SharePoint とは、Web上で利用する社内情報共有ツールです。ドキュメント類が管理できるのはもちろん、社内ポータルやワークフロー構築などにも利用できます。SharePointでできることを覚えて、有効に活用しましょう。

ダウンロード無料！仕事に差がつく。シームレスな情報共有「ステップアップ」 SharePoint Online活用支援ガイド
ダウンロードはこちら

SharePointとは

Microsoft 365のビジネス用プランにも付属するWebアプリ。ファイルをアップロード・閲覧・ダウンロードしたり、社内ポータルサイトを作成したりして、情報を簡単に共有できます。

ドキュメントの共有といえば、OneDriveがファーストチョイスだという方もいるのではないでしょうか。実は、このOneDriveもSharePointの派生機能なのです。

社内でのお知らせ、部署ごとのプロジェクト管理など、利用方法はさまざま。SharePointでのサイト構築には、HTMLの知識は必要ありません。Wordでの文書作成ができる程度のICTスキルがあれば、誰でも簡単にポータルサイトが作れます。

SharePoint Onlineは単独での契約も可能ですが、Microsoft 365のBusiness Basic、Business Standard、Business Premium、E3、E5プランに付属しています。

SharePointでどういうことができるのかを見ていきましょう。

テレワークやハイブリッドワークで、従業員が出社しないケースも増えています。従業員全員が離れた場所で仕事をするようになると、社内向けのお知らせを伝えやすくし、コミュニケ―ション手段も考えなくてはなりません。

このような課題を解決するには、社内ポータルサイトの存在が重要です。例えば、事前に予想できる災害が起きそうなときの出社の要・不要など即時に伝えたいこと、従業員や家族の慶弔についてなどの細かいことまで、1つのポータルにまとめておけば、どこにいても情報に偏りがありません。

業務アプリの使い方、OA機器が故障したとき、コピー用紙やインクなどの不足が生じたときにどうすればいいのか、休暇や慶弔時にはどうやって申請するのか、必要書類はどこで入手するのか、すべてをポータルにまとめてリンクしておけば、まずそこを見るだけで多くのことが解決できるようになります。

総務や人事、情報システムへのよくある質問もQ&AやWiki形式で掲載しておけば、問い合わせ業務の軽減にもつながるでしょう。

SharePointは、サイト、リスト、ライブラリ、フォルダー、アイテム、ドキュメントなどのあらゆるレベルでアクセス権を設定できます。従業員全員、あるいは部署ごとなどに設定したポータルサイトの展開も可能です。

部署ごとに設定したポータルでは、各プロジェクトの進捗状況、目標などを共有するといった使い方も考えられます。

全社員がアクセスできるドキュメントライブラリー、特定の部署のスタッフのみアクセスできるライブリーといった具合にデータを分けて共有できます。

アップロードされたドキュメントは、表示のみ可能、ダウンロード可能、編集可能と権限をそれぞれ設定すれば、機密情報を持ち出すことも防げます。

アップロードしたデータは、ファイル名、更新日時、更新者なども表示され、ソートも可能なので、目当てのドキュメントがすぐに探せます。

社内稟議の承認フローも、SharePointで簡単に管理できます。SharePoint上に申請フォームを設けて、申請者はそこに必要事項を記入。Power Automateで承認に回し、上長がTeamsかOutlookに届いた内容をチェックし、承認をするという流れです。

承認状況や、過去の履歴はSharePointに一覧表示されるので、定期的に確認すれば漏れが生じることもなくなります。

SharePointのリスト機能を用いた休暇申請の方法の記事もありますので、こちらもご参照ください。

社内SNSや社内報として活用できる

ペーパーレス化を推進しているなら、社内報もWeb版としてSharePointにアップロードしておくといいのではないでしょうか。

SharePoint上に、誰でも書き込める設定をしたページをつくると、社内SNS代わりになります。

誰でも簡単にポータルサイトが作れるのはSharePointの大きなメリットなのですが、社内ポータルの構成やレイアウトを考え、手を動かして作成するとなると、それなりに時間がかかります。

そんなときにおすすめなのが、ハイパーのSharePoint活用支援パックです。

ポータルサイト作成の支援では、各記事を写真付きで見やすくレイアウトし、1画面の中に必要な情報を収めます。見た目にキレイなだけでなく、使いやすく有用なポータルサイトができます。

支援パックで、特におすすめしているのが、テレワークでも使えるタイムカード機能の構築です。出退勤時の打刻はもちろん、検温結果の記録まで記録でき、もしも出勤時に発熱があった場合は即時にTeams上のチャットに通知が行われます。勤怠の記録は、Excelでユーザーごとに出力されます。

企業側で行うのは、SharePointサイトを作成するための「ヒアリングシート」の記入と打ち合わせ、管理者向けの説明会にご参加いただく程度で、あとはハイパー側で制作いたします。プロジェクト期間は概ね1カ月半程度です。

・SharePointは、ファイル共有のみならず、ポータルサイトとしても使える

・ワークフロー構築、社内報、社内SNSとしての利用法もある

・自社でのポータル構築が難しい場合は、ハイパーの「SharePoint活用パック」がおすすめ