企業経営者や部門責任者の中には、「ITのことは専門家である情シスに任せてある」と発言される方も少なくありません。しかし、その「安心感」が「無関心」に変わった瞬間、企業経営上の大きなリスクとなり得ます。IT環境は単なる“ツール”ではありません。そこには会社の売上、顧客との信頼、従業員の働き方、そして未来の事業戦略が詰まっています。情報資産とは、企業の価値そのものであり、守るべき経営資源の一部なのです。

そこで今回は、日々進化するSaaSや生成AIの活用が当たり前になった時代において、「ITは情シスのものではなく、経営と一体で考えるべき課題」であることを、具体的な事例とともに解説します。

ITで管理されている情報は企業の「資産」

「設備」「人材」「顧客基盤」には敏感でも、「情報資産」の棚卸しには無頓着な経営者は少なくありません。IT環境やセキュリティの話になると、情報システム部門に丸投げしてしまう経営者は驚くほど多いのが現実です。

しかし、現在の企業活動はすべてIT環境に依存しています。メール、チャット、書類、契約書、会議録、社員情報、財務データ、営業活動など数え上げればきりがありません。それらすべてがIT環境で管理されていることを考えれば、IT環境そのものが経営基盤といっても過言ではありません。蓄積されている情報は、企業の意思決定と成長の源泉です。

わかりやすい情報資産といえば、「顧客リスト」「売上データ」「契約書」「技術ナレッジ」などが挙げられます。その他にも、「経営会議の資料」「AIで作った戦略レポート」「社内チャットの記録」なども、企業の経営や成長を左右する知的資産といえるでしょう。

つまり、情報を守ることは企業価値を守ることでもあり、IT管理はコストではなく「資産防衛」の一環なのです。企業の資産である以上、重要な資産はどこでどのように管理されているのか、カギを誰が持っているのかといった情報は情シスだけに任せるのではなく、経営層も積極的に把握しておくべきです。

経済産業省がDX認定制度の根拠として位置づけている「デジタルガバナンス・コード」では、DX経営の推進にあたり、企業が取り組むべき事項を「5つの柱」として整理しています。

自社が直面する課題に対応するための具体的な打ち手を検討し、経営戦略へ反映していく際の指針として押さえておきたいものになります。

参考：デジタルガバナンス・コード（METI/経済産業省）
https://www.meti.go.jp/policy/it_policy/investment/dgc/dgc.html

情シスに「全部任せた」結果に起こりがちなこと

多くの中小企業では、情シス担当者は1～2名体制、あるいは専任の担当者を割り当てる余裕がなく他部署との兼任というケースもあります。それにもかかわらず、彼らはさまざまな作業を同時並行でこなして社内全体のITを支えています。

いくつか例を挙げてみましょう。

すべての従業員、および協力会社向けのアカウント管理（M365やGoogle Workspace、Slackなど）
パスワード再発行
業務アプリの不具合対応
社外サービスやSaaS契約の更新チェック
セキュリティパッチ適用、ログ監視
部門ごとのSaaS導入要望の調整
突然のウイルス感染、情報漏えいトラブル対応

こうした業務を、最小限の人数 (場合によっては1人) でこなしています。そのような状況下で「ITのことは情シスに丸投げ」が続くと、いずれ限界を迎えます。誰にも気づかれないうちに、アカウントは野放しになり、SaaSは管理されず、セキュリティホールが広がっていくことになりかねません。

負荷が増大する理由は人材不足だけが原因ではない

情シスの負荷は人材不足だけが原因とは限りません。IT環境の複雑化や肥大化、予算不足、従業員のITリテラシーが低いことなども情シスの作業負担が増大していく原因となり得ます。

ITは常に進歩しているため、より高度で便利な技術が次々と提供されます。生産性の向上が見込める新しい技術を導入したいと思うのは当然です。しかしながら、新しい技術を導入するのと併せて、既存の環境を整理しなければ、IT環境はどんどん複雑に肥大化していきます。管理対象となるサービスやアカウントが増えれば、情シスが対応しなければならない業務も増大していきます。

その一方で「予算不足」を理由に便利なツールを導入できず、手作業の入力や設定切り替えなどの作業に追われる企業もあります。こうしたケースでは作業者に特定のスキルが求められることが多く、「属人化」という潜在的なリスクを抱えています。特定の個人に依存してしまえば、その人が退職 (または長期休暇を取得)してしまうと業務も止まってしまいます。

また、従業員のITリテラシーが低い場合、常にセキュリティのリスクを抱えているともいえます。通常業務が山積みになっているところに、ウイルス感染や情報漏洩などのトラブルが対応を余儀なくされた情シスの方々の絶望は計り知れません。

情シスの限界を全社でどう支えるか

では、実際にどうすれば「情シス任せ」から脱却できるのでしょうか。これにはさまざまなアプローチがありますが、もっとも重要なことは「情シスに丸投げするのではなく、全員が当事者意識を持つ」ということに尽きます。

次に全社を挙げてIT環境を支える方法を検討してみましょう。

可視化(見える化)する

まずは現在社内で使われているSaaS、生成AI、業務アプリなどIT環境の棚卸しを実施します。利用部門/管理者/契約状況/利用者数といった情報をスプレッドシートなどで一覧化し、経営会議で「社内ITの全体像」を説明できる資料を作成します。

勝手に導入されたAIツールやチャットツール、あるいは個人が勝手に顧客情報や機密書類を発見することもあるため、セキュリティ対策の視点からも定期的な棚卸しの実施を推奨します。

部門にIT担当者を立てる

専業の情シスが足りないのであれば、部門ごとにIT管理の担当者を立て、「この部門のITツールは誰が見ているか」を明確にします。情シスと現場の“片道通信”を、“双方向の共有”へ変える効果があるほか、部門のリーダーが目を光らせることで、必然的に部門のITリテラシーを向上する効果もあります。ITリテラシーは「誰かの責任」ではなく「企業文化」です。「このファイル、誰が編集できるの？」「退職した〇〇さんのアカウントはもう削除された？」「AIが生成したレポート、誰かレビューした？」などすべての従業員が積極的に気付いたことを発現し、その情報を共有できる仕組みが大切です。

経営者が実際に使ってみる

社内に導入されている(あるいは導入したい)ツールを、経営者が実際に操作してみることもおすすめです。Google ChatやTeams、Copilot、ChatGPTなといったツールを経営層が身をもって体験することで、「こんなリスクがあるのか」「こんな自動化ができるのか」と肌感覚で理解することで、積極的にITに予算を割り当てる可能性が高まります。

IT環境を検討する全社会議の開催

経営層、情シス、部門ごとのIT担当者が参加する全社会議を定期的に開催します。現在の課題を共有し、課題解決に向けた方策を話し合います。さまざまな経営課題解決に向け、経営者は意思決定をしなければなりません。しかし、経営者がITの専門的な知識を持っているとは限らないため、こうしたIT環境を検討する全社会議が重要になります。

また、全社会議で話し合われた内容は全社員で共有し、すべての従業員がIT環境に当事者意識を持つような企業文化を育てることも重要です。

IT環境整備は経営課題

前述したように、情報資産は企業の資産であり、IT環境の管理は資産防衛の一環であり、経営課題です。同時に、IT環境を整備して業務効率を改善し、従業員の働き方を変革することも経営課題であるといえるでしょう。

たとえば、SaaSなど昨今のツールは導入のハードルも低く、便利なツールを導入して業務効率を改善する方が費用対効果も高いケースが圧倒的に多いのが現実です。残業代などの高い人件費を払い続ける必要もなく、従業員の満足度も向上するのであれば、導入しない理由はありません。また、従業員のITリテラシーが低く、セキュリティ的に不安がある場合には、外部のセキュリティ研修を受講するなどの方策も検討すべきです。

もちろん経営課題である以上、ただ導入すれば終わりというわけにはいきません。「似たようなツールが複数導入されているため、どれか一つに絞る」「より効果の高い(あるいは費用の安い)サービスに変更する」「データを全社で一元的に管理できるよう、ファイルサーバーからオンラインストレージに移行する」といったIT環境の削減や乗り換えにも検討が必要になります。場合によっては外部の専門業者にIT環境の管理を委託する方が、費用対効果が高いこともあります。

また、生成AIなどの先進的なツールを導入し、新たなビジネスを創出するというケースもあるでしょう。しかし、新たなビジネスツールの選定を情シスだけに任せるのは、あまりお勧めできません。情シスはITの専門家ですが、ビジネスの専門家ではありません。どのような機能を求めているのかを実際に知っているのは、ビジネスを知っている経営者です。そして、経営者が求める機能をどのツールなら実現できるのかを知っているのは、情シスや外部の専門業者です。両者は互いに協力し合うことで、より効果の高いIT環境を実現することが可能になります。

今後、ますますビジネスはIT環境に依存していくことになるでしょう。経営者は情シスに「丸投げ」するではなく、「専門的な知識を得るために協力し合う」という関係に移行することが重要になることは間違いありません。

関連記事：IT人材不足の解決に　情報システム代行サービス
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まとめ

IT環境で管理されている情報は企業の資産であり、IT運用は資産防衛である
情シスに丸投げすることは経営のリスクに直結する
すべての従業員が当事者意識を持ち、経営者は情シスと協力し合うことが重要