情報漏えいやサイバー攻撃のリスクが高まる中、セキュリティ対策や内部統制の強化は企業にとって必須課題です。多くの企業がアクセス制御や利用ルールの見直しを進める一方で、従業員からは「申請が多すぎる」「新しいツールを導入するのに時間がかかる」「必要な権限がすぐに付与されない」などの声が聞かれるケースも増えています。こうした「IT統制」と「生産性のジレンマ」は、多くの企業が直面している問題です。

そこで今回は、なぜIT統制が現場のスピードを落としてしまうのか、その背景を整理しながら、セキュリティと業務効率を両立させるための考え方について解説します。

「セキュリティ強化」や「内部統制」で仕事が遅くなる理由

セキュリティの強化は、確認や承認のプロセスを増やすことでもあります。たとえば、新しいSaaSを利用する場合、「情報システム部門への申請」「セキュリティチェック」「上長承認」「契約確認」など複数の手続きを経なければなりません。「以前なら現場判断で導入できたのに」という声も多く聞かれます。

また、アカウント発行や権限付与についても同様です。内部不正や情報漏えい対策のため、権限管理が厳

格化されること自体は重要ですが、その結果として「必要な権限が付与されるまで時間がかかる」といった問題がしばしば発生します。

その他、セキュリティ上の理由でさまざまな制約が増えています。よくある制約としては、次のようなものが挙げられるでしょう。

USBメモリーの利用制限
外部共有の禁止
私物端末利用の制限
多要素認証の導入

もちろん、これらの対策には理由があります。しかし、こうしたルールが増えれば増えるほど、現場の業務負荷も増えていきます。特に中小企業では、限られた人数で業務を回しているケースも多く、「安全性は高まったが、業務スピードが落ちた」と感じる場面が増えているのも事実です。

なぜルールが増えていくのか

ルールが増え続ける大きな理由の一つは、「ルールは増えやすく、減りにくい」ことが挙げられます。たとえば、情報漏えい事故やウイルス感染などのインシデントが発生すると、多くの企業では再発防止策が追加されます。つまり、「同じ問題を二度と起こさないため」のルールが積み上がっていくのです。他社のセキュリティ事案に触発され、自社でも対策を検討するという慎重な企業も少なくありません。

ところが、「そのルールが現在も本当に必要なのか」という視点で、ルールを定期的に見直す企業はあまり多くありません。その結果、過去の課題に対応するためのルールが残り続け、業務フローが徐々に複雑化していきます。

また、監査対応も統制強化の要因です。監査では「ルールが存在していること」や「承認履歴が残っていること」が重視されるため、企業側も“管理できている状態”を作ろうとします。本来は簡略化できる業務であっても、「念のため」の承認や確認作業が追加されていくのです。

もちろん、IT統制や監査は企業運営において重要な仕組みです。しかし、“管理すること”そのものが目的化してしまうと、現場との乖離が生まれてしまいます。

「統制のための統制」が現場を疲弊させる

IT統制が過剰になると、現場ではさまざまな問題が発生します。その代表例が、“形骸化”です。

たとえば、本来は内容を確認するための承認フローであっても、承認しなければならない件数が積み上がれば、承認者は内容を十分に確認する時間を確保できなくなります。その結果、「とりあえず承認する」という運用になり、統制としての意味が薄れてしまいます。

また、ルールが複雑すぎると、現場側も“正規ルートを避ける”ようになります。「勝手にクラウドサービスを使う」「個人チャットツールを利用する」「私物端末で作業する」といったシャドーITは、承認プロセスの複雑さや時間がかかり過ぎるといった理由で発生します。つまり、厳しすぎる統制は、逆にルール逸脱を招くことがあるのです。

さらに、現場が「どうせ申請しても時間がかかる」と感じ始めると、新しい取り組みそのものが減少します。本来であれば、ITは業務を効率化し、企業の成長を支えるためのものです。しかし、統制が過剰になることで、“挑戦しにくい環境”になってしまいかねません。企業にとって、これは大きなデメリットといえるでしょう。

セキュリティと生産性を両立するには

セキュリティと業務スピードを両立するためには、何が必要なのでしょうか。

重要なことは、「リスクゼロ」を前提にしないことです。どれだけ厳格なルールを作っても、リスクを完全になくすことはできません。むしろ、過剰な統制によって業務が停滞し、現場がルールを守らなくなる方が、結果的にリスクが高まる場合もあります。

そのため重要なのは、「どのリスクを、どこまで許容するか」を整理することです。

たとえば、以下のケースを想定してみてください。

機密情報を扱う業務
一般的な社内事務
一時的な外部共有

それぞれで、必要な統制レベルはまったく異なります。つまり、すべてを同じルールで管理するのではなく、業務内容や重要度に応じて、統制の強さを調整する考え方が重要になるということです。

また、IT部門の役割も変化しています。セキュリティと生産性を両立している企業の多くは、IT部門がビジネスの変化や業務の変化に沿って常にルールを見直す役割を担っています。これまでのように「禁止する部門」ではなく、「安全に業務を進める方法を設計する部門」としての役割が求められるようになっています。たとえば、「申請フローの簡略化」「権限付与の自動化」「利用可能ツールの明確化」「ガイドライン整備」など、“現場が安全に速く動ける仕組み”を作ることが重要だといえるでしょう。

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まとめ

IT統制を強化するだけでは、業務効率とのバランスを崩してしまう可能性がある
ルールが増え過ぎると、現場の負担が増えて形骸化やシャドーITを招くリスクがある
セキュリティと生産性の両立を前提とした「現場が安全に速く動ける仕組み」が重要

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