SharePointでは、Officeドキュメントを始め、テキスト、画像、動画などさまざまなファイルを安全に管理することができます。今回はSharePointのファイル共有、アクセス権限の管理、共同編集の方法を解説します。

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SharePointとOneDriveの違い

Microsoftのファイル管理と言えば「OneDrive」を思い浮かべるかもしれませんが、基本的にOneDriveは個人向けのオンラインストレージです。そのため、ファイルやフォルダに対して共有を設定しなければ、他社とのファイル共有はできません。

一方のSharePointは社内、あるいはチーム内における情報共有を前提とした仕組みです。安全な情報共有のためにアクセス権限を細かく設定することが可能であるほか、ファイルの共同編集やバージョン管理機能も提供しています。

Microsoftは、コラボレーションツールとしてTeamsも提供しています。SharePointとTeamsはファイル共有やドキュメントの共同編集など共通する機能も多いため「どちらを使えばいいかわからない」という声も聞かれます。しかし、実際にはSharePointとTeamsは自動的に連携するような仕組みになっており、Teamsでチームを作成するだけで自動的にSharePointに専用のサイトが作成されるようになっています。Teamsで共有されたドキュメントは、自動的にSharePointでも共有されます。

ドキュメントライブラリの作成

SharePointでのファイル共有には、「ドキュメントライブラリ」を使用します。ドキュメントライブラリはSharePointのサイト内に作成される領域で、そのサイトにアクセス可能なユーザー間でファイルの共有や共同編集を実現します。

ドキュメントライブラリには多くの機能があります。オンラインストレージとして個別のファイルやフォルダに対し、ユーザーやグループ単位でアクセス権限を設定できることはもちろんですが、ファイルのバージョン管理、ファイルやフォルダへのリンク作成、ファイル更新時の通知といった機能も提供しています。なお、Teams内のドキュメントライブラリもSharePointで管理されていますが、それぞれ用途が異なるため参照先が異なっています。

SharePointのサイトでドキュメントライブラリを作成する手順は次の通りです。

1.ドキュメントライブラリを作成したいサイトに移動する。

今回は前回作成した社内ポータルにドキュメントライブラリを作成します。

2.ドキュメントライブラリのテンプレートを選択します。

今回はテンプレートを使用せず、「空のライブラリ」から作成します。

3.ドキュメントライブラリの名前を設定します。

4.空のドキュメントライブラリが社内ポータルに追加されます。

ドキュメントライブラリの操作

ドキュメントライブラリにはさまざまな機能があります。作成したドキュメントライブラリには、ファイルやフォルダをアップロードする、フォルダを作成する、Officeドキュメントなどを直接作成するといった操作が可能です。今回はExcelファイルを新規に作成します。

1.「＋新規」をクリックして、Excelファイルを作成します。

2.ファイル名を付けて保存します。

3.ドキュメントライブラリに作成したExcelファイルが追加されます。

アップロード、あるいは新規作成したファイルやフォルダに対する操作も多岐に渡ります。特に重要なのはファイルを共有する機能、リンクのコピー機能、アクセス許可の管理、バージョン履歴です。

また、ドキュメントライブラリには、表示をカスタマイズできる「カスタムビュー」の機能も提供されています。

ファイルの共同編集とバージョン管理

ドキュメントライブラリで管理されているドキュメントは、複数個所で同時に開いて編集することができます。つまり、チームで1つのファイルを同時に作成していくことができるということです。ドキュメントの同時編集はTeamsでもお馴染みですが、これはTeamsのバックエンドにSharePointが動いているから実現している仕組みでもあります。

また、ドキュメントライブラリで管理されているドキュメントは、バージョン管理されています。共同のファイルを間違えて編集してしまった場合でも、バージョン管理機能で正しい状態に戻すことも可能です。

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まとめ

・OneDriveよりもチーム内でファイルを共有しやすい
・SharePointにはファイルの共同編集機能もある
・バージョン管理機能があるので、編集ミスをしても正しい状態に元に戻しやすい