テレワークとオフィスワークを柔軟に組み合わせるハイブリッドな働き方の仕組みの浸透をはじめ、ここ数年で、人々の働き方は大きく変化しています。ところが、こうした柔軟な働き方をサポートする総務部門や人事部門については、いまだにアナログな作業が多く、オフィスの外では仕事にならないという企業が多いようです。そんな総務・人事部門の課題を解決するのが「人事労務アプリ」のクラウドサービス。今回は、クラウド型人事労務アプリのトップシェアを誇る「SmartHR」を例に、どのように課題を解決していくのかを解説します。

面倒な申請業務をアナログからデジタルに

人事労務に関する業務は、書類が多くアナログなイメージがあります。しかし実は、法整備が進んだこともあって、近年一気にデジタル化が進んでいる分野なのです。すでに資本金などが1億円を超える企業については2020年4月から人事労務関連手続きの一部（厚生年金保険、健康保険、労働保険、雇用保険）の電子申請が義務化されています（雇用保険法施行規則第6条7項）。

この法更改の主目的は、事務手続きの省力化にあります。これまで紙の書面でのみ可能だった手続きをデジタル化することで「年末調整の時期になると残業が当たり前」「社員の入社や退職が多くなる年度のはじめや年度末はとにかく書類集めが大変」「役所の窓口が込み合ってとても時間がかかる」など人事労務にありがちな課題を解決することができます。

実際に窓口に行くことなく、オフィスや（テレワーク中の）自宅から24時間申請可能。そのため交通費の軽減にもつながりますし、なにより「窓口で長時間待つ」という無駄な時間がなくなることはとても大きなメリットです。規模の大小にかかわらず、支社や事業所を多く抱える企業であれば、距離にわずらわされることがなくなるため申請業務はとても楽になりますし、パート・アルバイト人材を活用するなどの入退社手続きの頻度が高い企業でも便利です。

電子申請は電子政府の総合窓口「e-Gov」から行います。e-Govを直接利用して申請するのは、電子証明書を企業ごとに取得しなければならないなど技術的なハードルがあり、総務・人事部門の担当者には負担が大きいと感じるかもしれません。しかし、e-Govには外部のアプリから利用するためのAPI（Application Programming Interface）が用意されているため、電子申請機能を持った人事労務アプリもたくさんあります。SmartHRもそのひとつです。

SmartHRで人事労務のペーパーレス化を実現

人事労務に関連する書類は種類も多く、記入が面倒なものもあります。書類を間違えて記入したために、何度も訂正のやり取りを経験した人も多いのではないでしょうか。書類を記入する従業員からも「この書類は手書きである必要があるのか？」などといった声が寄せられることも多いと聞きます。

実はこうした書類の大部分はデジタル化が可能です。SmartHRを利用すれば、入社手続きや雇用契約に関連する書類も従業員自身がPC、タブレット、スマートフォンを使って入力できるようになり、ハンコや紙も必要としません。

紙の書類の置き換えとして、単にWordやExcelのテンプレートを用意しているというケースもありますが、「氏名」や「住所」といった基本的な情報は何度も入力しなければなりません。また、記入例などを確認しないと慣れていない従業員には入力が難しい書類もあります。SmartHRであれば、同じ情報を何度も入力する必要はありませんし、難しい用語を使わずに誰でも入力できるようなユーザーインターフェースが用意されています。

年末調整が圧倒的に楽になる

SmartHRで圧倒的に省力化できる業務は、なんと言っても年末調整です。総務や人事部門の担当者はもちろん、一般の社員にとっても年末調整は大きな負担となっていますが、特にテレワークが常態化してからは、「記入書類や記入例の送付」「書類の回収」「内容を確認して差し戻し」についても、郵送する必要があるため時間がかかるという声も多く聞かれます。

また、「源泉控除対象配偶者」「控除対象扶養親族」「寡婦」など書類に使われる用語も独特なものが多いことや、税制が更改されるたびに微妙に書類が変わってしまうことも多いため、従業員から頻繁に問い合わせが発生します。従業員から見れば「数分程度のちょっとした質問」ですが、担当者はそのたびに作業を中断して対応しなければなりません。そのため、年末調整の時期になると、総務や人事担当者は長時間の残業を余儀なくされてしまうといいます。

こうした課題を解決するため、SmartHRでは従業員がアンケートに回答・記入するだけで年末調整を可能にする仕組みを提供しています。書類の送付や回収は不要です。従業員から入力された情報からクリックするだけで申請に必要な書類（帳票）を作成できますし、そのまま電子申請も可能なので完全なペーパーレス化が実現します。「住宅ローン控除申請書の作成補助機能」や「団体扱生命保険データの事前インポート機能」なども用意されています。

難しい用語も使っていないので、記入例などのマニュアルの用意は不要。チャットボットの活用により、従業員からの問い合わせ頻度も激減します。このように総務・人事部門の担当者と従業員の双方にメリットがあるのがSmartHRのペーパーレス年末調整です。

総務・人事部門でもテレワークが可能に！

SmartHRはクラウド型の人事労務アプリであるため、ほとんどの業務がWeb上で完結します。総務・人事部門にもテレワークを導入することが可能になるのです。

電子申請やペーパーレス年末調整以外にも、雇用契約を含む入退社の手続きや各種労務手続、従業員情報の管理、給与明細、人事評価、人事サーベイなど、SmartHRにはさまざまな機能が用意されています。中小規模の企業では課題になりがちである、安全なマイナンバーの管理も可能です。すべてをSmartHRに変更する必要はなく、例えば給与計算などで別のアプリやサービスを利用している場合には、連携することもできます。もちろん連携先もクラウド型の方が、テレワークには有利と言えるでしょう。

労働関連や税務関連の法律更改は頻繁に発生するため、必要な情報や申請書類も変わることがありますが、クラウドサービスとして提供されているSmartHRは常に最新の書類に対応しています。

SmartHR

まとめ

・電子申請を利用すれば窓口で待つ時間を削減
・SmartHRのペーパーレス年末調整は圧倒的な省力化が可能
・SmartHRはクラウドアプリなので常に最新の法律に対応