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紙を使わない会議をしよう! ペーパーレス会議とは

コロナ禍でオンライン会議が増えていく中で、紙を使用しないペーパーレス会議への注目が高まっています。デジタル化していないデータは会議用の資料として共有できないため、結果的にペーパーレスになっているケースもありますが、この機会に企業としてペーパーレス会議へと移行する流れが出てきているのです。そこで今回は、効率良くペーパーレス会議を実現する方法について解説します。

ペーパーレス会議とは

ペーパーレス会議は紙を使わない会議全般を意味しています。最近はオンライン会議が多いため、ペーパーレス会議=オンライン会議と思っている人も多いようですが、オフラインの会議でも紙を使わなければ、ペーパーレス会議です。

会議で紙が使われる目的には、次のようなものがあります。

  • アジェンダ
  • 会議の参考資料
  • 議事録

このうち特に紙が消費されることが多いのは参考資料です。PowerPointなどで作成したドキュメントを人数分印刷し、座席に置いておくといった運用を当たり前のように行っている企業は少なくありません。

これらの資料を紙に印刷せずデジタルデータとして共有すれば、参加者は自分のデバイスで資料を閲覧しながら会議が可能になります。オンライン会議であれば、プレゼンテーションの画面を共有するといった使い方もできます。もちろん、オフライン会議でもプロジェクターなどがあれば、画面共有と同じ使い方が可能です。

議事録は会議中にホワイトボードに書き出す、あるいは担当者が議事録をとって後から配布するといったケースが多いようですが、最近では議事録を紙に印刷することは少なく、デジタルデータとしてメールやオンラインストレージで共有するケースが増えています。

現在ノートや手帳に議事録を書いているのであれば、それも紙であることを意識し、OneNote、Word、テキストファイルなどに記録するよう習慣づけるようにしましょう。

アジェンダは会議前に共有しておく

ペーパーレス会議において、アジェンダは効率の良い会議を行うための重要な要素です。アジェンダとは、「議題」「タイムテーブル」「出席者」などの情報をまとめたものです。会議の計画表と言っても良いかもしれません。

アジェンダの目的は、会議の参加者に「会議の目的」や「議論したい内容」を明確に伝え、会議をスムーズに進行することにあります。アジェンダを事前に共有しておくと、参加者は調査、情報の整理、会議資料の作成といった事前準備が可能になります。そのため、アジェンダは会議の開催が決まり次第、なるべく早いタイミングで参加者(参加予定者を含む)全員に共有することが望ましいと言えるでしょう。

定例ミーティングなどアジェンダにそれほどボリュームが無い会議であれば、ChatworkやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで、簡潔に共有するだけでも問題はありません。ただし、アジェンダが多岐に渡っている、あるいは活発に意見が交わされているチャットルームでは、ファイル化して共有しておく方が無難です。

[アジェンダの記述例]

会議名:2021年度第1回 商品企画定例会議
日時:2021年4月5日 (月) 10:00~11:00
場所:Microsoft Teams
URL:https://xxxxxxxx
目的:2020年度に好調だった商品の把握と、2021年度の商品提案
参加者名:A部長、B主任、C、D…
配布資料:2020年度の業績について.pdf、今期の提案商品.pdf
提案商品に関する参考動画:https://xxxxxxxx

  1. 前年度の業績発表 (B主任) 10分
  2. 業績から予測される市場動向について (C) 15分
  3. 商品提案(C、D)15分
  4. 議論および決議

次回会議開催予定
日時:2021年5月10日 (月) 10:00~11:00

会議の時間は有限なので、決めなければならないことが多い場合、タイムテーブルを事前に示しておくことで、決を採るタイミングなどを計りやすくなります。また、会議に途中までしか参加できない人や、途中からしか参加できない人がいる場合、「この議題は最初に決めたい」「この議題はxx時以降に議論したい」などのリクエストを受け付けることもできます。このような調整は、会議の参加者が閲覧できるチャットルームで行うとスムーズです。

また、会議の資料を後から追加したい場合には、チャットで関係者全員に通知し、共有されたアジェンダにも追記しておきましょう。

投影資料と配布資料が同じである必要はない

ペーパーレス会議でも、これまでの会議資料と大きな違いがあるわけではないので、簡潔でわかりやすくまとまっていれば大丈夫です。ただし、どのように共有する資料なのかは、意識しておく必要があります。

会議資料の共有方法は、「投影(画面共有)資料」と「配布資料」に大きく分けることができます。

会議中にプロジェクターで投影する、あるいはオンライン会議の画面で共有される投影資料は、一般的にプレゼンテーション資料とも呼ばれます。コンペティションなどでは、アニメーションなど派手な演出を多く含んだものや動画を使うこともあります。

一方、配布用の資料は後から確認することが目的なので、見た目の派手さよりもわかりやすさを重視しなければなりません。配布資料はPowerPointなどの資料をそのまま共有するのではなく、pdfなど編集しにくくファイルサイズも小さい形式に変換することが一般的です。

ところが、アニメーションで下の図版が隠れるようなプレゼンテーション資料は、pdf形式に変換すると見づらいものになりがちです。この問題を解決するには、配布資料と投影資料を別の資料として作成すると良いでしょう。ただし、投影資料と配布資料が全く異なる物になってしまうと、資料の信頼性が損なわれてしまうため、投影資料をベースに、見やすい形の資料として作成すれば失敗はありません。

資料を紙に印刷することが前提だった頃には、紙を節約するために1ページに複数ページを割り付けしたファイルを作成した経験を持っている人も多いかと思いますが、ペーパーレス会議の配布資料は印刷しないことが前提なので、余計なページ割り付けは必要ありません。スマートフォンやタブレットを使っている人でも閲覧に支障がでないよう、等倍のまま資料として配布した方が良いでしょう。

会議はレコーディングしよう

オンライン会議は参加者の了承を得た上で、レコーディング(録画)しておくことをお勧めします。重要な議論に対して後から、「言った」「言わない」で揉めるよりも、レコーディングされた動画を確認する方が確実だからです。

これは、オフライン会議でも同じことが言えます。動画は難しい場合でも、ボイスレコーダーなどで音声を録音しておくことをお勧めします。ただし、これらのレコーディングデータを議事録として扱うべきではありません。会議の録画を何度も見直す、あるいは録音したデータを何度も再生して内容を把握するのは効率的とは言えません。きちんと議事録を取った上で、レコーディングデータはその補完用くらいに思っておけば良いでしょう。

会議中にホワイトボードなどを利用することもあります。オンライン会議であれば、Microsoft Whiteboardなどを利用して、内容をデジタルデータとして共有することも可能です。しかし、オフラインの会議室にある物理的なホワイトボードを利用した際には、その内容を撮影し、画像データとして共有しましょう。

ペーパーレス会議のポイントは、会議中だけではなく、準備の段階から終わった後のデータの保存、共有まで含めてトータルで取り組むことが重要です。現在の会議を見直し、ペーパーレス会議に取り組んでみてはいかがでしょうか。

まとめ

・オフラインの会議でもペーパーレスは可能
・投影資料とは別に配布資料を用意しよう
・会議はレコーディングしよう

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