SharePointの「リスト」で休暇申請を管理
SharePointは、オンラインでのドキュメントや協同作業のデータをオンラインで共有するツール。その中の機能の一つ「リスト」は、プロジェクト管理や申請管理などに使うと便利です。ここでは、例として休暇申請の管理表を作成の手順を追いながら、「リスト」機能を確認してみましょう。
SharePointのリストでは、さまざまな情報を表にして管理します。行ごとにアイテムを管理し、列では項目を整理します。
下の画面の例では、行にプロジェクトA～Cを入力し、列では作成者・状態・コンテンツタイプなどの状況を記入しています。誰が何を担当していて、進捗状況がどうなっているのか一目で把握できるものになっていることが分かります。
また、「ビュー」の切り替えでカレンダー表示など可能です。
SharePointのリストは、Excelよりも管理ツールとしての機能は豊富です。なおかつUIが分かりやすいためExcelよりもIT初心者には使いやすいのではないでしょうか。
もし現在、Excelで管理している案件などがあれば、それをSharePointのリストに読み込んで使うことも可能なので、移行も簡単です。
リストの作成方法
リストには、以下のテンプレートが用意されています。
- 案件管理
- 従業員のオンボーディング
- イベントの日程
- アセットマネージャー
- 採用トラッカー
- 出張申請
- 作業の進行状況トラッカー
- コンテンツ スケジューラ
これをそのまま使ったり、カスタマイズしたりしても良いのですが、ここではテンプレートを利用せずに「休暇申請」のリストを作成してみます。
1.「ホーム」ページの「＋新規」から「リスト」を選択します。
2.「空白のリスト」をクリックします。
3.「名前」を入力し、必要に応じて「説明」を記入して「作成」ボタンをクリックします。
リストが作成されます。このあとは、列にあたる項目を設定していきます。
4.タイトル列は、どのリストでもデフォルトで入っています。ここを「申請者名」とします。「タイトル」の文字をクリックすると選択肢が表示されるので、「列の設定」＞「名前の変更」をクリックしましょう。
5.「列名の変更」ダイアログで「名前」を入力し、「保存」ボタンをクリックします。これで1列目の設定が終わりました。
6.休暇の種別を選択する列を作成しましょう。「列の追加」をクリックし、選択肢の中から「選択肢」をクリックします。
7.「列の作成」画面で、「名前」を入力し、「選択肢」を設定していき、最後に「保存」ボタンをクリックします。休暇申請なので、ここでは有給休暇・振替休暇・結婚休暇・忌引き・出産休暇としました。
「値を手動で追加できます」にチェックを入れると、選択肢以外の休暇事由がある場合に申請者が任意で入力できます。
この列を入力必須にしたい場合は、「列の作成」の下のほうにある「この列に情報が含まれている必要があります」を「はい」にスライドします。
8.休暇開始日・休暇終了日を「日付と時刻」で設定します。「日付と時刻」を設定した列は、申請者が入力するときにカレンダーから日付を選択できるようになります。
9.以下、同様に必要な項目を「列の追加」から設定していきます。
一通り作成したあと、列を入れ替えたい場合はドラッグで行えます。
また、「すべてのアイテム」＞「現在のビューの編集」から「ビュー」を表示し、「ビューの編集」画面で列の入れ替えほかの設定を行うことも可能です。
順番の入れ替えは、「左からの並び順」で行います。
休暇申請の入力と承認
リストができたら、早速使用してみましょう。
申請方法
休暇申請者は、リストの「＋新規」ボタンをクリックし、各項目を入力して「保存」ボタンをクリックします。項目の右に「＊（アスタリスク）」が表示されている箇所は入力必須です。休暇開始日・休暇終了日は、右のカレンダーマークをクリックするとカレンダーが表示されるので、そこから選択します。
承認方法
承認するアイテム（申請者の行）をクリックし、編集画面で「承認／非承認」を選択します。このとき、申請者宛に＠メンションを付けてコメントを入力すると、申請者にメールでコメントのリンクが届きます。
通知の設定
前述の「承認方法」で、メンションを付けてコメントする方法を紹介しましたが、誰かが休暇を申請したときに承認者に自動でメールが届く、または承認者が承認／非承認をしたときに申請者にメールが届く、などの設定をすることも可能です。これには二通り設定方法があります。
通知方法その1
1.「…」＞「通知」をクリックします。
2.「ユーザー」には名前またはメールアドレスを入力します。ユーザーの名前は、組織内でMicrosoft 365を使用しているメンバー名となります。
「通知の対象」を「新しいアイテムの追加」にすると、新規で申請が入ったときに通知が届くので、承認者を「ユーザー」に入れておくとよいでしょう。
通知方法その2
1.「自動化」＞「ルール」＞「ルールを作成」を選択します。
2.「ルールを作成」画面で、「列全体が変更されたとき」または「列の値が変更されたとき」から、ルールを設定します。
「ルールを作成」画面で、「承認/非承認」を選択すると、変更されたときに通知が届きます。
まとめ
・SharePointの「リスト」は案件管理や申請業務などの管理に有用
・Excelで管理している表があればインポートして使える
・通知設定もできるので、Excelでの管理より便利
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