「DX」「業務効率化」「リモートワーク対応」といったキーワードのもと、多くの中小企業がSaaSで提供されるツールを積極的に導入しいます。ところが、ツールが増えたことで「どのツールが何をしているのかわかりにくい」「気が付けば勝手に契約が自動更新されている」「アカウントの棚卸が大変」といった管理のストレスを感じるようになっています。

いま注目されつつあるのは、「SaaSを増やす」のではなく、「SaaSを減らして整える」という逆張りのアプローチです。そこで今回は、SaaS過多によって陥りやすい“管理の泥沼”と、そこから抜け出すための考え方・ステップをご紹介します。

SaaS導入ラッシュの「その後」に起きること

初期費用を抑えつつ素早く導入ができるため、SaaSには「導入のハードルが低い」という大きなメリットがあります。そのため、多くの企業において、SaaSの導入ラッシュが発生しました。しかし、SaaS導入の手軽さは、「無秩序にツールが増える」というデメリットにもつながりがちです。複数のツールをバラバラに導入した結果、情報管理もバラバラになってしまうケースも増えています。

さまざまなベンダーが、次々と魅力的なツールをSaaSでリリースしているため、SaaSにもトレンドがあります。より便利なツールがあれば使ってみたいと思うのは当然ですし、生産性の向上やコスト削減に貢献するのであれば積極的に導入するべきなのは事実です。

ただ、新しいツールを導入すれば利用率が下がるツールもでてきます。ここで問題になるのは、「すべてのユーザーが新しいツールを使いたいと思っているわけではない」という現実です。ツールが変われば、作業手順も変わります。当然ですがこうした作業の変化を好まないユーザーは意外に多く、「慣れた環境の方が効率も良い」とツール変更に難を示されることもあります。その結果、似たようなツールを複数管理しているというケースも散見されます。

ツールが増えれば、管理しなければならないアカウントの種類も増えます。コストの最適化やセキュリティという観点から適切なアカウント管理は必須ですが、導入しているツールが多すぎて「アカウントの棚卸しだけでも数日かかる」といった声も聞かれるようになっています。ツールごとに管理画面、契約タイミング、請求元や支払い方法などはバラバラです。管理を担当する部門や担当者に大きな負担となっていることは間違いないでしょう。

ここでSaaS過多による管理負担増大の具体的な例を挙げてみます。

パターンA：情報がバラバラ

チャットはSlack、文書はGoogle Docs、ファイルはBox、業務マニュアルはNotionなど複数のツールで情報を管理した結果、情報は「検索すれば見つかる」のではなく、「探すことすらあきらめる」という人が続出。

パターンB：二重・三重管理で人件費が増大

請求管理にfreee、勤怠管理にジョブカン、スケジュール管理にOutlookを導入した結果、業務が断片化し「転記・確認・再入力のために人手が必要」という状態になった。

パターンC：IT部門に問い合わせ殺到

管理すべきツールやアカウントが増えたことで、「〇〇ってどこにありますか？」「パスワードリセットしてもらえますか？」といった問い合わせも増えた。

パターンD：アカウント管理地獄

退職者アカウントの削除忘れ、外注先に一時的に付与したままの管理者権限といったセキュリティ上の問題が頻発するようになった。情報漏洩リスクの温床になるだけでなく、セキュリティ監査でも指摘されがち。

「減らすIT」「まとめるIT」という選択肢

SaaS過多によるSaaS疲れを根本的に解決するには、管理対象となるSaaSを減らす必要があります。しかし、既に業務で使用されているツールを減らすのは容易ではありません。そのため、同じような機能のSaaSをまとめるという視点が重要になります。

たとえば、Microsoft 365を導入している場合、「Microsoft 365を本気で使い倒す」をテーマに、以下のようにまとめることもできます。

チャット：Microsoft Teams
オンライン会議：Microsoft Teams
オフィス文書：Word/Excel/PowerPoint（共同編集可）
予定調整：Outlook
自動化：Power Automate
社内ポータル：SharePoint
BI分析：Power BI

生産性向上アプリのサブスクリプション | Microsoft 365
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365

ですが、以下のようにGoogle Workspaceでも似たようなことが可能です。

チャット：Google chat
オンライン会議：Google Meet
オフィス文書：Google Docs / Sheets / Slides（共同編集可）
予定調整：Google カレンダー
自動化：AppSheet / Google Apps Script
社内ポータル：Google Sites
BI分析：Looker Studio（旧Data Studio）

ビジネスアプリとコラボレーションツール | Google Workspace
https://workspace.google.com/intl/ja/

取引先の都合上、チャットツールやオンライン会議のツールを複数使うケースも少なくありませんが、少なくともアカウントを一つのMicrosoftアカウントやGoogleアカウントに集約することで、アカウント管理の負担を大幅に軽減することにつながります。また、情報が一元的に管理できることは大きなメリットだと言えるでしょう。

もちろん、業務の関係でその他のSaaSを導入しなければならないケースも多々あります。その場合でも、むやみに導入するのではなく、現在使用しているツールと連携が可能か、情報の一元管理の原則が崩れないか、導入後にどのような管理が必要なのかなどをきちんと把握しておくことが大切です。

「ツール疲れ」に終止符を打つために

見直しの第一歩は「現状把握」から始まります。SaaSのまとめや廃止、あるいは新規導入は、部署や作業などの業務を“点”で考えるのではなく、全社的に“面”として検討することがとても重要になります。そのため、全社向けに「今どんなSaaSを使っているか」など棚卸しのためのアンケートを回し、必要であれば「社内ツールまとめ会議」などを開催しましょう。

また、ツール以前の見直しも重要です。社内の情報の流れや管理、承認・申請ルート、チームのコミュニケーション文化など「デジタルではない部分」が整っていなければ、最適なIT環境を構築できません。

ITの仕組みは、導入コストよりも維持コストの方が高い時代です。SaaSの導入は一瞬ですが、止めるのは容易ではないことを念頭において検討する必要があります。

まとめ

多くのSaaSが導入された結果、管理コストが増大してSaaS過多・SaaS疲れに陥る企業が多い
同じような機能のSaaSをまとめる「減らすIT」「まとめるIT」が注目されている
アカウントや情報を一元的に管理できるようにまとめれば、管理負担を軽減できる

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