合わせた分類です。しかし、ScanSnapなら例えば、名刺、領収書、A4の契約書などサイズがバラバラな書類でも重ねて一気にスキャンできます。複合機だと1枚ずつ蓋を開けてセットする必要がありますが、専用機ならあっという間です。

ファイル名も、書類の内容を読み取って自動で設定してくれるため、あとからリネームの必要もありません。スキャンしたデータはクラウドなどの指定した場所にそのまま保存され、データ移動などの整理も不要です。

また、機能やコスト面だけ注目していると見落としがちですが、案外大きなメリットとなるのが製品サイズです。

ScanSnapは複合機に比べて小型で、さらに製品価格も安いため、テレワークをする従業員の自宅に置いたり、事務所での勤務の場合はそれぞれの担当者のデスク脇に設置したり、という使い方をしている企業もあります。

名刺などの顧客情報や、領収証・請求書などの経理情報は、デジタル化しておけば、今後CRM(顧客管理システム)や経理システムなどを導入したときにも、紙から直接入力するより簡単にデータ移行ができることも望めます。

まとめ

・テレワーク推進にはペーパーレス化が必須
・ペーパーレス化の第一歩にはスキャナーがおすすめ
・スキャナー専用機は複合機のスキャン機能より便利

弊社(株式会社ハイパー)の通販サイトにて直接ご購入いただけます。

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