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チャットツールを使ってタスクも管理する

業務の漏れを防ぎ、効率的に進めるために大切なタスク管理。その方法としては、アナログにカレンダーやスケジュール帳、ホワイトボードでの管理、Excelで進行表・タスク表を作っての管理などいろいろありますが、もっと便利な管理ツールを探しているのであればチャットツールのタスク管理機能も検討してみてはいかがでしょうか。

チャットツールでタスク管理するメリット

デジタル環境で業務を行っている場合、いくつものツールを同時に使っていると作業が煩わしいばかりか、PCに負荷もかかってしまいます。
タスク管理をチャットツールに集約すれば、作業負荷、PC負荷の低減につなげることも期待できるのです。
チャットツールでタスク管理することの最大のメリットは通知機能。
プロジェクト管理者は、タスクの割り振りと作業者への通知が同時に行えて、作業者はチャットツールからの通知でタスクを確認し、その内容を転記する必要もありません。
実際に、チャットツールではどのようにタスク管理ができるのか、ChatworkとMicrosoft Teamsを例に確認してみましょう。

Chatworkでタスクを管理する

タスクの追加は、「タスク」欄から「タスク追加」の「+」をクリックし、タスク内容と担当者を設定します。
もしくは、メッセージの内容をそのままタスクとして追加することもできます。
設定されたタスクは、タスクの設定者とタスク管理者の画面で「タスク」欄とメッセージ欄に表示される仕組みになっています

また、タスクが設定されている場合は画面上部(モバイル版では画面下部)に処理が必要なタスク数が表示されます。

数字が表示されているアイコンをクリックすると「タスク管理」画面が表示され、ここで内容詳細や期限を一覧で確認することもできます。
期限が「本日」「1週間以内」「期限なし」と分かれているため、作業の優先順位も容易に判断できます。

グループ内でのタスク管理だけでなく、「マイチャット」で自分だけのタスク管理にも使えます。

Microsoft Teamsでタスクを管理する

Microsoft Teamsの場合は、画面上部の「+」から、「Tasks」というタブを追加することでタスク管理機能が使えるようになります。

Tasksは元々Plannerという名称でした。2020年9月現在移行中のため、アップデートのタイミングによっては「Planner」と表示されますが、機能は同じです。
「+タスクを追加」から、タスク名、期限を設定し、担当者を割り当てるとタスク一覧に反映されます。

タスクが追加されたときには、担当者に通知も届きます。

作業者は、「Tasks」のタブから、タスク一覧、スケジュール、グラフの形式でタスク(ToDo)を確認できます。表示の切り替えによって、進行の優先度や重要度が一目で分かります。特にタスク数が多いときには、この表示切り替えが役に立ちます。

まとめ

・チャットツールでタスクを管理すれば業務負荷の低減に
・Chatworkのタスク管理は扱いが簡単

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